Ten artykuł koncentruje się wyłącznie na zaświadczeniu wydawanym po ukończeniu szkolenia okresowego. Rodzaje szkoleń, terminy, obowiązki pracodawcy i cały system ich organizacji omawia materiał Szkolenie BHP – kompletny przewodnik.
- Zaświadczenie wydaje organizator szkolenia po uzyskaniu przez uczestnika pozytywnego wyniku egzaminu przeprowadzonego przed komisją powołaną przez organizatora.
- Obowiązujący wzór (załącznik nr 3) ma dwie strony oznaczone „str. 1/2” i „str. 2/2”, z odrębnym zestawem pól na każdej z nich.
- Numer zaświadczenia pochodzi z rejestru wewnętrznego prowadzonego przez organizatora – to nie jest numer w żadnym rejestrze publicznym.
- Weryfikacja dokumentu obejmuje trzy odrębne poziomy: kompletność formalną, autentyczność oraz dopasowanie szkolenia do stanowiska.
Kto wydaje zaświadczenie i na jakiej podstawie
Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego wydaje organizator szkolenia po uzyskaniu przez uczestnika pozytywnego wyniku egzaminu sprawdzającego. Egzamin przeprowadza komisja powołana przez organizatora szkolenia. Zakres i przebieg samego sprawdzianu opisujemy w artykule jak wygląda test BHP.
To, kto może być organizatorem, a więc i wystawcą zaświadczenia, zależy od sytuacji:
- Pracodawca może organizować i prowadzić szkolenie dla swoich pracowników w przypadkach dopuszczonych przez § 4 rozporządzenia.
- Jeżeli pracodawca jest organizatorem danego szkolenia, może wydać zaświadczenie jego uczestnikowi.
- Jeżeli szkolenie zorganizowała zewnętrzna jednostka prowadząca działalność szkoleniową w dziedzinie BHP, zaświadczenie wydaje ta jednostka.
- Sam fakt bycia pracodawcą nie uprawnia do wystawienia zaświadczenia dotyczącego szkolenia przeprowadzonego przez innego organizatora.
Szkolenie osób będących pracodawcami, pracowników służby BHP oraz instruktorów i wykładowców tematyki BHP podlega dodatkowo szczególnej zasadzie określonej w § 4 ust. 2 rozporządzenia.
Co powinno zawierać zaświadczenie – obowiązkowe pola
Wzór zaświadczenia określa załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bhp. Dokument ma dwie strony oznaczone kolejno „str. 1/2” oraz „str. 2/2”, a każda z nich zawiera odrębny zestaw obowiązkowych pól.
Pierwsza strona (str. 1/2)
- nazwa organizatora szkolenia w górnej części dokumentu;
- imię (imiona) i nazwisko uczestnika;
- data urodzenia uczestnika;
- pełna nazwa ukończonego szkolenia – rodzaj szkolenia oraz grupa osób, dla której jest ono przeznaczone;
- forma szkolenia zgodna z § 13 ust. 1 albo § 15 ust. 1–2 rozporządzenia;
- nazwa organizatora szkolenia w polu dotyczącym organizacji szkolenia;
- okres przeprowadzenia szkolenia („od dnia – do dnia”);
- cel szkolenia;
- podstawa wydania zaświadczenia wskazana we wzorze;
- miejscowość wystawienia;
- data wystawienia;
- numer zaświadczenia według rejestru organizatora;
- podpis osoby upoważnionej przez organizatora.
Druga strona (str. 2/2)
Druga strona zawiera tabelę tematyki szkolenia z kolumnami:
- liczba porządkowa;
- konkretna nazwa każdego tematu szkolenia;
- liczba godzin zajęć teoretycznych (wykładów);
- liczba godzin zajęć praktycznych (ćwiczeń);
- wiersz „Razem” z podsumowaniem liczby godzin.
Jak zweryfikować prawidłowość zaświadczenia
Weryfikacja zaświadczenia obejmuje trzy odrębne czynności, których nie należy ze sobą mylić:
| Poziom | Co należy sprawdzić |
|---|---|
| Kompletność formalna | Czy dokument zawiera wszystkie pola przewidziane w załączniku nr 3 |
| Autentyczność | Czy wskazany organizator rzeczywiście wydał dane zaświadczenie |
| Aktualność i dopasowanie | Czy szkolenie dotyczy właściwej grupy stanowisk i może zostać wykorzystane w danej sytuacji |
Kompletność formalna
Sprawdź, czy dokument zawiera wszystkie pola wymienione w załączniku nr 3 na obu stronach – dane uczestnika wraz z datą urodzenia, pełną nazwę i formę szkolenia, okres jego przeprowadzenia, cel szkolenia, miejscowość i datę wystawienia, numer według rejestru, podpis osoby upoważnionej oraz wypełnioną tabelę tematyki z liczbą godzin. Brak któregokolwiek z wymaganych elementów oznacza, że dokument nie został wypełniony zgodnie z obowiązującym wzorem.
Organizator i autentyczność dokumentu
Sprawdź, czy dane organizatora na obu stronach zaświadczenia są spójne. CEIDG, KRS albo właściwy rejestr może potwierdzić istnienie podmiotu, ale sam wpis nie dowodzi autentyczności konkretnego zaświadczenia ani prawidłowego przeprowadzenia szkolenia. Przepisy przewidują wewnętrzny rejestr zaświadczeń prowadzony przez organizatora, a nie jeden publiczny rejestr wszystkich dokumentów. W razie wątpliwości autentyczność zaświadczenia należy potwierdzić bezpośrednio u jego wystawcy.
Zakres i dopasowanie do stanowiska
Sprawdź, czy pełna nazwa szkolenia oraz grupa uczestników wskazana na zaświadczeniu odpowiadają stanowisku, na którym dokument ma zostać wykorzystany. Zaświadczenie potwierdzające ukończenie szkolenia dla innej grupy stanowisk może nie być wystarczające, nawet jeśli jest formalnie kompletne i autentyczne.
Numer zaświadczenia
Numer zaświadczenia pochodzi z rejestru prowadzonego przez organizatora szkolenia, a nie z centralnego rejestru państwowego. Organizator ma obowiązek prowadzić rejestr wydanych zaświadczeń, jednak sam numer nie potwierdza autentyczności dokumentu. W razie wątpliwości numer można zweryfikować bezpośrednio u organizatora.
Czy zaświadczenie od innego pracodawcy może zostać wykorzystane
Zaświadczenie dotyczące szkolenia odbytego u innego pracodawcy może w określonych przypadkach stanowić podstawę zwolnienia z pierwszego szkolenia okresowego u nowego pracodawcy. Warunki określa § 15 ust. 5 rozporządzenia i zależą między innymi od terminu szkolenia, grupy stanowisk oraz zgodności programu z zakresem wymaganym na nowym stanowisku. Samo posiadanie dowolnego zaświadczenia BHP nie powoduje automatycznego zwolnienia.
Sposób ustalenia, czy dokument pozostaje aktualny i odpowiada nowemu stanowisku, opisujemy w artykule jak sprawdzić ważność szkolenia BHP.
Gdzie przechowuje się odpis zaświadczenia
Zgodnie z § 16 ust. 3 rozporządzenia odpis zaświadczenia przechowuje się w aktach osobowych uczestnika szkolenia. Pełny wykaz dokumentów gromadzonych po szkoleniu opisujemy w artykule dokumentacja po szkoleniu BHP.
Najczęstsze pytania
Czy pracodawca może wydać zaświadczenie ze szkolenia okresowego?
Tak, jeżeli jest organizatorem danego szkolenia i przepisy pozwalają mu organizować oraz prowadzić szkolenie dla tej grupy uczestników. Jeżeli szkolenie zorganizowała zewnętrzna jednostka prowadząca działalność szkoleniową w dziedzinie BHP, zaświadczenie wydaje ta jednostka. Sam status pracodawcy nie uprawnia do wystawiania dokumentów dotyczących szkoleń przeprowadzonych przez innego organizatora.
Co zrobić, jeśli po szkoleniu nie wydano zaświadczenia?
Uczestnik powinien skontaktować się z organizatorem szkolenia i wystąpić o wydanie dokumentu albo wyjaśnienie jego statusu. Jeżeli zaświadczenie zostało wcześniej wydane, można zwrócić się do organizatora o ponowne udostępnienie dokumentu, jego kopii lub innego potwierdzenia zgodnego z prowadzoną przez niego dokumentacją. Przed uzupełnieniem akt pracodawca powinien uzyskać dokument pozwalający potwierdzić ukończenie szkolenia z wynikiem pozytywnym.
Czy zaświadczenie może zostać wystawione bez daty?
Data wystawienia jest elementem urzędowego wzoru zaświadczenia. Jej brak oznacza, że dokument nie został wypełniony zgodnie z obowiązującym wzorem. Przed wykorzystaniem takiego zaświadczenia należy zwrócić się do organizatora o jego poprawienie lub uzupełnienie.
Jak sprawdzić autentyczność zaświadczenia?
Sprawdź spójność danych organizatora na obu stronach dokumentu. Wpis organizatora w CEIDG, KRS lub innym rejestrze potwierdza jedynie istnienie podmiotu, a nie autentyczność konkretnego zaświadczenia ani prawidłowość przeprowadzonego szkolenia. W razie wątpliwości autentyczność należy potwierdzić bezpośrednio u organizatora, który prowadzi wewnętrzny rejestr wydanych zaświadczeń.
Czy zaświadczenie od innego pracodawcy zawsze zwalnia z pierwszego szkolenia okresowego?
Nie zawsze. Zwolnienie na podstawie § 15 ust. 5 rozporządzenia dotyczy wyłącznie pierwszego szkolenia okresowego, o którym mowa w § 15 ust. 4, i zależy od terminu wcześniejszego szkolenia, grupy stanowisk oraz zgodności programu z zakresem wymaganym na nowym stanowisku. Samo posiadanie dowolnego zaświadczenia BHP nie powoduje automatycznego zwolnienia.
Źródła
- Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 1327, z późn. zm.) – § 4, § 5, § 15 i § 16.
- Urzędowy tekst rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy wraz z załącznikiem nr 3 – wzorem zaświadczenia.
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 277, z późn. zm.).
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 474).
Źródło zdjęcia: Lewis Keegan / Unsplash
