Szkolenie wstępne BHP to pierwszy, co do zasady obowiązkowy etap przygotowania pracownika do pracy. Obejmuje instruktaż ogólny oraz – wobec osób i w sytuacjach określonych w przepisach – instruktaż stanowiskowy. Szkolenie przeprowadza się przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania obowiązków. Ten artykuł pokazuje krok po kroku, jak zorganizować oba instruktaże oraz prawidłowo potwierdzić ich odbycie i przeprowadzenie.
Stan prawny na 4 września 2026 r.
Szkolenie wstępne obejmuje instruktaż ogólny oraz – wobec osób i w sytuacjach określonych w przepisach – instruktaż stanowiskowy. Przeprowadza się je w czasie pracy, przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania obowiązków i w formie instruktażu. Szkolenie nie jest wymagane, jeżeli pracownik podejmuje u tego samego pracodawcy pracę na stanowisku, które zajmował bezpośrednio przed zawarciem kolejnej umowy o pracę. Wymagane potwierdzenia mogą mieć postać papierową albo elektroniczną. Przy potwierdzeniu elektronicznym pracodawca umieszcza odpowiednią adnotację w karcie szkolenia i dołącza dokument elektroniczny zawierający potwierdzenie albo jego odwzorowanie.
Ten artykuł skupia się wyłącznie na przebiegu i dokumentowaniu szkolenia wstępnego. Szersze omówienie rodzajów, terminów, dokumentacji i zasad organizacji całego systemu szkoleń BHP znajdziesz w materiale Szkolenie BHP – kompletny przewodnik.
Czym jest szkolenie wstępne i kiedy je przeprowadzić?
Szkolenie wstępne przeprowadza się w czasie pracy i przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania obowiązków – niezależnie od rodzaju zawartej umowy o pracę i wymiaru etatu. Szkolenie nie jest wymagane, jeżeli pracownik podejmuje u tego samego pracodawcy pracę na stanowisku, które zajmował bezpośrednio przed zawarciem kolejnej umowy o pracę. Wyjątek ten nie obejmuje podjęcia pracy u innego pracodawcy ani na innym stanowisku. Określone zmiany warunków techniczno-organizacyjnych mogą natomiast powodować obowiązek ponownego instruktażu stanowiskowego w zakresie przygotowującym pracownika do bezpiecznej pracy w zmienionych warunkach.
Pełną listę osób objętych obowiązkiem szkolenia, z rozbiciem na rodzaje umów, znajdziesz w artykule kto musi odbyć szkolenie BHP.
Jak przebiega szkolenie wstępne krok po kroku
Krok 1. Instruktaż ogólny
Instruktaż ogólny to pierwszy etap szkolenia wstępnego – zapoznaje pracownika z podstawowymi zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązującymi w zakładzie pracy oraz z zasadami udzielania pierwszej pomocy. Kto może go prowadzić, ile trwa i jaki dokładnie program obejmuje, wyjaśnia artykuł instruktaż ogólny BHP.
Krok 2. Instruktaż stanowiskowy (jeżeli jest wymagany)
Instruktaż stanowiskowy przeprowadza się wobec osób i w sytuacjach określonych w § 11 rozporządzenia, w szczególności przed dopuszczeniem do pracy pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym albo innym stanowisku, na którym występuje narażenie na działanie czynników szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych lub niebezpiecznych. O tym, czy instruktaż stanowiskowy jest wymagany na konkretnym stanowisku administracyjno-biurowym, decydują rzeczywiste warunki wykonywania pracy i występujące zagrożenia. Jeżeli instruktaż jest wymagany, jego program i czas należy dostosować do rodzaju pracy, zagrożeń, przygotowania zawodowego pracownika i jego dotychczasowego stażu pracy. Kto prowadzi instruktaż stanowiskowy, kiedy trzeba go powtórzyć i jak go prawidłowo udokumentować, opisuje artykuł instruktaż stanowiskowy BHP.
Krok 3. Sprawdzenie wiedzy i dopuszczenie do pracy
Instruktaż stanowiskowy kończy się sprawdzianem wiedzy i umiejętności z zakresu wykonywania pracy zgodnie z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy. Dopiero pozytywny wynik tego sprawdzianu stanowi podstawę do dopuszczenia pracownika do pracy na danym stanowisku.
Krok 4. Dokumentowanie – karta szkolenia wstępnego
Odbycie instruktażu ogólnego i instruktażu stanowiskowego potwierdza pracownik, natomiast przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku potwierdza kierownik komórki organizacyjnej. Odbycie obu instruktaży pracownik potwierdza w postaci papierowej albo elektronicznej. W przypadku potwierdzenia elektronicznego pracodawca umieszcza odpowiednią adnotację w karcie szkolenia i dołącza dokument elektroniczny zawierający potwierdzenie albo jego odwzorowanie.
Podstawowym dokumentem potwierdzającym odbycie szkolenia wstępnego jest karta szkolenia wstępnego – to nie to samo co zaświadczenie ani certyfikat szkolenia okresowego. Jak prawidłowo wypełnić kartę – w tym podpisy, daty oraz miejsce przechowywania – wyjaśnia artykuł karta szkolenia wstępnego BHP.
Czy szkolenie wstępne można przeprowadzić online?
Samo określenie „online” nie jest odrębną formą prawną szkolenia – decyduje to, jaką formę przewidują przepisy dla danego rodzaju szkolenia i w jaki sposób dopuszczają jej realizację. Szkolenie wstępne co do zasady przeprowadza się w formie instruktażu, według programów opracowanych dla poszczególnych grup stanowisk.
Wyjątek dotyczy osoby przyjmowanej na stanowisko administracyjno-biurowe do pracy zdalnej, jeżeli wykonywanie pracy zdalnej zostało uzgodnione już przy zawieraniu umowy o pracę – na warunkach art. 67³¹ § 2 w związku z art. 67¹⁹ § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. W takim przypadku całe szkolenie wstępne może zostać przeprowadzone za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Praca wykonywana częściowo zdalnie (hybrydowa) może mieścić się w tej regulacji, ale również musi spełniać wskazany warunek uzgodnienia przy zawieraniu umowy. Wyjątek ten nie obejmuje pracy zdalnej uzgodnionej dopiero w trakcie zatrudnienia ani wszystkich stanowisk administracyjno-biurowych.
Ważne rozróżnienie: przeprowadzenie szkolenia za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej to co innego niż elektroniczne potwierdzenie odbycia instruktażu. Nowelizacja rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP, obowiązująca od 12 grudnia 2025 r., umożliwiła potwierdzanie instruktażu w postaci papierowej albo elektronicznej – niezależnie od tego, czy sam instruktaż odbył się stacjonarnie, czy elektronicznie.
Pełne zasady i wyjątki dotyczące szkoleń online opisuje artykuł czy szkolenie BHP można zrobić online.
Przykład: szkolenie wstępne pracownika biurowego zatrudnianego do pracy zdalnej
Firma zatrudnia pracownika na stanowisko administracyjno-biurowe. Już przy zawieraniu umowy o pracę strony uzgadniają, że praca będzie wykonywana zdalnie. W takiej sytuacji całe szkolenie wstępne może zostać przeprowadzone za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, w czasie pracy i przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania obowiązków. Jeżeli dla tego stanowiska wymagany jest instruktaż stanowiskowy, powinien on uwzględniać faktyczne warunki wykonywania pracy – także wtedy, gdy uzgodnionym miejscem pracy zdalnej jest mieszkanie pracownika. Odbycie obu instruktaży należy potwierdzić zgodnie z zasadami opisanymi wyżej oraz prawidłowo uzupełnić kartę szkolenia wstępnego.
Checklista: co przygotować przed dopuszczeniem pracownika do pracy
- Ustal termin instruktażu ogólnego tak, aby odbył się w czasie pracy i przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania obowiązków.
- Sprawdź, czy dla danego stanowiska wymagany jest instruktaż stanowiskowy, i wyznacz osobę uprawnioną do jego przeprowadzenia.
- Jeżeli pracownik będzie pracował zdalnie i warunek uzgodnienia w umowie jest spełniony – rozważ elektroniczną formę instruktażu ogólnego.
- Zaplanuj sprawdzian wiedzy kończący instruktaż stanowiskowy, jeśli jest on wymagany.
- Zadbaj o wymagane potwierdzenia oraz prawidłowe uzupełnienie karty szkolenia wstępnego.
Wyjątki i sytuacje szczególne
Szkolenie wstępne nie jest wymagane, jeżeli pracownik podejmuje u tego samego pracodawcy pracę na stanowisku, które zajmował bezpośrednio przed zawarciem kolejnej umowy o pracę. Wyjątek nie obejmuje podjęcia pracy u innego pracodawcy ani na innym stanowisku. Wprowadzenie określonych zmian warunków techniczno-organizacyjnych na stanowisku może natomiast powodować obowiązek przeprowadzenia instruktażu stanowiskowego przygotowującego pracownika do bezpiecznej pracy w zmienionych warunkach. Pełne zasady i przykłady opisuje artykuł czy szkolenie BHP trzeba robić przy zmianie pracy.
Najczęstsze pytania
Czy instruktaż ogólny to całe szkolenie wstępne?
Nie. Instruktaż ogólny to tylko pierwszy etap szkolenia wstępnego. W przypadkach określonych w przepisach szkolenie wstępne obejmuje dodatkowo instruktaż stanowiskowy, dotyczący konkretnego miejsca i warunków pracy.
Czy szkolenie wstępne trzeba powtarzać przy każdej nowej umowie u tego samego pracodawcy?
Nie zawsze. Szkolenie wstępne nie jest wymagane, jeżeli pracownik podejmuje u tego samego pracodawcy pracę na stanowisku, które zajmował bezpośrednio przed zawarciem kolejnej umowy o pracę. Wyjątek nie obejmuje podjęcia pracy u innego pracodawcy ani na innym stanowisku. Określone zmiany warunków techniczno-organizacyjnych mogą natomiast powodować obowiązek ponownego instruktażu stanowiskowego.
Kto potwierdza odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego?
Odbycie obu instruktaży potwierdza pracownik, a przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie do pracy na danym stanowisku potwierdza kierownik komórki organizacyjnej. Potwierdzenia mogą mieć postać papierową albo elektroniczną; w przypadku potwierdzenia elektronicznego pracodawca umieszcza odpowiednią adnotację w karcie szkolenia i dołącza dokument elektroniczny zawierający potwierdzenie albo jego odwzorowanie.
Czy instruktaż stanowiskowy jest wymagany na każdym stanowisku?
Nie. Instruktaż stanowiskowy przeprowadza się wobec osób i w sytuacjach określonych w § 11 rozporządzenia, w szczególności przed dopuszczeniem do pracy pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym albo innym stanowisku, na którym występuje narażenie na działanie czynników szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych lub niebezpiecznych. O obowiązku jego przeprowadzenia na konkretnym stanowisku administracyjno-biurowym decydują rzeczywiste warunki pracy i występujące zagrożenia.
Czy szkolenie wstępne można przeprowadzić w całości online?
Tylko w szczególnym przypadku osoby przyjmowanej na stanowisko administracyjno-biurowe do pracy zdalnej, jeżeli jej wykonywanie uzgodniono już przy zawieraniu umowy o pracę. Poza tym wyjątkiem szkolenie wstępne odbywa się w formie instruktażu.
Źródło zdjęcia: ThisisEngineering / Unsplash
Podstawa prawna i źródła
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 277)
- Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 1327, z późn. zm.)
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 listopada 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 1640)
