Stan prawny na 17 sierpnia 2026 r.
Pracownik ma zacząć pracę w poniedziałek, a umowa zostanie podpisana dopiero w dniu rozpoczęcia zatrudnienia. Czy w takiej sytuacji obowiązkowe szkolenie BHP przed rozpoczęciem pracy można przeprowadzić wcześniej — jeszcze przed podpisaniem umowy? To pytanie wraca przy niemal każdym nowym zatrudnieniu, a błędna odpowiedź może oznaczać naruszenie przepisów. Jeśli szukasz szerszego omówienia całego procesu wdrożenia, zobacz szkolenie BHP – kompletny przewodnik.
Krótka odpowiedź: kiedy przeprowadzić szkolenie wstępne BHP
Obowiązkowego szkolenia wstępnego BHP nie należy przeprowadzać kandydatowi do pracy przed nawiązaniem z nim stosunku pracy. Szkolenie pracownika odbywa się w czasie pracy i w całości na koszt pracodawcy, a nie przed formalnym rozpoczęciem zatrudnienia. Najbezpieczniejsza kolejność wygląda następująco: strony zawierają umowę o pracę i ustalają dzień rozpoczęcia pracy, a następnie — już w ramach zatrudnienia — pracodawca przeprowadza instruktaż ogólny oraz wymagany instruktaż stanowiskowy. Dopiero po ich zakończeniu pracownik może zostać dopuszczony do wykonywania zwykłych obowiązków. Samą umowę można podpisać wcześniej, niż przypada wskazany w niej dzień rozpoczęcia pracy.
Przepisy nie regulują jednym odrębnym przepisem samego pytania o szkolenie „przed podpisaniem umowy”. Wniosek wynika łącznie z przepisów o nawiązaniu stosunku pracy, obowiązku przeprowadzenia szkolenia w czasie pracy i zakazie dopuszczenia pracownika do pracy bez wymaganych kwalifikacji, umiejętności oraz znajomości zasad BHP.
Podpisanie umowy a nawiązanie stosunku pracy — różnica, która ma znaczenie
Kluczem do prawidłowej odpowiedzi jest rozróżnienie dwóch dat, które w praktyce często się myli:
- Zgodnie z art. 26 Kodeksu pracy stosunek pracy nawiązuje się w dniu wskazanym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy.
- Umowę można podpisać wcześniej, niż faktycznie zaczyna się zatrudnienie — to częsta i w pełni dopuszczalna praktyka.
- Samo wcześniejsze podpisanie umowy nie oznacza, że obowiązkowe szkolenie powinno zostać przeprowadzone przed dniem nawiązania stosunku pracy.
- Pierwszy dzień zatrudnienia może zostać przeznaczony na formalności i szkolenie BHP.
- Pracownik nie może — przed ukończeniem wymaganego szkolenia — wykonywać zwykłych obowiązków na stanowisku.
Prawidłowa kolejność: umowa → zatrudnienie → szkolenie → dopuszczenie do obowiązków
Szkolenie powinno zostać ukończone przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy, ale to nie to samo, co obowiązek przeprowadzenia go przed podpisaniem umowy. Prawidłowa sekwencja wygląda następująco:
- zawarcie umowy o pracę;
- nadejście dnia nawiązania stosunku pracy;
- przeprowadzenie wymaganego szkolenia wstępnego: instruktażu ogólnego oraz — jeżeli jest wymagany dla danego stanowiska — instruktażu stanowiskowego;
- potwierdzenie odbycia szkolenia;
- dopuszczenie pracownika do wykonywania obowiązków.
Czy pierwszy dzień pracy może być przeznaczony na szkolenie BHP?
Tak. Pierwszy dzień zatrudnienia nie musi oznaczać natychmiastowego rozpoczęcia zadań produkcyjnych, biurowych czy usługowych. Może zostać w całości przeznaczony na formalności kadrowe, instruktaż ogólny oraz — jeżeli jest wymagany dla danego stanowiska — instruktaż stanowiskowy. Dopiero po ukończeniu wymaganych elementów szkolenia pracownik może przystąpić do zwykłych obowiązków. Warto pamiętać, że pytanie „pierwszy dzień pracy a szkolenie BHP” dotyczy wyłącznie kolejności zdarzeń w ramach już nawiązanego zatrudnienia, a nie tego, co dzieje się przed podpisaniem umowy. Ogólne zasady dotyczące terminów, w jakich pracodawca musi zapewnić szkolenia — w tym okresowe — opisujemy osobno: kiedy pracodawca musi zapewnić szkolenie BHP.
Co zrobić, gdy pracodawca żąda szkolenia BHP przed podpisaniem umowy
Zdarza się, że pracodawca chce przeprowadzić obowiązkowe szkolenie wstępne kandydatowi, z którym nie zawarto jeszcze umowy o pracę ani nie ustalono dnia rozpoczęcia pracy. Taka osoba nie jest jeszcze pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy, więc szkolenia przeprowadzonego na tym etapie nie należy traktować jako zrealizowania ustawowego obowiązku wynikającego z art. 237³ Kodeksu pracy.
Najpierw powinno dojść do zawarcia umowy o pracę i nadejścia wskazanego w niej dnia rozpoczęcia pracy. Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli nie zachowano formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy ma obowiązek potwierdzić mu na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy). Obowiązkowe szkolenie wstępne należy następnie zorganizować już w ramach zatrudnienia, w czasie pracy i przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania obowiązków.
Czas i koszt szkolenia wstępnego
Obowiązkowe szkolenie BHP pracownika odbywa się w czasie pracy, a jego koszt w całości ponosi pracodawca. Kandydat ani pracownik nie powinni pokrywać wydatków związanych ze szkoleniem wymaganym do podjęcia pracy na podstawie umowy o pracę, a czas jego trwania należy rozliczyć jako czas pracy — niezależnie od tego, czy przypada ono na pierwszy dzień zatrudnienia, czy na kolejny dzień pracy. Szerzej o tym, kto ponosi koszty szkolenia, piszemy tutaj: czy pracownik musi zapłacić za szkolenie BHP.
Dokumentacja szkolenia wstępnego
Odbycie szkolenia wstępnego dokumentuje karta szkolenia wstępnego przechowywana w aktach osobowych pracownika. Odbycie instruktażu przez pracownika, jego przeprowadzenie oraz dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku mogą zostać potwierdzone w postaci papierowej albo elektronicznej. Potwierdzenie papierowe następuje na karcie szkolenia, natomiast przy potwierdzeniu elektronicznym pracodawca zamieszcza na karcie odpowiednią adnotację i dołącza dokument elektroniczny, dokumenty elektroniczne albo ich odwzorowania zawierające wymagane potwierdzenie. Karta szkolenia wstępnego jest innym dokumentem niż zaświadczenie wydawane po ukończeniu szkolenia okresowego. Pełną listę wymaganych dokumentów opisujemy w osobnym artykule: dokumentacja po szkoleniu BHP.
Wyjątek dla pracy zdalnej na stanowisku administracyjno-biurowym
Szkolenie wstępne co do zasady odbywa się w formie instruktażu, a nie jako dowolny kurs online. Wyjątek dotyczy wyłącznie osoby przyjmowanej na stanowisko administracyjno-biurowe do pracy zdalnej, jeżeli praca zdalna została uzgodniona między stronami już przy zawieraniu umowy o pracę. W takim przypadku całe szkolenie wstępne może zostać przeprowadzone za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, a pracownik potwierdza jego ukończenie w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 67³¹ § 2 w związku z art. 67¹⁹ § 1 pkt 1 Kodeksu pracy). Szerzej o zasadach prowadzenia szkoleń online piszemy tutaj: czy szkolenie BHP można zrobić online.
Sytuacje praktyczne — szkolenie a etapy zatrudnienia
| Sytuacja | Czy można przeprowadzić obowiązkowe szkolenie? | Czy można dopuścić do wykonywania obowiązków? | Co powinien zrobić pracodawca? |
|---|---|---|---|
| Kandydat bez zawartej umowy o pracę | Nie należy traktować szkolenia kandydata jako realizacji obowiązkowego szkolenia pracowniczego | Nie | Najpierw zawrzeć umowę o pracę i wskazać w niej dzień rozpoczęcia pracy |
| Umowa podpisana, dzień rozpoczęcia pracy jeszcze nie nadszedł | Nie należy — obowiązkowe szkolenie pracownicze powinno odbyć się po nawiązaniu stosunku pracy | Nie | Zaplanować szkolenie na dzień rozpoczęcia pracy, przed dopuszczeniem pracownika do obowiązków |
| Pierwszy dzień zatrudnienia przeznaczony na szkolenie | Tak | Nie — dopiero po zakończeniu szkolenia | Przeprowadzić instruktaż ogólny oraz, jeżeli jest wymagany dla danego stanowiska, instruktaż stanowiskowy; udokumentować szkolenie w karcie szkolenia wstępnego |
| Pracownik po szkoleniu, przed rozpoczęciem zwykłych obowiązków | Nie dotyczy — szkolenie już zrealizowane | Tak, po potwierdzeniu odbycia szkolenia | Sporządzić i przechowywać kartę szkolenia wstępnego w aktach osobowych |
| Osoba przyjmowana do pracy zdalnej na stanowisko administracyjno-biurowe | Tak, w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej | Tak pod względem obowiązku szkoleniowego, po potwierdzeniu ukończenia szkolenia; dopuszczenie do pracy wymaga również spełnienia pozostałych warunków przewidzianych przepisami | Zapewnić szkolenie zdalne zgodnie z art. 67³¹ § 2 KP i odebrać potwierdzenie jego ukończenia |
| Pracownik dopuszczony do obowiązków bez wymaganego szkolenia | Szkolenie nie zostało przeprowadzone — naruszenie | Nastąpiło niezgodnie z przepisami | Niezwłocznie wstrzymać wykonywanie obowiązków, przeprowadzić szkolenie, udokumentować sytuację |
Dopuszczenie pracownika do pracy bez wymaganego szkolenia wiąże się z odpowiedzialnością pracodawcy — więcej na ten temat w artykule jaka kara grozi za brak szkolenia BHP.
FAQ — najczęściej zadawane pytania
Czy szkolenie BHP można zrobić przed podpisaniem umowy?
Decydujące znaczenie ma nie samo złożenie podpisów, lecz nawiązanie stosunku pracy. Obowiązkowego szkolenia wstępnego BHP nie należy organizować kandydatowi przed nawiązaniem stosunku pracy. Powinno ono odbyć się już w ramach zatrudnienia, w czasie pracy i przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania obowiązków.
Czy umowę o pracę można podpisać przed szkoleniem BHP?
Tak. Umowę można podpisać wcześniej, niż nastąpi nawiązanie stosunku pracy — decyduje o tym dzień rozpoczęcia pracy wskazany w umowie (art. 26 Kodeksu pracy). Szkolenie powinno odbyć się po nawiązaniu stosunku pracy, a przed dopuszczeniem do wykonywania obowiązków.
Czy pierwszy dzień pracy może być przeznaczony tylko na szkolenie BHP?
Tak. Pierwszy dzień zatrudnienia może zostać w całości poświęcony formalnościom i szkoleniu wstępnemu, zanim pracownik przystąpi do wykonywania zwykłych obowiązków.
Czy pracownik może wykonywać obowiązki przed ukończeniem szkolenia?
Nie. Kodeks pracy zakazuje dopuszczenia pracownika do pracy, jeśli nie posiada on wymaganych umiejętności i znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
Kto płaci za szkolenie BHP przed rozpoczęciem pracy?
Obowiązkowe szkolenie BHP zawsze finansuje pracodawca, a czas jego trwania wlicza się do czasu pracy. Kandydat ani pracownik nie powinni ponosić tych kosztów.
Czy szkolenie wstępne można przeprowadzić online?
Co do zasady szkolenie wstępne odbywa się w formie instruktażu. Wyjątkiem jest sytuacja osoby przyjmowanej na stanowisko administracyjno-biurowe do pracy zdalnej — wtedy całe szkolenie wstępne może zostać przeprowadzone za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (art. 67³¹ § 2 w związku z art. 67¹⁹ § 1 pkt 1 Kodeksu pracy).
Jaki dokument potwierdza szkolenie wstępne?
Odbycie szkolenia wstępnego potwierdza karta szkolenia wstępnego, dołączana do akt osobowych pracownika.
Źródło zdjęcia: Photo by silverkblack on Unsplash.
Podstawa prawna i źródła
- Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.) – w szczególności art. 26, art. 29 § 2, art. 67¹⁹ § 1 pkt 1, art. 67³¹ § 2 oraz art. 237³.
- Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 1327) – w szczególności § 6 oraz § 8–12.
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 listopada 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 1640) – w szczególności zmiany w § 12 dotyczące papierowego i elektronicznego potwierdzania instruktażu.
- Państwowa Inspekcja Pracy – Jak zatrudnić pracownika w ramach umowy o pracę.
- Państwowa Inspekcja Pracy – Szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.
