Szkolenia BHP pracowników niepedagogicznych szkoły – jak dobrać właściwe szkolenie?

Szkolenie BHP pracowników niepedagogicznych szkoły nie jest jednym kursem dla całej administracji i obsługi. Sekretarz, księgowa, woźny, konserwator, sprzątaczka, kucharz i kierownik administracyjny mogą należeć do różnych grup stanowisk. Od grupy zależy forma szkolenia okresowego, termin pierwszego szkolenia i maksymalny odstęp między kolejnymi. Poniżej znajdziesz regułę, wyjątki i praktyczne przyporządkowanie typowych stanowisk szkolnych.

Stan prawny na 8 października 2026 r.

Od czego zależy szkolenie BHP pracownika niepedagogicznego?

Reguła: rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP dzieli osoby objęte szkoleniem okresowym na sześć grup stanowisk (§ 14 ust. 2):

1. Pracodawcy i inne osoby kierujące pracownikami – np. kierownik administracyjny, który faktycznie kieruje pracą obsługi.
2. Pracownicy na stanowiskach robotniczych – np. woźny, konserwator, sprzątaczka, kucharz.
3. Pracownicy inżynieryjno-techniczni – w szkołach występują rzadko.
4. Pracownicy służby BHP i osoby wykonujące zadania tej służby.
5. Pracownicy administracyjno-biurowi – np. sekretarz, księgowa, specjalista ds. kadr.
6. Inni pracownicy nieujęci w grupach 1–5, których praca wiąże się z narażeniem na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne albo z odpowiedzialnością w zakresie BHP (§ 14 ust. 2 pkt 6).

Praktyczna kwalifikacja: przykłady przy grupach to najczęstsze przyporządkowanie, a nie reguła wynikająca wprost z przepisu. Ostatecznie decydują faktyczne czynności, warunki pracy i zagrożenia ustalone w ocenie ryzyka zawodowego. Sprzątaczka nie staje się pracownikiem administracyjno-biurowym dlatego, że sprząta gabinety i sekretariat – nadal wykonuje pracę fizyczną ze środkami czystości i sprzętem. Kierownik bez podwładnych będzie z kolei raczej pracownikiem administracyjno-biurowym niż osobą kierującą.

Przypisanie pracowników do grup i zapewnienie szkoleń należy do pracodawcy, w imieniu którego działa dyrektor – szerzej piszemy o tym w artykule Obowiązki dyrektora szkoły w zakresie BHP. Miejsce szkoleń w całym systemie bezpieczeństwa placówki opisuje przewodnik BHP w szkole i placówce oświatowej.

Jakie szkolenie BHP dla poszczególnych stanowisk w szkole?

Karty pokazują najbardziej prawdopodobne przyporządkowanie. Przed zaplanowaniem szkolenia porównaj je z zakresem obowiązków i oceną ryzyka zawodowego konkretnego pracownika.

Na czym polega szkolenie wstępne?

Reguła: szkolenie wstępne co do zasady obowiązuje każdego nowo zatrudnionego pracownika i odbywa się przed dopuszczeniem go do pracy (art. 237³ Kodeksu pracy). Obejmuje instruktaż ogólny oraz – w określonych przypadkach – instruktaż stanowiskowy.

Wyjątek: szkolenie wstępne nie jest wymagane, gdy pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u tego samego pracodawcy bezpośrednio przed zawarciem kolejnej umowy o pracę.

Kto przechodzi instruktaż stanowiskowy?

Instruktaż ogólny przechodzi każdy nowy pracownik, także sekretarz czy księgowa. Instruktaż stanowiskowy nie dotyczy natomiast automatycznie każdego pracownika niepedagogicznego. Przeprowadza się go w szczególności przed dopuszczeniem do pracy:

• pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym,
• pracownika zatrudnianego na innym stanowisku, na którym występuje narażenie na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne,
• pracownika przenoszonego na takie stanowisko.

W praktyce szkolnej dotyczy to zwykle woźnego, konserwatora, sprzątaczki i pracowników kuchni. Instruktaż stanowiskowy kończy się sprawdzianem wiedzy i umiejętności, który jest podstawą dopuszczenia pracownika do pracy na danym stanowisku.

Jak dokumentuje się szkolenie wstępne?

Szkolenie wstępne dokumentuje się kartą szkolenia wstępnego, przechowywaną w aktach osobowych. Od 12 grudnia 2025 r. potwierdzenia odbycia instruktażu ogólnego i stanowiskowego, przeprowadzenia instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenia pracownika do pracy mogą mieć postać papierową albo elektroniczną. Przy potwierdzeniu elektronicznym pracodawca umieszcza odpowiednią adnotację w karcie i dołącza dokument elektroniczny albo jego odwzorowanie – zgodnie z rozporządzeniem zmieniającym z 24 listopada 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1640).

Jakie szkolenie BHP dla woźnego, konserwatora, sprzątaczki i pracowników kuchni?

Reguła: § 14 rozporządzenia określa grupy stanowisk, a § 15 ust. 1 – formę i częstotliwość szkolenia okresowego stanowisk robotniczych. Szkolenie to ma formę instruktażu i odbywa się nie rzadziej niż raz na 3 lata, a na stanowiskach, na których wykonuje się prace szczególnie niebezpieczne – nie rzadziej niż raz w roku.

Działanie: instruktaż ma odświeżyć wiedzę i umiejętności bezpiecznego wykonywania konkretnych czynności – pracy z drabiną i elektronarzędziami, obsługi urządzeń kuchennych, stosowania środków czystości czy ręcznego przenoszenia ciężarów. Dlatego zwykły kurs e-learningowy nie zastępuje instruktażu dla stanowiska robotniczego. Formę i program warto ustalić z organizatorem tak, aby obejmowały omówienie i pokaz bezpiecznego wykonywania pracy na stanowisku.

Jakie szkolenie BHP dla kierownika administracyjnego?

Reguła: kierownik administracyjny, gospodarczy lub obsługi należy do grupy osób kierujących pracownikami, jeżeli faktycznie rozdziela zadania i nadzoruje pracę woźnych, sprzątaczek czy konserwatorów. Pierwsze szkolenie okresowe odbywa w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku, a kolejne nie rzadziej niż raz na 5 lat.

Wyjątek: sama nazwa stanowiska nie przesądza o grupie. Kierownik, który nie ma podwładnych i wykonuje głównie prace biurowe, może należeć do grupy administracyjno-biurowej.

Jak często powtarzać szkolenie okresowe?

Reguła: pracodawca ustala częstotliwość i czas trwania szkolenia okresowego po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami, biorąc pod uwagę rodzaj i warunki pracy. Okresy z rozporządzenia są maksymalnymi odstępami, a termin pierwszego szkolenia liczy się od rozpoczęcia pracy na danym stanowisku (§ 15 ust. 4).

Czy sekretarz szkoły musi mieć szkolenie okresowe BHP?

Reguła: zasadniczo nie. Pracownik administracyjno-biurowy nie musi odbywać szkoleń okresowych, jeżeli pracodawca prowadzi działalność zaliczaną do grupy, dla której ustalono kategorię ryzyka nie wyższą niż trzecia, a ocena ryzyka zawodowego nie wskazuje konieczności szkolenia (art. 237³ Kodeksu pracy). Grupa działalności „Edukacja” ma kategorię ryzyka 3 według załącznika nr 2 do rozporządzenia w sprawie różnicowania stopy procentowej składki wypadkowej. Dotyczy to więc typowej sekretarki szkoły i księgowej, gdy przeważającą działalnością pracodawcy jest edukacja.

Wyjątki i terminy:

• Obowiązek istnieje od początku zatrudnienia – pierwsze szkolenie okresowe przeprowadza się do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku.
• Ocena ryzyka później wskaże potrzebę szkolenia – szkolenie trzeba przeprowadzić w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia dokonania oceny (art. 237³ § 2⁴ Kodeksu pracy).
• Pracodawcy ustalono kategorię ryzyka wyższą niż trzecia – również obowiązuje termin nie dłuższy niż 6 miesięcy. Sprawdź przeważającą działalność zwłaszcza wtedy, gdy pracodawcą jest centrum usług wspólnych lub inna jednostka niż szkoła.
• Kolejne szkolenia – gdy szkolenie administracji jest wymagane, odbywa się nie rzadziej niż raz na 6 lat.

Kiedy można zwolnić pracownika z pierwszego szkolenia okresowego?

Reguła: § 15 ust. 5 rozporządzenia dotyczy wyłącznie pierwszego szkolenia okresowego, przeprowadzanego w terminie z § 15 ust. 4.

Pracownik może zostać z niego zwolniony, jeżeli przedłoży aktualne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego – na przykład u poprzedniego pracodawcy – wymaganego dla stanowiska z tej samej grupy. Zwolnienie jest możliwe także po szkoleniu dla innej grupy, jeżeli jego program obejmował zagadnienia wymagane na nowym stanowisku.

Działanie: sprawdź datę ukończenia, grupę stanowisk i program. Przykład: konserwator przedstawia zaświadczenie ze szkolenia okresowego dla stanowisk robotniczych sprzed roku – może zostać zwolniony z pierwszego szkolenia okresowego, a następne powinien odbyć przed upływem 3 lat od daty tamtego szkolenia.

Czym kończy się szkolenie i jakie dokumenty powstają?

• Instruktaż stanowiskowy kończy się sprawdzianem wiedzy i umiejętności.
• Szkolenie okresowe kończy się egzaminem przed komisją powołaną przez organizatora szkolenia.
• Po szkoleniu okresowym organizator wydaje zaświadczenie; jego odpis przechowuje się w aktach osobowych.
• Szkolenie wstępne dokumentuje się kartą szkolenia wstępnego.

Czy szkolenie BHP odbywa się w czasie pracy?

Tak. Szkolenia BHP odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy (art. 237³ § 3 Kodeksu pracy). Jeżeli szkolenie przypada poza rozkładem czasu pracy – na przykład woźny z popołudniowej zmiany uczestniczy w porannym instruktażu – trzeba je rozliczyć zgodnie z przepisami o czasie pracy. Szczegóły wyjaśniamy w artykule Czy szkolenie BHP jest wliczane do czasu pracy.

Jak dobrać szkolenie BHP dla pracownika niepedagogicznego – 5 kroków

1. Spisz faktyczne obowiązki. Ustal, co pracownik robi, z jakich urządzeń i środków korzysta oraz czy kieruje innymi.
2. Sprawdź ocenę ryzyka zawodowego. Zweryfikuj, czy jest aktualna dla stanowiska i czy wskazuje potrzebę szkolenia okresowego administracji.
3. Przypisz grupę z § 14 ust. 2. Zacznij od grup 1–5; grupę 6 stosuj tylko wtedy, gdy stanowisko się w nich nie mieści.
4. Dobierz formę i termin. Stanowiska robotnicze – instruktaż; kadra kierownicza, administracja (jeżeli szkolenie jest wymagane) i grupa 6 – kurs, seminarium lub samokształcenie kierowane.
5. Zweryfikuj zaświadczenia i dokumentację. Sprawdź zaświadczenia nowych pracowników pod kątem zwolnienia z pierwszego szkolenia okresowego i uzupełnij karty szkolenia wstępnego.

Nauczyciele należą do innej grupy i mają odrębne pytania praktyczne – omawiamy je w artykule Szkolenie BHP dla nauczycieli – jakie jest wymagane i jak często je powtarzać.

Pytania najczęściej zadawane

Źródło zdjęcia: Magnific

Podstawa prawna i źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U. 2026 poz. 1245) – art. 237³–237⁵: szkolenie wstępne i okresowe, zwolnienie pracowników administracyjno-biurowych, szkolenie w czasie pracy i na koszt pracodawcy.
• Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn. Dz.U. 2024 poz. 1327) – szkolenie wstępne, grupy stanowisk (§ 14), formy i terminy szkolenia okresowego (§ 15), egzamin i zaświadczenie.
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 listopada 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. 2025 poz. 1640) – papierowa albo elektroniczna postać potwierdzeń od 12 grudnia 2025 r.
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (tekst jedn. Dz.U. 2025 poz. 1874) – załącznik nr 2: kategorie ryzyka dla grup działalności, w tym „Edukacja”.