Krótko: Pracodawca musi wyznaczyć pracowników do zwalczania pożarów i ewakuacji, zapewnić im szkolenie i wyposażenie dostosowane do rodzaju zagrożeń, zapewnić łączność ze strażą pożarną i poinformować zespół, kto nimi jest. Wyznaczony pracownik nie staje się inspektorem ochrony przeciwpożarowej ani nie przejmuje obowiązków właściciela czy zarządcy budynku.
Najważniejsze ustalenia:
- Wyznaczenie pracowników to obowiązek pracodawcy, nie opcja – przepis nie wymaga od niego bycia inspektorem ochrony przeciwpożarowej ani strażakiem.
- Liczba wyznaczonych, ich szkolenie i wyposażenie muszą być dostosowane do rodzaju i poziomu zagrożeń w konkretnej firmie – nie ma sztywnego wzorca na wszystkie branże.
- Pracownicy muszą wiedzieć, kto jest wyznaczony – imiona, nazwiska, miejsce pracy i numer telefonu osoby/-osób do kontaktu.
- Pracodawca musi zapewnić łączność ze strażą pożarną i sprawdzić, że pracownicy znają procedurę wezwania pomocy.
- Rola wyznaczonego pracownika nie zastępuje instrukcji bezpieczeństwa pożarowego ani zapoznania zespołu z warunkami konkretnego obiektu – to obowiązek właściciela lub zarządcy budynku.
Obowiązek wyznaczenia pracowników – co mówi prawo
Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia środków niezbędnych do udzielania pierwszej pomocy, zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników. Część tego obowiązku polega na wyznaczeniu konkretnych pracowników, którzy będą odpowiadać za te zadania. Jest to jeden z elementów szerszego zakresu ochrony przeciwpożarowej w firmie, na którą składają się także inne obowiązki pracodawcy i pracowników.
To nie jest rekomendacja – to przepis ustawy. Pracodawca nie może pozostawić to bez decyzji. Musi wskazać, którzy pracownicy będą wspierać zwalczanie pożaru i ewakuację. Wymóg ten obowiązuje każdą firmę, niezależnie od jej wielkości czy branży.
Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracodawca zatrudnia wyłącznie pracowników młodocianych lub niepełnosprawnych – wtedy te czynności może wykonywać sam pracodawca, ale pod tymi samymi warunkami dostosowania do zagrożeń.
Liczba, szkolenie i wyposażenie – dostosowanie do zagrożeń
Prawo nie określa sztywnej liczby wyznaczonych pracowników (np. „jeden na 50 osób"), jednego obowiązkowego programu szkolenia ani ustawowego okresu ważności takiego szkolenia.
Zamiast tego przepisy wskazują, że liczba, szkolenie i wyposażenie mają być dostosowane do zagrożeń. W praktyce oznacza to ocenę następujących czynników:
- rodzaj i zakres działalności (biuro, produkcja, magazyn, usługi),
- liczba zatrudnionych pracowników i innych osób przebywających w firmie,
- rodzaj i poziom zagrożeń pożarowych (np. magazyn materiałów łatwopalnych wymaga innego przygotowania niż zwykłe biuro, a zakład produkcyjny – innej wiedzy niż mały salon usługowy).
Mała księgarnia i duża fabryka będą miały zupełnie różne wymagania. To pracodawca powinien dokonać tej oceny – zwykle z pomocą doradcy BHP, specjalisty od ochrony przeciwpożarowej lub na podstawie wewnętrznej analizy zagrożeń.
Obowiązkowa informacja dla pracowników
Pracodawca musi przekazywać pracownikom informacje o wyznaczonych pracownikach. To nie może być tajemnicą – każdy członek zespołu powinien wiedzieć, do kogo zwrócić się w sytuacji zagrożenia.
Informacja powinna zawierać trzy obowiązkowe elementy:
- imię i nazwisko wyznaczonego pracownika,
- miejsce wykonywania pracy (np. „biuro, drugie piętro" lub „hala A"),
- numer telefonu służbowego lub inny środek komunikacji elektronicznej – aby każdy mógł szybko się skontaktować.
W praktyce warto udostępnić tę informację w widocznym miejscu (np. na tablicy informacyjnej, w regulaminie firmy, instrukcji dla nowych pracowników lub w intranecie), tak aby każdy pracownik wiedział, do kogo zwrócić się w razie potrzeby.
Łączność ze strażą pożarną
Pracodawca musi zapewnić łączność ze służbami zewnętrznymi wyspecjalizowanymi w ochronie przeciwpożarowej. Praktycznie oznacza to:
- pracownicy wiedzą, jak wezwać pomoc, korzystając z numeru alarmowego,
- znają wewnętrzne numery telefonu, którymi można skontaktować się z centralą firmy (jeśli taka istnieje),
- procedura alarmowania jest jasna i dostępna dla wszystkich, szczególnie dla wyznaczonych pracowników.
To nie oznacza, że pracodawca „zatrudnia" straż – po prostu musi zapewnić możliwość szybkiego wezwania jej w sytuacji kryzysowej.
Granice roli wyznaczonego pracownika – co to nie jest
Oto najczęściej pojawiające się nieporozumienia dotyczące roli pracownika wyznaczonego:
Nie jest inspektorem ochrony przeciwpożarowej
Inspektor ochrony przeciwpożarowej to zupełnie inna, sformalizowana funkcja. Aby ją pełnić, trzeba:
- ukończyć specjalne szkolenie inspektorów ochrony przeciwpożarowej prowadzone przez Państwową Straż Pożarną,
- posiadać określone wykształcenie (co najmniej średnie; dla szerszego zakresu czynności wymagane jest wykształcenie inżyniera pożarnictwa),
- otrzymać uprawnienia wydane na 5 lat.
Wyznaczenie pracownika do zwalczania pożarów i ewakuacji na podstawie Kodeksu pracy nie powoduje automatycznie nabycia statusu inspektora ppoż. To dwie zupełnie różne drogi prawne i dwie odrębne funkcje – wyznaczony pracownik wspomaga ewakuację, inspektor ppoż wykonuje zawodowe czynności z zakresu ochrony przeciwpożarowej.
Nie jest strażakiem
Wyznaczony pracownik w firmie to osoba, która oprócz swoich zwykłych obowiązków ma dodatkowo wspierać zwalczanie pożaru i ewakuację, jeśli w zakładzie pracy pojawi się takie zagrożenie. To inna rola niż zawodowe działania służb ratowniczych wzywanych do pożaru za pomocą zapewnionej przez pracodawcę łączności alarmowej.
Nie przejmuje obowiązków właściciela budynku
Obowiązek zapoznania pracowników (użytkowników obiektu) z przepisami przeciwpożarowymi ciąży na właścicielu, zarządcy lub użytkowniku budynku/obiektu. To inna rola niż pracodawca.
Przykład: Firma wynajmuje biuro na czwartym piętrze wieżowca. Obowiązek zapoznania pracowników firmy z drogami ewakuacyjnymi budynku, miejscem zbiórki i procedurą pożaru dla całego obiektu ciąży na właścicielu lub zarządcy wieżowca, a nie na pracodawcy (firmie). Pracodawca musi jednak wyznaczyć swoich pracowników, którzy będą wspierać ewakuację i zadbać o ich szkolenie.
W praktyce pracodawca wynajmujący biuro powinien współpracować z zarządcą budynku, aby jego pracownicy mieli dostęp do spójnych informacji o zasadach ewakuacji obowiązujących w całym obiekcie. Wyznaczenie i przeszkolenie pracownika na podstawie Kodeksu pracy nie zastępuje dokumentu sporządzonego przez właściciela lub zarządcę obiektu – uzupełnia go.
Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego – kto za nią odpowiada
W obiektach, dla których zgodnie z przepisami wymagana jest instrukcja bezpieczeństwa pożarowego, dokument ten określa m.in. warunki i organizację ewakuacji ludzi, praktyczne sposoby ich sprawdzania oraz sposób zapoznania użytkowników obiektu (w tym zatrudnionych pracowników) z przepisami przeciwpożarowymi i treścią instrukcji.
Obowiązkiem właściciela, zarządcy lub użytkownika obiektu jest:
- sporządzenie i utrzymanie aktualności tej instrukcji,
- zapoznanie z nią wszystkich pracowników i użytkowników obiektu,
- wskazanie zadań i odpowiedzialności każdej osoby w przypadku pożaru (w tym roli wyznaczonych pracowników),
- aktualizacja instrukcji co najmniej raz na 2 lata oraz po zmianach sposobu użytkowania obiektu lub procesu technologicznego wpływających na bezpieczeństwo.
Wyznaczeni pracownicy powinni znać treść tej instrukcji szczególnie dobrze – ale dokument ten musi być sporządzony i utrzymywany przez właściciela/zarządcę obiektu. W wielu firmach pracodawca pełni tę funkcję, ale mogą być też sytuacje, w których nie. Warto jasno to uregulować i wspólnie uzgodnić procedury.
Podstawa prawna
Obowiązek wyznaczenia pracowników:
- Art. 2091 § 1 pkt 2 lit. b Kodeksu pracy – pracodawca musi wyznaczyć pracowników do wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji.
- Art. 2091 § 2 Kodeksu pracy – działania te powinny być dostosowane do rodzaju i zakresu działalności, liczby pracowników i zagrożeń.
- Art. 2091 § 3 Kodeksu pracy – liczba, szkolenie i wyposażenie wyznaczonych pracowników powinny uwzględniać rodzaj i poziom zagrożeń.
Obowiązek informacyjny:
- Art. 2071 § 1 pkt 3 lit. b Kodeksu pracy – pracodawca musi przekazywać pracownikom informacje o wyznaczonych osobach.
- Art. 2071 § 2 Kodeksu pracy – informacja powinna zawierać imię i nazwisko, miejsce pracy oraz numer telefonu lub inny środek komunikacji elektronicznej.
Granice roli – kwalifikacje inspektora ppoż:
- Art. 4 ust. 1 i art. 4a ustawy o ochronie przeciwpożarowej – uprawnienia inspektora ochrony przeciwpożarowej wymagają odrębnego szkolenia, określonego wykształcenia i wydawane są na 5 lat; to funkcja niezależna od wyznaczenia pracownika na podstawie Kodeksu pracy. Obowiązek zapoznania z przepisami ppoż ciąży na właścicielu, zarządcy lub użytkowniku obiektu.
Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego:
- § 6 rozporządzenia MSWiA z 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków – instrukcja bezpieczeństwa pożarowego określa organizację ewakuacji, sposoby jej praktycznego sprawdzania i zapoznania użytkowników; powinna być aktualizowana co najmniej raz na 2 lata.
Szkolenie i edukacja
Pracodawca powinien zapewnić wyznaczonym pracownikom fachowe przygotowanie do ich roli. Szkolenie PPOŻ online BHP KOI omawia zapobieganie pożarom, alarmowanie, reagowanie, zasady ewakuacji i użycie podręcznego sprzętu gaśniczego. Pamiętaj, że kurs ma charakter teoretyczny – konieczne jest uzupełnienie o konkretne procedury, drogi ewakuacyjne, miejsce zbiórki oraz wyposażenie obiektu. Kurs nie nadaje kwalifikacji inspektora ochrony przeciwpożarowej i nie zastępuje wymaganej instrukcji bezpieczeństwa pożarowego.
Pytania i odpowiedzi
Czy każda firma musi mieć wyznaczonego pracownika do zwalczania pożarów?
Tak. Pracodawca musi wyznaczyć pracownika (lub pracowników) do tych zadań. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracodawca zatrudnia wyłącznie pracowników młodocianych lub niepełnosprawnych – wtedy rolę tę może pełnić sam pracodawca, ale z tymi samymi wymogami dostosowania do zagrożeń.
Ilu pracowników pracodawca powinien wyznaczyć?
Prawo nie podaje sztywnej liczby. Liczba zależy od rodzaju działalności, liczby pracowników, rozmiaru obiektu i poziomu zagrożeń pożarowych. Biuro 10-osobowe będzie miało inne potrzeby niż fabryka 200-osobowa. Pracodawca powinien dokonać oceny rzeczywistych zagrożeń w swojej firmie i dostosować liczbę wyznaczonych pracowników do tej oceny.
Czy wyznaczony pracownik automatycznie staje się inspektorem ochrony przeciwpożarowej?
Nie. Wyznaczony pracownik na podstawie Kodeksu pracy to zupełnie inna rola. Inspektor ochrony przeciwpożarowej wymaga odrębnego szkolenia prowadzonego przez Państwową Straż Pożarną, określonego wykształcenia i uprawnień wydanych na 5 lat. To dwie różne funkcje – wyznaczony pracownik wspomaga ewakuację, inspektor ppoż wykonuje zawodowe czynności z zakresu ochrony przeciwpożarowej.
Jakie są wymogi szkoleniowe dla wyznaczonego pracownika?
Prawo nie określa jednego obowiązkowego programu ani konkretnego okresu ważności szkolenia. Liczba wyznaczonych pracowników, ich szkolenie oraz wyposażenie mają być dostosowane do rodzaju i poziomu zagrożeń występujących w zakładzie pracy oraz do rodzaju i zakresu prowadzonej działalności. Oznacza to, że zakres szkolenia powinien być na nowo weryfikowany, gdy zmieni się poziom zagrożeń w firmie. Warto korzystać z fachowych szkoleń i konsultacji z doradcą BHP.
Kto odpowiada za zapoznanie pracowników z drogami ewakuacji i procedurą pożaru?
Obowiązek zapoznania pracowników (użytkowników obiektu) z przepisami przeciwpożarowymi i procedurą ewakuacji ciąży na właścicielu, zarządcy lub użytkowniku budynku. Wyznaczony pracownik wspomaga ten proces, ale go nie zastępuje. Jeśli pracodawca wynajmuje biuro, powinien współpracować z zarządcą budynku, aby zapewnić spójną instrukcję bezpieczeństwa pożarowego dla całego obiektu.
Co robić, aby spełnić wszystkie obowiązki pracodawcy?
Krok po kroku:
- przeprowadź ocenę zagrożeń pożarowych w swoim zakładzie,
- na tej podstawie wyznacz odpowiednią liczbę pracowników,
- zapewnij im szkolenie dostosowane do zagrożeń (zewnętrzne lub wewnętrzne),
- wyposaż ich odpowiednio, jeśli to uzasadnione (np. w sprzęt gaśniczy),
- zapewnij łączność ze strażą pożarną i procedurę alarmowania,
- poinformuj wszystkich pracowników, kto jest wyznaczony (imiona, nazwiska, numery),
- współpracuj z właścicielem/zarządcą obiektu nad instrukcją bezpieczeństwa pożarowego,
- w razie zmiany poziomu zagrożeń w firmie zweryfikuj i zaktualizuj przygotowanie wyznaczonych pracowników.
Dobrą praktyką jest konsultacja z doradcą BHP lub specjalistą od ochrony przeciwpożarowej – mogą pomóc w dostosowaniu obowiązków do realnych zagrożeń w Twojej firmie.
Źródła i stan prawny
Stan prawny: 03.09.2026 r.
Artykuł oparty jest na obowiązujących przepisach prawa w następującym kształcie:
- Kodeks pracy (tekst jednolity, Obwieszczenie Marszałka Sejmu RP z dnia 14 lutego 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 277) – art. 2091 i art. 2071 dotyczące obowiązku wyznaczenia pracowników do zwalczania pożarów i ewakuacji oraz obowiązku informacyjnego wobec pracowników.
- Ustawa o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity, Obwieszczenie Marszałka Sejmu RP z dnia 5 lutego 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 188) – art. 4 i art. 4a dotyczące obowiązku zapoznania z przepisami ppoż oraz wymagań kwalifikacyjnych inspektora ochrony przeciwpożarowej.
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków (tekst jednolity, Obwieszczenie z dnia 21 marca 2023 r., Dz.U. 2023 poz. 822) – § 6 dotyczące treści instrukcji bezpieczeństwa pożarowego i harmonogramu jej aktualizacji.
Źródło zdjęcia:Ben Elliott / Unsplash
