Nowy pracownik za kilka dni zaczyna pracę. Szkolenie BHP jest obowiązkowe. Pojawia się pytanie: kto pokrywa jego koszt — pracodawca czy pracownik? A może można potrącić wydatek z wynagrodzenia?
To pytanie zadają sobie zarówno właściciele firm, jak i osoby dopiero podejmujące zatrudnienie. Brak znajomości przepisów może skutkować nieuprawnionym obciążeniem pracownika lub — z drugiej strony — nieuregulowanymi zobowiązaniami wobec organizatora szkolenia.
W tym artykule wyjaśniamy, co mówi prawo, jak to wygląda przy różnych formach zatrudnienia i jakie konsekwencje grożą za naruszenie przepisów.
Krótka odpowiedź: Za szkolenie BHP pracownika na umowę o pracę zawsze płaci pracodawca. Wynika to z art. 237³ § 3 Kodeksu pracy — szkolenie odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Nie można potrącić tego kosztu z wynagrodzenia ani przerzucić go na pracownika. Przy umowie zlecenie lub B2B zasady określa się w umowie.
Najważniejsze wnioski:
- Przy umowie o pracę koszt szkolenia BHP ponosi wyłącznie pracodawca — brak możliwości prawnej obciążenia pracownika.
- Szkolenie BHP odbywa się w czasie pracy, więc pracownik nie traci prywatnego czasu ani wynagrodzenia.
- Pracodawca nie może żądać zwrotu kosztów szkolenia wstępnego ani szkolenia okresowego — nawet po odejściu pracownika z firmy.
- Przy umowie zlecenie lub B2B przepisy Kodeksu pracy nie stosują się wprost — koszty zależą od treści umowy i warunków współpracy.
- Za brak szkolenia lub nieuprawione obciążenie pracownika kosztami grozi mandat PIP i odpowiedzialność cywilna pracodawcy.
Kto płaci za szkolenie BHP — tabela decyzyjna
| Sytuacja | Kto płaci? | Co zrobić? |
|---|---|---|
| Umowa o pracę — szkolenie wstępne | Pracodawca (obowiązek ustawowy) | Zorganizować i opłacić szkolenie przed dopuszczeniem do pracy |
| Umowa o pracę — szkolenie okresowe | Pracodawca (obowiązek ustawowy) | Zaplanować i opłacić szkolenie w wymaganym terminie |
| Umowa o pracę — zmiana stanowiska pracy | Pracodawca (obowiązek ustawowy) | Zorganizować nowe szkolenie wstępne przy zmianie stanowiska |
| Umowa zlecenie — praca w siedzibie zleceniodawcy | Zależy od umowy; zazwyczaj zleceniodawca | Sprawdzić zapisy umowy; w razie wątpliwości skonsultować się ze specjalistą BHP |
| B2B / samozatrudnienie | Strony ustalają w umowie | Uregulować w umowie; zasięgnąć opinii prawnika lub specjalisty BHP |
| Pracownik delegowany na szkolenie zewnętrzne | Pracodawca | Pokryć koszty szkolenia i nie potrącać ich z wynagrodzenia |
Podstawa prawna: Art. 237³ § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy: „Szkolenia, o których mowa w § 1, odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy." Obowiązek ten uzupełnia art. 94 pkt 4 Kodeksu pracy, nakładający na pracodawcę obowiązek zapewniania przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy.
Obowiązek pracodawcy — co mówi Kodeks pracy
Przepis jest jednoznaczny. Art. 237³ § 3 Kodeksu pracy stanowi wprost, że szkolenia BHP odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Dotyczy to zarówno szkolenia wstępnego (instruktaż ogólny i stanowiskowy), jak i szkolenia okresowego.
Pracodawca nie może przenieść tego obowiązku finansowego na pracownika w żaden sposób — ani przez potrącenie z wynagrodzenia, ani przez zawarcie odrębnej umowy o refundację, ani przez zobowiązanie pracownika do samodzielnego opłacenia szkolenia przed zatrudnieniem.
Obowiązek dotyczy każdego pracodawcy — niezależnie od wielkości firmy, branży czy liczby zatrudnionych. Nie istnieje wyjątek dla mikroprzedsiębiorców ani firm zatrudniających kilka osób.
Szkolenie BHP to jeden z wielu obowiązków nakładanych na pracodawcę przepisami prawa pracy. Pełny zakres tych obowiązków wyjaśnia artykuł o obowiązkach pracodawcy w zakresie BHP.
Czy pracodawca może żądać zwrotu kosztów szkolenia BHP?
Nie. Pracodawca nie ma prawa żądać od pracownika zwrotu kosztów szkolenia BHP — ani wstępnego, ani okresowego — niezależnie od tego, czy pracownik odchodzi z firmy po miesiącu czy po roku.
Często mylone są dwa różne rodzaje szkoleń:
- Szkolenie BHP — obowiązkowe, na koszt pracodawcy, brak możliwości dochodzenia zwrotu kosztów od pracownika.
- Szkolenie podnoszące kwalifikacje zawodowe (np. kurs językowy, szkolenie z obsługi specjalistycznego oprogramowania) — przepisy dopuszczają zawarcie umowy szkoleniowej i ustalenie warunków ewentualnego zwrotu kosztów przy odejściu pracownika.
Te dwa rodzaje szkoleń mają odrębne podstawy prawne. Nie należy stosować do nich tych samych zasad finansowania.
Uwaga: Potrącenie kosztów szkolenia BHP z wynagrodzenia pracownika jest niezgodne z prawem. Art. 87 Kodeksu pracy określa zamknięty katalog potrąceń dopuszczalnych bez zgody pracownika — koszty szkolenia BHP w nim nie figurują. Takie działanie może zostać zakwestionowane przez Państwową Inspekcję Pracy i skutkować nakazem zwrotu pracownikowi potrąconych kwot.
Szkolenie BHP a czas pracy — pracownik nie traci wynagrodzenia
Szkolenie BHP odbywa się w czasie pracy. Oznacza to, że godziny spędzone na szkoleniu są godzinami pracy i pracownik zachowuje za ten czas wynagrodzenie. Pracodawca nie może wymagać, aby pracownik uczestniczył w szkoleniu w swoim wolnym czasie ani „odrabiał" czas szkolenia po godzinach.
Jeżeli szkolenie trwa cały dzień lub kilka godzin — pracodawca ponosi pełny koszt zarówno organizacji szkolenia, jak i wynagrodzenia pracownika za czas jego trwania.
Wyjątkowa sytuacja może pojawić się, gdy szkolenie organizuje się bezpośrednio przed formalnym nawiązaniem stosunku pracy. W razie wątpliwości dotyczących rozliczenia wynagrodzenia za ten czas warto skonsultować się ze specjalistą prawa pracy.
Szukasz szkolenia BHP, które pracownik zrealizuje w czasie pracy — bez organizacji sali i instruktora?
Szkolenia online bhpkoi.pl pracownik przechodzi na komputerze, tablecie lub telefonie w godzinach pracy. Pracodawca otrzymuje dokumentację gotową do akt osobowych.
Umowa zlecenie i B2B — kto pokrywa koszty szkolenia BHP?
Przy umowie zlecenie lub współpracy B2B przepisy Kodeksu pracy nie stosują się wprost. Art. 237³ § 3 KP — który nakazuje pracodawcy opłacenie szkolenia — nie obejmuje automatycznie zleceniobiorców ani samozatrudnionych.
W praktyce:
- Jeżeli zleceniobiorca wykonuje pracę w siedzibie zleceniodawcy i korzysta z jego infrastruktury, zleceniodawca często organizuje szkolenie BHP na własny koszt — wynika to z jego obowiązków jako podmiotu zarządzającego miejscem pracy.
- Przy współpracy B2B samozatrudniony co do zasady odpowiada za własne przeszkolenie BHP, chyba że umowa stanowi inaczej.
- Gdy charakter pracy jest zbliżony do stosunku pracy (stałe miejsce, czas i podporządkowanie), warto zasięgnąć opinii specjalisty — skontaktuj się z nami, jeśli masz niestandardową sytuację zatrudnienia.
Uwaga: Jeżeli faktyczne warunki wykonywania pracy przez zleceniobiorcę lub osobę na B2B wskazują na cechy stosunku pracy (podporządkowanie, stałe miejsce i czas pracy), PIP może zakwestionować formę zatrudnienia. W takiej sytuacji obowiązki BHP — w tym finansowanie szkoleń — mogą zostać uznane za leżące po stronie pracodawcy.
Szkolenie BHP online — tańsze rozwiązanie dla pracodawcy
Obowiązek opłacenia szkolenia BHP leży po stronie pracodawcy, ale nie oznacza to, że musi być drogie ani organizacyjnie skomplikowane. Szkolenie BHP online pozwala pracodawcy:
- zorganizować szkolenie bez wynajmowania sali i angażowania instruktora na miejscu,
- przeszkolić wielu pracowników jednocześnie bez przerywania pracy całego zespołu,
- uzyskać dokumentację szkolenia w formie elektronicznej, gotową do akt osobowych,
- łatwo planować szkolenia okresowe i śledzić ich ważność.
Szkolenie okresowe można przeprowadzić online w formie samokształcenia kierowanego, jeżeli organizator zapewnia materiały, możliwość konsultacji i sprawdzenie wiedzy. Przy szkoleniu wstępnym należy zadbać o właściwe udokumentowanie przebiegu obu części — instruktażu ogólnego i stanowiskowego.
Dokumenty po szkoleniu BHP — co pracodawca ma obowiązek przechować
Pracodawca, który opłacił szkolenie BHP, powinien zadbać o właściwą dokumentację. Brak dokumentów to jedno z częstszych uchybień stwierdzanych podczas kontroli PIP — nawet jeżeli szkolenie faktycznie się odbyło, inspektor może potraktować brak dokumentacji jak brak szkolenia.
Standardowa dokumentacja po szkoleniu BHP:
- Karta szkolenia wstępnego BHP — po instruktażu ogólnym i stanowiskowym; trafia do akt osobowych pracownika (część B).
- Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego BHP — po szkoleniu okresowym; przechowywane u pracodawcy lub w aktach osobowych.
To pracodawca odpowiada za kompletność dokumentacji szkoleniowej, nawet gdy szkolenie przeprowadza firma zewnętrzna. Więcej poradników dla pracodawców znajdziesz na blogu bhpkoi.pl.
Jakie konsekwencje grożą pracodawcy za brak szkolenia BHP?
Pracodawca, który nie zorganizuje szkolenia BHP lub obciąży pracownika jego kosztem, naraża się na:
- Mandat od PIP — do 2000 zł nałożony przez inspektora pracy (przy recydywie do 5000 zł).
- Grzywnę sądową — do 30 000 zł za poważniejsze naruszenia w trybie sądowym.
- Odpowiedzialność cywilną — w razie wypadku przy pracy brak szkolenia BHP to silny argument w postępowaniu odszkodowawczym przeciwko pracodawcy.
- Odpowiedzialność karną — w skrajnych przypadkach rażących naruszeń skutkujących uszczerbkiem na zdrowiu lub śmiercią pracownika.
Odpowiedzialność za brak szkolenia spoczywa na pracodawcy, nie na pracowniku. Pracownik, który nie przeszedł szkolenia BHP z winy pracodawcy, nie ponosi za to konsekwencji prawnych.
Jako pracodawca musisz opłacić szkolenie BHP — zadbaj też o dokumentację i spokój podczas kontroli PIP
Szkolenia BHP online bhpkoi.pl są realizowane w czasie pracy Twoich pracowników, na Twój koszt jako pracodawcy, z pełną dokumentacją gotową do akt osobowych.
- Szkolenie online — pracownik realizuje je w godzinach pracy, bez organizacji sali
- Test końcowy i zaświadczenie po ukończeniu szkolenia
- Dokumentacja do akt osobowych w formie elektronicznej
- Możliwość przeszkolenia wielu pracowników jednocześnie
- Wsparcie w organizacji i dokumentowaniu szkoleń dla całej firmy
Najczęściej zadawane pytania
Kto płaci za szkolenie BHP pracownika?
Za szkolenie BHP pracownika zatrudnionego na umowę o pracę zawsze płaci pracodawca. Wynika to z art. 237³ § 3 Kodeksu pracy, który stanowi, że szkolenia BHP odbywają się na koszt pracodawcy. Nie ma prawnej możliwości przerzucenia tego kosztu na pracownika — ani przez potrącenie z wynagrodzenia, ani przez odrębną umowę o refundację.
Czy pracodawca może potrącić koszty szkolenia BHP z wynagrodzenia pracownika?
Nie. Potrącenie kosztów szkolenia BHP z wynagrodzenia pracownika jest niezgodne z prawem. Art. 87 Kodeksu pracy określa zamknięty katalog dopuszczalnych potrąceń i koszty szkolenia BHP w nim nie figurują. Takie potrącenie może zostać zakwestionowane przez Państwową Inspekcję Pracy i zakończyć się nakazem zwrotu pracownikowi potrąconych kwot.
Czy szkolenie BHP odbywa się w godzinach pracy?
Tak. Szkolenie BHP odbywa się w czasie pracy — pracownik zachowuje wynagrodzenie za czas szkolenia i nie może być zobowiązany do uczestnictwa po godzinach pracy ani do „odrabiania" tego czasu. Pracodawca ponosi zarówno koszt organizacji szkolenia, jak i koszt wynagrodzenia pracownika za czas jego trwania.
Czy pracodawca może żądać zwrotu kosztów szkolenia BHP po odejściu pracownika?
Nie. Szkolenie BHP to ustawowy obowiązek pracodawcy, a nie inwestycja w kwalifikacje pracownika podlegająca refundacji. Przepisy o zwrocie kosztów szkoleń dotyczą wyłącznie szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe na podstawie odrębnej umowy szkoleniowej — nie obejmują szkoleń BHP.
Kto płaci za szkolenie BHP przy umowie zlecenie?
Przy umowie zlecenie Kodeks pracy nie stosuje się wprost, więc nie ma automatycznego obowiązku finansowania szkolenia przez zleceniodawcę. Gdy zleceniobiorca pracuje w siedzibie zleceniodawcy i korzysta z jego zasobów, zleceniodawca często finansuje szkolenie z własnych środków. Szczegółowe zasady warto uregulować w treści umowy lub skonsultować ze specjalistą BHP.
Czy szkolenie BHP online jest dopuszczalne i czy pracodawca może z niego korzystać?
Tak. Szkolenie okresowe BHP można przeprowadzić online w formie samokształcenia kierowanego, jeżeli organizator zapewnia materiały, konsultacje i sprawdzenie wiedzy. Pracodawca może zlecić je firmie zewnętrznej i opłacić za pracownika. Przy szkoleniu wstępnym należy zadbać o właściwe udokumentowanie instruktażu ogólnego i stanowiskowego.
Jakie dokumenty pracodawca otrzymuje po szkoleniu BHP?
Po szkoleniu wstępnym wystawiana jest karta szkolenia wstępnego BHP, która trafia do akt osobowych pracownika. Po szkoleniu okresowym — zaświadczenie o ukończeniu szkolenia, przechowywane u pracodawcy lub w aktach osobowych. Brak dokumentacji może być podczas kontroli PIP traktowany jak brak szkolenia, niezależnie od tego, czy szkolenie faktycznie się odbyło.
Ile kosztuje szkolenie BHP i jak pracodawca może ograniczyć ten wydatek?
Koszt szkolenia BHP zależy od formy (online lub stacjonarne), liczby pracowników i rodzaju szkolenia. Szkolenia online są zazwyczaj tańsze — nie wymagają wynajmu sali ani angażowania instruktora na miejscu. Przy przeszkoleniu kilku osób jednocześnie stawka za pracownika jest często znacznie niższa niż przy szkoleniu stacjonarnym.
Co grozi pracodawcy za brak szkolenia BHP lub obciążenie pracownika jego kosztami?
Za brak szkolenia BHP grozi mandat PIP do 2000 zł (do 5000 zł przy recydywie) lub grzywna sądowa do 30 000 zł. Nieuprawione obciążenie pracownika kosztami szkolenia również może być przedmiotem interwencji PIP. W razie wypadku przy pracy brak szkolenia BHP zwiększa odpowiedzialność cywilną pracodawcy za szkodę wyrządzoną pracownikowi.
Źródła i aktualność informacji
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 z późn. zm.) — w szczególności art. 87, art. 94 pkt 4 oraz art. 237³
- Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. 2004 nr 180 poz. 1860 z późn. zm.)
- Państwowa Inspekcja Pracy — pip.gov.pl
- Centralny Instytut Ochrony Pracy — Państwowy Instytut Badawczy (CIOP-PIB) — ciop.pl
Artykuł zaktualizowano pod stan prawny na 2026 rok. Przed podjęciem decyzji w indywidualnych sprawach zweryfikuj aktualne brzmienie przepisów lub skonsultuj się ze specjalistą BHP.
