Kto płaci za szkolenie BHP pracownika? Umowa o pracę, zlecenie i B2B

Kto płaci za obowiązkowe szkolenie BHP — pracodawca czy pracownik? Przy umowie o pracę zasady są jednoznaczne i wynikają wprost z Kodeksu pracy. Przy umowie zlecenia i współpracy B2B nie obowiązuje ta sama automatyczna reguła — znaczenie mają rodzaj pracy, występujące zagrożenia oraz postanowienia umowy. Ogólne zasady dotyczące rodzajów, terminów, form i dokumentowania szkoleń omawiamy w artykule Szkolenie BHP – kompletny przewodnik; tutaj skupiamy się wyłącznie na finansowaniu szkolenia BHP przy umowie o pracę, umowie zlecenia i współpracy B2B.

Kto płaci za szkolenie BHP — tabela decyzyjna

Podstawa prawna finansowania szkolenia BHP

Obowiązek szkoleniowy pracodawcy wynika z Kodeksu pracy. Art. 237³ § 2 nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikowi przeszkolenia w zakresie bhp przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenia szkoleń okresowych. Art. 237³ § 3 rozstrzyga kwestię finansowania i czasu trwania szkolenia — wskazuje, że odbywa się ono w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Dodatkowo art. 207 § 2¹ Kodeksu pracy stanowi, że koszty działań podejmowanych przez pracodawcę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy nie mogą w żaden sposób obciążać pracowników.

Przy umowie zlecenia i współpracy B2B te przepisy nie mają zastosowania wprost — właściwe dla tych form współpracy zasady omawiamy w dalszych częściach artykułu.

Kto płaci za szkolenie BHP przy umowie o pracę?

Przy umowie o pracę wymagane przepisami szkolenie BHP — wstępne lub okresowe — organizuje i finansuje pracodawca. Zakres obowiązku, w tym wyjątki dotyczące części pracowników administracyjno-biurowych, nie zmienia zasady finansowania: jeżeli szkolenie jest wymagane, jego koszt ponosi pracodawca. W przypadkach wskazanych w § 11 rozporządzenia w sprawie szkolenia bhp — np. przy przeniesieniu na stanowisko, na którym występują czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne, albo przy istotnej zmianie warunków techniczno-organizacyjnych — konieczny może być również ponowny instruktaż stanowiskowy, również na koszt pracodawcy.

Pracodawca nie może jednostronnie przenieść tego kosztu na pracownika — ani żądając zapłaty przed rozpoczęciem pracy, ani obciążając go notą czy fakturą za organizację szkolenia. Zasada ta obowiązuje niezależnie od wielkości firmy, branży i stanowiska.

Jakie koszty ponosi pracodawca?

Do kosztów szkolenia BHP, które ponosi pracodawca, zalicza się przede wszystkim:

• opłatę za przeprowadzenie kursu lub instruktażu,
• materiały szkoleniowe niezbędne do realizacji programu,
• koszty wymaganych sprawdzianów lub egzaminów oraz przygotowania dokumentacji potwierdzającej odbycie szkolenia,
• wynagrodzenie pracownika za czas, w którym uczestniczy on w szkoleniu,
• inne koszty organizacyjne niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia szkolenia.

Orientacyjne stawki rynkowe za poszczególne rodzaje szkoleń omawiamy w artykule: ile kosztuje szkolenie BHP.

Czy pracodawca może obciążyć pracownika kosztami szkolenia BHP?

Potrącenie z wynagrodzenia

Pracodawca nie ma podstaw do obciążenia pracownika kosztem obowiązkowego szkolenia BHP. Art. 87 Kodeksu pracy nie pozwala potrącić takiego kosztu bez zgody pracownika, natomiast pisemna zgoda, o której mowa w art. 91, nie tworzy po stronie pracodawcy prawa do żądania zwrotu kosztu. Nie może też służyć obejściu zasad wynikających z art. 207 § 2¹ i art. 237³ § 3 Kodeksu pracy.

Zwrot kosztów po odejściu z pracy

Obowiązkowe szkolenie BHP to ustawowy obowiązek pracodawcy, a nie inwestycja w kwalifikacje pracownika, którą można rozliczyć lub zwrócić. Pracodawca nie powinien uzależniać jego sfinansowania od przepracowania okresu próbnego ani żądać zwrotu kosztu, jeśli pracownik odejdzie z firmy — nawet krótko po zatrudnieniu. Inaczej wygląda sytuacja przy dobrowolnym podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, np. kursach językowych czy szkoleniach niewymaganych przepisami — tam strony mogą zawrzeć odrębną umowę szkoleniową przewidującą zwrot kosztów. Zasady te nie mają jednak zastosowania do obowiązkowego szkolenia bhp.

Jeśli mimo to spotkasz się z żądaniem zapłaty za szkolenie BHP, sprawdź, co zrobić, gdy pracodawca żąda zapłaty za szkolenie BHP.

Kto płaci za szkolenie BHP przy umowie zlecenia?

Przy umowie zlecenia art. 237³ § 3 Kodeksu pracy nie ma zastosowania wprost — dotyczy on pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Zastosowanie mają natomiast art. 304 oraz art. 304¹ w związku z art. 211 Kodeksu pracy.

Zgodnie z art. 304 Kodeksu pracy podmiot organizujący pracę — także przedsiębiorca niebędący pracodawcą — jest obowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki osobom wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli praca odbywa się w jego zakładzie lub w miejscu przez niego wyznaczonym. Art. 304¹ w związku z art. 211 nakłada z kolei na taką osobę obowiązek stosowania się do wymagań bhp określonych przez podmiot organizujący pracę, w tym do udziału w niezbędnym szkoleniu, jeżeli rodzaj pracy i poziom zagrożeń tego wymagają.

W praktyce oznacza to, że:

• samo wykonywanie zlecenia w siedzibie zleceniodawcy nie przesądza automatycznie, że to on finansuje szkolenie na zasadach właściwych dla umowy o pracę;
• konieczność przeszkolenia zależy od rodzaju wykonywanej pracy i faktycznych zagrożeń — nie każde zlecenie wymaga pełnego szkolenia właściwego dla pracowników etatowych;
• organizację i finansowanie takiego szkolenia strony powinny określić w treści umowy;
• brak takich ustaleń nie zwalnia zleceniodawcy z obowiązku zapewnienia bezpiecznych warunków pracy wynikającego z art. 304 Kodeksu pracy.

Kto płaci za szkolenie BHP przy współpracy B2B?

Przedsiębiorca świadczący usługi w modelu B2B nie staje się pracownikiem tylko dlatego, że wykonuje zadania na terenie zakładu kontrahenta — nie obejmują go więc automatycznie przepisy Kodeksu pracy dotyczące szkoleń BHP pracowników etatowych.

Podobnie jak przy zleceniu, zastosowanie mają art. 304 oraz art. 304¹ w związku z art. 211 Kodeksu pracy — obowiązek zapewnienia bezpiecznych warunków spoczywa na podmiocie organizującym pracę, natomiast osoba wykonująca pracę na własny rachunek jest obowiązana stosować się do wymagań bhp obowiązujących w miejscu wykonywania usługi, w tym — jeśli rodzaj pracy i zagrożenia tego wymagają — wziąć udział w niezbędnym szkoleniu lub instruktażu. Kontrahent może uzależnić dopuszczenie do wykonywania usługi na swoim terenie od takiego przygotowania.

Sposób organizacji i finansowania szkolenia powinien wynikać z treści zawartej umowy. Nie istnieje jedna ustawowa zasada nakazująca zawsze obciążać kosztem jedną konkretną stronę.

Co, jeśli zlecenie lub B2B ma cechy stosunku pracy?

Nazwa umowy — zlecenie, kontrakt B2B czy inna umowa cywilnoprawna — nie przesądza sama w sobie o charakterze współpracy. Znaczenie mają faktyczne warunki jej wykonywania: czy praca odbywa się w stałym miejscu i czasie wyznaczonym przez zlecającego, czy osoba wykonująca pracę podlega jego bieżącym poleceniom i kierownictwu.

Jeżeli takie cechy przeważają, sytuacja może zostać oceniona jako faktyczne zatrudnienie pracownicze — niezależnie od nazwy zawartej umowy. Wyniku takiej oceny nie da się jednak z góry przesądzić dla konkretnego przypadku — zależy on od całokształtu okoliczności i jest weryfikowany indywidualnie, m.in. przez Państwową Inspekcję Pracy lub sąd pracy. Jeśli masz wątpliwości, warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.

Czy szkolenie BHP odbywa się w czasie pracy?

Obowiązkowe szkolenie BHP powinno zostać zaplanowane w czasie pracy — pracownikowi przysługuje za ten czas wynagrodzenie.

Jeżeli przypada poza normalnym rozkładem czasu pracy, również w dniu pierwotnie wolnym, czas szkolenia należy rozliczyć zgodnie z przepisami o czasie pracy. Pracownik nie może odbywać obowiązkowego szkolenia bez wynagrodzenia ani później odrabiać czasu przeznaczonego na szkolenie. Więcej na ten temat: czy szkolenie BHP jest wliczane do czasu pracy.

Czy forma online zmienia zasady finansowania szkolenia?

Forma prawidłowo przeprowadzonego szkolenia nie zmienia zasad finansowania. Jeżeli przepisy dopuszczają szkolenie online dla danej grupy pracowników i danego rodzaju szkolenia, koszt nadal w całości ponosi pracodawca — tak samo jak przy formie stacjonarnej.

Nie każdy rodzaj szkolenia BHP można jednak przeprowadzić online — wymogi dotyczące poszczególnych grup stanowisk i rodzajów szkoleń określają przepisy szczegółowe. Zasady doboru formy szkolenia opisujemy w artykule: czy szkolenie BHP można zrobić online.

Dokumentacja po szkoleniu BHP

Po zakończeniu szkolenia BHP powinna powstać odpowiednia dokumentacja — niezależnie od tego, czy pracodawca przeprowadza je samodzielnie, czy zleca firmie zewnętrznej:

• karta szkolenia wstępnego bhp — przechowywana w części B akt osobowych pracownika;
• odpis zaświadczenia o ukończeniu szkolenia okresowego — również przechowywany w części B akt osobowych, natomiast oryginał zaświadczenia otrzymuje sam uczestnik szkolenia;
• dokumentacja własna organizatora szkolenia okresowego, w tym materiały związane z egzaminem przeprowadzanym przed powołaną przez niego komisją.

Instruktaż stanowiskowy kończy się natomiast sprawdzianem wiedzy i umiejętności, a nie egzaminem przed komisją. Za dokumentację potwierdzającą szkolenie pracownika oraz jej prawidłowe przechowywanie w aktach osobowych odpowiada pracodawca. Organizator szkolenia okresowego odpowiada natomiast za prowadzoną przez siebie dokumentację przebiegu szkolenia i egzaminu. Pełną listę wymaganych dokumentów znajdziesz w artykule: dokumentacja po szkoleniu BHP.

Podsumowanie

Przy umowie o pracę zasada jest jasna: obowiązkowe szkolenie BHP zawsze organizuje i finansuje pracodawca, w czasie pracy i bez możliwości przerzucenia kosztu na pracownika. Przy umowie zlecenia i współpracy B2B nie obowiązuje ta sama, automatyczna zasada — o tym, czy szkolenie jest wymagane i kto je finansuje, decydują rodzaj pracy, występujące zagrożenia oraz zapisy zawartej umowy.

Jeżeli faktyczny charakter współpracy zbliża się do stosunku pracy, warto zweryfikować sytuację indywidualnie, zamiast opierać się wyłącznie na nazwie zawartej umowy. Szerszy kontekst obowiązków szkoleniowych w BHP znajdziesz w naszym kompletnym przewodniku po szkoleniach BHP.

Najczęściej zadawane pytania