Kiedy pracodawca musi zapewnić szkolenie BHP? Terminy i wyjątki

Artykuł zweryfikowano według stanu prawnego na 10 sierpnia 2026 r.

Pracodawca musi zapewnić szkolenie BHP przed dopuszczeniem nowego pracownika do pracy, przy zmianie stanowiska wymagającej instruktażu stanowiskowego oraz cyklicznie — w ramach szkolenia okresowego. Nie każdy z tych obowiązków powstaje bezwarunkowo: przepisy przewidują konkretne wyjątki, m.in. przy kolejnej umowie na tym samym stanowisku i dla części pracowników administracyjno-biurowych.

Ten artykuł koncentruje się wyłącznie na zdarzeniach uruchamiających obowiązek szkoleniowy. Szerszy przegląd wszystkich obowiązków pracodawcy w zakresie BHP znajdziesz w artykule obowiązki pracodawcy w zakresie BHP.

Kiedy powstaje obowiązek szkoleniowy — tabela decyzyjna

Szkolenie przy zatrudnianiu nowego pracownika

Zasada: pracodawca musi zapewnić pracownikowi szkolenie BHP przed dopuszczeniem go do pracy (art. 237³ § 2 Kodeksu pracy). Obejmuje to instruktaż ogólny oraz — na stanowiskach wskazanych w § 11 ust. 1 rozporządzenia — instruktaż stanowiskowy.

Kiedy nie trzeba powtarzać szkolenia przed kolejną umową

Zgodnie z art. 237³ § 2 Kodeksu pracy ponowne szkolenie przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane, jeżeli pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u tego samego pracodawcy bezpośrednio przed zawarciem kolejnej umowy o pracę. To wyjątek dotyczący konkretnej sytuacji — nie ogólna zasada obejmująca każdą kolejną umowę czy każdy rodzaj zatrudnienia, w tym umowy cywilnoprawne.

Kiedy trzeba przeprowadzić instruktaż stanowiskowy

Instruktaż stanowiskowy przeprowadza się przed dopuszczeniem do wykonywania pracy na określonym stanowisku m.in. pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym oraz innym, na którym występuje narażenie na działanie czynników szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych lub niebezpiecznych, a także pracownika przenoszonego na takie stanowisko (§ 11 ust. 1 rozporządzenia).

Instruktaż stanowiskowy trzeba przeprowadzić ponownie także w razie wprowadzenia na takim stanowisku zmian warunków techniczno-organizacyjnych — w szczególności zmiany procesu technologicznego, zmiany organizacji stanowisk pracy, wprowadzenia substancji o działaniu szkodliwym albo niebezpiecznym oraz nowych lub zmienianych narzędzi, maszyn i innych urządzeń (§ 11 ust. 3). Nie oznacza to, że każda taka zmiana unieważnia całe dotychczasowe szkolenie okresowe pracownika — powoduje obowiązek nowego instruktażu stanowiskowego, a nie ponownego szkolenia okresowego.

Instruktaż stanowiskowy prowadzi pracodawca albo wyznaczona przez niego osoba kierująca pracownikami, jeśli mają odpowiednie kwalifikacje, doświadczenie zawodowe i przeszkolenie w zakresie metod prowadzenia instruktażu. Pełne zasady dotyczące tego, kto może prowadzić poszczególne rodzaje szkoleń, opisujemy w artykule kto może prowadzić szkolenie BHP w firmie.

Kiedy trzeba zapewnić pierwsze szkolenie okresowe

Pierwsze szkolenie okresowe pracodawców i innych osób kierujących pracownikami przeprowadza się do 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na takim stanowisku. Dla pozostałych grup wskazanych w § 14 ust. 2 pkt 2–6 rozporządzenia — do 12 miesięcy (§ 15 ust. 4).

Z pierwszego szkolenia okresowego może być zwolniona osoba, która przedłoży aktualne zaświadczenie potwierdzające odbycie u innego pracodawcy wymaganego szkolenia okresowego w okresie właściwym dla przeprowadzenia pierwszego szkolenia albo odbyła w tym okresie szkolenie okresowe wymagane dla innej grupy stanowisk, jeżeli jego program uwzględniał zakres tematyczny wymagany programem szkolenia okresowego obowiązującym na nowym stanowisku pracy (§ 15 ust. 5 rozporządzenia).

Jak często powtarzać szkolenia okresowe

Częstotliwość zależy od grupy stanowisk:

• stanowiska robotnicze — nie rzadziej niż raz na 3 lata;
• stanowiska robotnicze, na których wykonywane są prace szczególnie niebezpieczne — nie rzadziej niż raz w roku;
• pracodawcy, osoby kierujące pracownikami, pracownicy inżynieryjno-techniczni, służba BHP i pozostałe grupy objęte § 15 ust. 2 — nie rzadziej niż raz na 5 lat;
• pracownicy administracyjno-biurowi, jeżeli szkolenie okresowe jest w ich przypadku wymagane — nie rzadziej niż raz na 6 lat.

Ramowy program szkolenia okresowego pracowników administracyjno-biurowych przewiduje przy tym minimum 8 godzin lekcyjnych po 45 minut. Szczegółowe terminy i sposób ich liczenia opisujemy w artykule kiedy trzeba powtórzyć szkolenie BHP.

Praktyczne aspekty organizowania samych szkoleń opisujemy w artykule jak prowadzić szkolenia BHP w firmie.

Wyjątek dla pracowników administracyjno-biurowych

Szkolenie okresowe pracownika administracyjno-biurowego nie jest wymagane, jeżeli łącznie spełnione są dwa warunki: przeważająca działalność pracodawcy należy do grupy, dla której ustalono kategorię ryzyka nie wyższą niż trzecia, oraz z oceny ryzyka zawodowego nie wynika konieczność przeprowadzenia szkolenia (art. 237³ § 2²–2⁴ Kodeksu pracy).

Jeżeli działalność pracodawcy zostanie zakwalifikowana do kategorii ryzyka wyższej niż trzecia albo ocena ryzyka wykaże konieczność szkolenia, trzeba je przeprowadzić w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy — odpowiednio od ustalenia wyższej kategorii ryzyka albo od dokonania oceny ryzyka. Pracodawca nie może samodzielnie, uznaniowo wydłużyć cyklu szkoleń tej grupy ponad ustawowe 6 lat.

Praca zdalna i szkolenie elektroniczne

Zgodnie z art. 67³¹ § 2 Kodeksu pracy, jeżeli praca zdalna osoby przyjmowanej na stanowisko administracyjno-biurowe została uzgodniona już przy zawieraniu umowy o pracę, całe szkolenie wstępne tej osoby może zostać przeprowadzone za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Wyjątek ten nie obejmuje pracy zdalnej uzgodnionej dopiero w trakcie zatrudnienia ani pracowników innych stanowisk.

Niezależnie od tego, dla części grup stanowisk szkolenie okresowe może odbywać się w formie samokształcenia kierowanego wykorzystującego internet — pod warunkiem zapewnienia materiałów oraz konsultacji z osobami spełniającymi wymagania dla wykładowców, a także zakończenia egzaminem. Szkolenie okresowe pracowników na stanowiskach robotniczych odbywa się w formie instruktażu, a nie samokształcenia kierowanego. Pełne zasady legalności takich szkoleń opisujemy w artykule czy PIP uznaje szkolenia BHP online.

Zleceniobiorcy i samozatrudnieni

Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą bez pracowników nie jest pracodawcą tylko dlatego, że prowadzi działalność — nie powstaje więc automatycznie obowiązek odbycia szkolenia właściwego dla pracodawców.

Wobec osób wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy zastosowanie może mieć art. 304 Kodeksu pracy, zobowiązujący pracodawcę lub podmiot organizujący pracę do zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków. Dobór odpowiednich działań — w tym ewentualnego szkolenia — zależy od rodzaju pracy, miejsca jej wykonywania i występujących zagrożeń, a nie z jednej, sztywnej reguły identycznej jak dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę.

Dokumentowanie szkolenia po zmianach z 2025 r.

Od 12 grudnia 2025 r. potwierdzenia dotyczące instruktażu mogą być składane w postaci papierowej albo elektronicznej. Przy potwierdzeniu elektronicznym pracodawca dokonuje odpowiedniej adnotacji w karcie szkolenia wstępnego i dołącza dokument elektroniczny albo jego odwzorowanie.

Ukończenie szkolenia potwierdza zaświadczenie o ukończeniu szkolenia — nie „certyfikat”. Pełny opis dokumentów powstających po szkoleniu oraz sposobu sprawdzania ich aktualności znajdziesz w artykule jak sprawdzić ważność szkolenia BHP.

Checklista pracodawcy

Poniższa checklista pomaga ustalić, czy w konkretnej sytuacji powstał obowiązek szkoleniowy. Pełny przebieg kontroli PIP w tym zakresie opisujemy w artykule jak wygląda kontrola PIP krok po kroku.

• Czy nowy pracownik zajmuje to samo stanowisko, które zajmował bezpośrednio przed poprzednią umową u tego samego pracodawcy?
• Czy stanowisko wymaga instruktażu stanowiskowego zgodnie z § 11 ust. 1 rozporządzenia?
• Czy na stanowisku objętym § 11 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia wprowadzono zmiany techniczno-organizacyjne wymagające ponownego instruktażu stanowiskowego?
• Czy upłynął termin pierwszego szkolenia okresowego — 6 czy 12 miesięcy, zależnie od grupy?
• Czy zbliża się termin kolejnego szkolenia okresowego, właściwy dla danej grupy stanowisk?
• Czy pracownik administracyjno-biurowy spełnia oba warunki zwolnienia ze szkolenia okresowego?
• Czy praca zdalna została uzgodniona przy zawieraniu umowy, czy dopiero w jej trakcie?

Nieprzestrzeganie obowiązków szkoleniowych może wiązać się z odpowiedzialnością wykroczeniową z art. 283 § 1 Kodeksu pracy — grzywną od 2000 do 60 000 zł. Zastosowany środek prawny zależy od ustaleń inspektora i przebiegu postępowania, a nie jest nakładany automatycznie. Szczegółowo opisujemy to w artykule co grozi pracodawcy za brak szkolenia BHP.

Źródła

• Art. 237³ § 2 i § 2²–2⁴, art. 67³¹ § 2–3, art. 67³³ § 2, art. 304 oraz art. 283 § 1 Kodeksu pracy — Kodeks pracy — aktualny tekst ustawy
• Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jednolity) — w szczególności § 11 ust. 1 i 3, § 14 ust. 2, § 15 ust. 1, 2, 4 i 5
• Rozporządzenie z dnia 24 listopada 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP — elektroniczne potwierdzanie instruktażu, obowiązujące od 12 grudnia 2025 r.

Przepisy dotyczące szkoleń BHP mogą się zmieniać — w razie wątpliwości warto skonsultować się ze specjalistą BHP. Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

FAQ

Kiedy pracodawca musi zapewnić szkolenie BHP?

Przede wszystkim przed dopuszczeniem nowego pracownika do pracy, przy przeniesieniu na stanowisko wymagające instruktażu stanowiskowego oraz cyklicznie w ramach szkolenia okresowego. Terminy i wyjątki zależą od konkretnej sytuacji i grupy stanowisk.

Czy przy kolejnej umowie trzeba ponownie przeprowadzić szkolenie wstępne?

Nie zawsze. Zgodnie z art. 237³ § 2 Kodeksu pracy nie jest to wymagane, jeżeli pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u tego samego pracodawcy bezpośrednio przed zawarciem kolejnej umowy o pracę.

Kiedy zmiana stanowiska wymaga instruktażu stanowiskowego?

Instruktaż stanowiskowy jest wymagany m.in. przy przeniesieniu na stanowisko robotnicze lub inne, na którym występuje narażenie na czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne. Ponowny instruktaż przeprowadza się również po zmianach techniczno-organizacyjnych na takim stanowisku, np. po wprowadzeniu nowych maszyn lub narzędzi (§ 11 ust. 1 i 3 rozporządzenia).

W jakim terminie trzeba przeprowadzić pierwsze szkolenie okresowe?

Dla pracodawców i innych osób kierujących pracownikami — do 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku. Dla pozostałych grup wskazanych w § 14 ust. 2 pkt 2–6 rozporządzenia — do 12 miesięcy.

Czy każdy pracownik biurowy musi odbywać szkolenie okresowe?

Nie zawsze. Szkolenie okresowe pracownika administracyjno-biurowego nie jest wymagane, jeżeli przeważająca działalność pracodawcy mieści się w kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia i jednocześnie ocena ryzyka zawodowego nie wskazuje na konieczność szkolenia (art. 237³ § 2²–2⁴ Kodeksu pracy).

Czy szkolenie wstępne pracownika zdalnego może odbyć się online?

Tak, w ściśle określonym przypadku: jeżeli praca zdalna osoby przyjmowanej na stanowisko administracyjno-biurowe została uzgodniona już przy zawieraniu umowy o pracę, całe szkolenie wstępne może zostać przeprowadzone elektronicznie (art. 67³¹ § 2 Kodeksu pracy).

Czy pracownik zdalny na stanowisku administracyjno-biurowym może być zwolniony ze szkolenia okresowego?

Co do zasady nie. W przypadku wykonywania pracy zdalnej nie stosuje się zwolnienia ze szkolenia okresowego przewidzianego w art. 237³ § 2² Kodeksu pracy dla części pracowników administracyjno-biurowych. Zastrzeżenie to nie obejmuje okazjonalnej pracy zdalnej, do której stosuje się odrębne zasady.