Karta szkolenia wstępnego BHP – jak prawidłowo wypełnić

Kartę szkolenia wstępnego BHP wypełnia się na urzędowym wzorze stanowiącym załącznik nr 2 do rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy – w kolejności: oznaczenie pracodawcy, imię i nazwisko osoby odbywającej szkolenie, nazwa komórki organizacyjnej, część dotycząca instruktażu ogólnego oraz część dotycząca instruktażu stanowiskowego (w której wpisuje się również stanowisko pracy). Odbycie obu instruktaży potwierdza osoba szkolona, natomiast przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego i dopuszczenie do pracy na określonym stanowisku potwierdza kierownik komórki organizacyjnej. W postaci papierowej służą temu podpis osoby szkolonej oraz data i podpis kierownika; przy potwierdzeniu elektronicznym pracodawca umieszcza w odpowiednich miejscach karty adnotacje i dołącza dokumenty elektroniczne zawierające wymagane potwierdzenia albo ich odwzorowania. Poniżej pokazujemy krok po kroku, co wpisać w każdym polu zgodnie z aktualnym wzorem, jak wygląda to na przykładzie oraz gdzie przechowywać kartę.

Karta szkolenia wstępnego to dokument, w którym pracodawca odnotowuje odbycie przez pracownika instruktażu ogólnego oraz – jeśli jest wymagany na danym stanowisku – instruktażu stanowiskowego, wraz z potwierdzeniem dopuszczenia do pracy. Zakłada się ją przy nawiązywaniu stosunku pracy, przed rozpoczęciem przez pracownika pracy na danym stanowisku. Karta nie zastępuje faktycznego przeprowadzenia instruktażu – jest wyłącznie dowodem tego, że się odbył.

Szersze omówienie rodzajów, terminów i zasad organizacji szkoleń znajdziesz w materiale Szkolenie BHP – kompletny przewodnik. Tutaj koncentrujemy się wyłącznie na prawidłowym wypełnieniu, potwierdzeniu i przechowywaniu karty szkolenia wstępnego.

Kolejność instruktażu ogólnego i stanowiskowego oraz przebieg całego procesu opisujemy w artykule szkolenie wstępne BHP krok po kroku.

Jaki wzór karty szkolenia wstępnego jest aktualny

Aktualnie obowiązujący wzór karty szkolenia wstępnego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Załącznik nr 1 zawiera ramowe programy szkolenia, a załącznik nr 3 – wzór zaświadczenia o ukończeniu szkolenia w dziedzinie bhp, wydawanego po szkoleniu okresowym, a nie po szkoleniu wstępnym.

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 listopada 2025 r., obowiązujące od 12 grudnia 2025 r., zmieniło zasady potwierdzania odbycia i przeprowadzenia instruktażu opisane w § 12 rozporządzenia – nie zmieniło natomiast załącznika nr 2 ani układu pól samego formularza. Karty wydrukowane przed tą datą nie stały się przez to nieaktualne; nieaktualne bywają jedynie starsze poradniki opisujące wyłącznie papierowy podpis jako jedyny sposób potwierdzenia.

Z tego względu nie warto korzystać z kart pobranych z przypadkowych stron internetowych, zwłaszcza samodzielnie zmodyfikowanych lub dodających pola, których wzór urzędowy nie przewiduje. Podstawą powinien być wyłącznie tekst rozporządzenia i jego załącznik opublikowany w Dzienniku Ustaw – odwołania znajdują się w sekcji „Podstawa prawna i źródła” na końcu artykułu. Wiążące są pola, ich treść i kolejność wynikające z załącznika nr 2; poniższe omówienie i tabela opisują tę treść w kolejności występowania we wzorze, bez przesądzania o szczegółach czysto graficznych (np. dokładnej szerokości rubryk), których przepisy nie regulują.

Jak wypełnić kartę szkolenia wstępnego – pole po polu

Oznaczenie pracodawcy, dane pracownika i komórka organizacyjna

W górnej części urzędowego wzoru wpisuje się oznaczenie pracodawcy, imię i nazwisko osoby odbywającej szkolenie oraz nazwę komórki organizacyjnej, w której osoba ta będzie wykonywała pracę. Nazwę należy podać zgodnie ze strukturą obowiązującą u pracodawcy, np. „Dział Księgowości” albo „Wydział Produkcji”. Oznaczenie pracodawcy powinno pozwalać go jednoznacznie zidentyfikować – przepisy nie określają jednak zamkniętego katalogu danych, które musi ono zawierać.

W tej części wzoru nie występuje osobne pole na stanowisko pracy. Nazwę stanowiska wpisuje się w części dotyczącej instruktażu stanowiskowego.

Część I – instruktaż ogólny

W części dotyczącej instruktażu ogólnego wpisuje się datę jego przeprowadzenia oraz imię i nazwisko osoby, która instruktaż przeprowadziła. Jeżeli instruktaż prowadzi w imieniu pracodawcy podmiot zewnętrzny, w polu tym nadal wpisuje się imię i nazwisko konkretnej osoby prowadzącej – nazwa firmy szkoleniowej nie zastępuje tego pola. Odbycie instruktażu potwierdza podpisem osoba szkolona; przy potwierdzeniu elektronicznym adnotację w tym miejscu umieszcza pracodawca, dołączając do karty dokument elektroniczny zawierający to potwierdzenie. Instruktaż ogólny to dopiero pierwszy etap szkolenia wstępnego; jego zakres i wymagania wobec prowadzącego opisuje artykuł Instruktaż ogólny BHP – kto może prowadzić, ile trwa i co obejmuje.

Część II – instruktaż stanowiskowy

W części dotyczącej instruktażu stanowiskowego wpisuje się stanowisko pracy, datę przeprowadzenia instruktażu – kończącego się sprawdzianem wiedzy i umiejętności, który jest podstawą dopuszczenia do pracy – oraz imię i nazwisko osoby prowadzącej. Odbycie instruktażu potwierdza podpisem osoba szkolona, a kierownik komórki organizacyjnej wpisuje datę i składa podpis w przeznaczonym dla niego polu. Przy potwierdzeniu elektronicznym adnotacje w tych miejscach umieszcza pracodawca, dołączając do karty dokumenty elektroniczne zawierające potwierdzenia. Zgodnie z § 12 ust. 1 rozporządzenia jeden wpis kierownika dokumentuje jednocześnie przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego i dopuszczenie pracownika do pracy na tym stanowisku – nie są to dwa osobne podpisy.

Wzór przewiduje drugi blok tej części, oznaczony „2)”, przeznaczony do wypełnienia w przypadkach wskazanych w przypisie do formularza – obejmujących sytuacje z § 11 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 2 i 3 rozporządzenia, m.in. wykonywanie pracy na więcej niż jednym stanowisku. Jeżeli liczba wymaganych instruktaży przekracza miejsce przewidziane we wzorze, każdy z nich i tak musi zostać udokumentowany z zachowaniem wszystkich elementów urzędowego wzoru – techniczny sposób prowadzenia dalszej dokumentacji ustala się w ramach przyjętych u pracodawcy zasad, ponieważ przepisy nie przewidują w tym zakresie odrębnego, nazwanego dokumentu. Pełny przebieg instruktażu stanowiskowego, w tym zasady jego powtarzania, opisuje artykuł Instruktaż stanowiskowy BHP – kto prowadzi, kiedy powtórzyć i jak udokumentować.

Pole – co wpisać – kto potwierdza

Przykład wypełnionej karty szkolenia wstępnego

Powyższe dane wypełniają samą kartę. Osobno, poza formularzem: Anna Wierzbicka faktycznie rozpoczęła wykonywanie pracy na stanowisku specjalisty ds. rozliczeń 8 października 2026 r. Instruktaż stanowiskowy, sprawdzian oraz dopuszczenie do pracy zostały zakończone dzień wcześniej. Wzór karty nie zawiera osobnego pola „dopuszczony od dnia” – dopuszczenie dokumentuje data i podpis kierownika przy oświadczeniu o przeprowadzeniu instruktażu stanowiskowego i dopuszczeniu do pracy.

Kto potwierdza instruktaż – role, których nie wolno mylić

Zgodnie z § 12 ust. 1 rozporządzenia odbycie instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego potwierdza osoba szkolona, natomiast przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie do wykonywania pracy na określonym stanowisku potwierdza kierownik komórki organizacyjnej. Jak wyżej wskazano, jest to jedno potwierdzenie o podwójnej funkcji, a nie dwa osobne podpisy.

W karcie funkcjonują trzy role: osoba odbywająca szkolenie, osoba przeprowadzająca instruktaż ogólny lub stanowiskowy (wpisywana z imienia i nazwiska) oraz kierownik komórki organizacyjnej. Jeżeli instruktaż stanowiskowy prowadzi sam kierownik, wypełnia się osobno pole osoby prowadzącej i pole jego potwierdzenia jako kierownika – to dwie różne funkcje tej samej osoby, nie zdublowany wpis.

Karty szkolenia wstępnego nie należy nazywać ani traktować zamiennie z zaświadczeniem czy certyfikatem – to odrębny dokument, właściwy wyłącznie dla szkolenia wstępnego. Zaświadczenie wydaje się po szkoleniu okresowym, co opisuje artykuł Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego BHP.

Jakie daty wpisać i jak zachować chronologię

Przy każdej czynności wpisuje się rzeczywistą datę jej przeprowadzenia, a nie datę zawarcia umowy czy planowane rozpoczęcie pracy. Instruktaż stanowiskowy kończy się sprawdzianem wiedzy i umiejętności, który stanowi podstawę dopuszczenia do pracy na danym stanowisku – pracownik nie może zostać do niej dopuszczony przed zakończeniem instruktażu i tego sprawdzianu.

Dopuszczenie pracownika do pracy musi nastąpić po zakończeniu instruktażu stanowiskowego i pozytywnym sprawdzianie, a przed rozpoczęciem wykonywania pracy na danym stanowisku – może to nastąpić tego samego dnia co instruktaż stanowiskowy, ale nie musi. Nie wolno wpisywać dat „wstecz” ani tworzyć zapisów niezgodnych z rzeczywistym przebiegiem szkolenia.

W karcie szkolenia wstępnego nie ma i nie należy wpisywać żadnego „terminu ważności”. Data pierwszego szkolenia okresowego, planowana odrębnie, nie jest terminem ważności karty ani certyfikatem – to dwie różne kwestie regulowane różnymi przepisami.

Potwierdzenie w postaci elektronicznej

Dokumentacja pracownicza – w tym karta szkolenia wstępnego – może być prowadzona i przechowywana elektronicznie na zasadach wynikających z Kodeksu pracy i przepisów o dokumentacji pracowniczej. To odrębne zagadnienie od tego, czy same potwierdzenia na karcie mają postać elektroniczną: niezależnie od formy prowadzenia reszty dokumentacji, od 12 grudnia 2025 r. § 12 rozporządzenia pozwala składać wymagane na karcie potwierdzenia elektronicznie.

Przy potwierdzeniu elektronicznym to pracodawca umieszcza w miejscu przeznaczonym na podpis osoby szkolonej albo w polu daty i podpisu kierownika odpowiednią adnotację, a do karty dołącza dokument lub dokumenty elektroniczne zawierające wymagane potwierdzenie (albo jego odwzorowanie). Przepis nie wprowadza zamkniętej listy dopuszczalnych technologii, wymaga jednak, aby dołączony dokument rzeczywiście zawierał potwierdzenie danej czynności.

Dokument elektroniczny powinien zawierać jednoznaczne potwierdzenie wymaganej czynności oraz umożliwiać ustalenie osoby i daty jego złożenia. Sam zapis logowania, obecności na platformie albo ukończenia materiału nie powinien być automatycznie utożsamiany z wymaganym potwierdzeniem, jeżeli nie zawiera odpowiedniego oświadczenia.

Papierowa karta przekształcana w dokumentację elektroniczną

Inaczej wygląda sytuacja, w której już podpisaną papierową kartę pracodawca chce później przenieść do elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Samo zeskanowanie papierowej karty nie kończy wtedy prawidłowego przekształcenia dokumentacji – odwzorowanie cyfrowe należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy albo osoby przez niego upoważnionej, lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, potwierdzającymi zgodność odwzorowania z dokumentem papierowym. Zwykły skan czy zdjęcie karty bez takiego potwierdzenia pozostaje jedynie kopią pomocniczą.

Jak poprawić błąd w karcie szkolenia wstępnego

Przepisy o szkoleniu bhp nie określają odrębnej techniki poprawiania pomyłek w papierowej karcie. Dobrą praktyką dokumentacyjną – a nie dosłownym obowiązkiem wynikającym z § 12 – jest przekreślenie błędnego wpisu w sposób pozwalający go odczytać, wpisanie obok prawidłowej treści oraz oznaczenie poprawki datą i podpisem osoby dokonującej korekty. Nie zaleca się zamazywania, wycierania ani zaklejania błędnego zapisu korektorem.

W dokumentacji elektronicznej nie należy naśladować ręcznej korekty papierowej – istotne jest tam zachowanie integralności, wiarygodności i historii zmian zgodnie z przyjętymi u pracodawcy zasadami prowadzenia dokumentacji, tak aby było wiadomo, jaka była pierwotna treść oraz kto i kiedy dokonał poprawki. Brak wymaganego potwierdzenia nie jest błędem czysto estetycznym i należy go jak najszybciej uzupełnić.

Gdzie przechowywać kartę szkolenia wstępnego

Kartę szkolenia wstępnego przechowuje się w części B akt osobowych pracownika. Jeżeli zastosowano potwierdzenia elektroniczne, razem z kartą przechowuje się dołączone dokumenty elektroniczne zawierające potwierdzenia albo ich odwzorowania.

Co do zasady dokumentację pracowniczą przechowuje się przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał; dla stosunków pracy nawiązanych przed 2019 r. mogą obowiązywać odmienne zasady, a w przypadkach wskazanych w przepisach okres ten może ulec wydłużeniu. Pełne zestawienie tych zasad wraz z listą pozostałych dokumentów tworzonych po szkoleniach bhp opisuje artykuł Jak wygląda dokumentacja po szkoleniu BHP? Lista obowiązkowych dokumentów.

Pracownik może złożyć wniosek o wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej na zasadach określonych w Kodeksie pracy.

Checklista: czy karta jest gotowa do wpięcia w akta

Najczęstsze pytania o kartę szkolenia wstępnego BHP

Kto potwierdza odbycie szkolenia na karcie?

Odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego potwierdza osoba szkolona, natomiast przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie do pracy potwierdza kierownik komórki organizacyjnej. W wersji papierowej służą temu właściwe podpisy oraz data przy potwierdzeniu kierownika. Przy potwierdzeniu elektronicznym pracodawca umieszcza na karcie odpowiednie adnotacje i dołącza dokumenty elektroniczne zawierające potwierdzenia albo ich odwzorowania.

Jaki wzór karty szkolenia wstępnego obowiązuje?

Wzór stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Nowelizacja z 24 listopada 2025 r. zmieniła zasady potwierdzania opisane w § 12, nie zmieniła jednak układu pól formularza.

Czy karta szkolenia wstępnego może być elektroniczna?

Dokumentacja pracownicza może być prowadzona i przechowywana elektronicznie. Niezależnie od tego od 12 grudnia 2025 r. potwierdzenia wymagane na karcie mogą mieć postać elektroniczną. W takim przypadku pracodawca umieszcza w odpowiednim miejscu karty adnotację i dołącza dokument elektroniczny zawierający potwierdzenie pracownika albo kierownika lub jego odwzorowanie.

Jak poprawić błąd w karcie szkolenia wstępnego?

Dobrą praktyką jest przekreślenie błędnego wpisu w sposób pozwalający go odczytać, wpisanie obok prawidłowej treści oraz oznaczenie poprawki datą i podpisem osoby dokonującej korekty. Przepisy o szkoleniu bhp nie narzucają jednej techniki poprawek.

Gdzie przechowuje się kartę szkolenia wstępnego?

W części B akt osobowych pracownika, wraz z ewentualnymi dołączonymi dokumentami elektronicznymi zawierającymi potwierdzenia.

Podstawa prawna i źródła