Stan prawny na 17 sierpnia 2026 r.
Aby zapisać pracownika na szkolenie BHP, pracodawca lub dział HR w praktyce: sprawdza, czy w danej sytuacji szkolenie jest wymagane, ustala jego rodzaj, sprawdza dopuszczalną formę realizacji, wybiera organizatora oraz właściwy program, przekazuje niezbędne dane pracownika, wyznacza termin w czasie pracy i monitoruje jego realizację, a na koniec odbiera właściwy dokument oraz — jeśli to konieczne — ustala termin kolejnego szkolenia. Poniżej opisujemy każdy z tych kroków szczegółowo. Szerszy kontekst przepisów i obowiązków znajdziesz w artykule: kompletny przewodnik po szkoleniach BHP.
Jak zapisać pracownika na szkolenie BHP? Procedura w 7 krokach
| Krok | Co trzeba zrobić | Potrzebne informacje | Rezultat lub dokument |
|---|---|---|---|
| Krok 1 | Sprawdzenie, czy pracownika obejmuje obowiązek szkolenia wstępnego | Rodzaj umowy, stanowisko, ewentualna kontynuacja zatrudnienia | Decyzja: szkolenie wymagane albo zastosowanie ustawowego wyjątku |
| Krok 2 | Ustalenie rodzaju szkolenia (wstępne, okresowe, dodatkowy instruktaż stanowiskowy) | Data zatrudnienia lub data poprzedniego szkolenia, grupa stanowisk | Określony rodzaj i zakres szkolenia |
| Krok 3 | Sprawdzenie dopuszczalnej formy szkolenia | Grupa stanowisk, tryb pracy (stacjonarny lub zdalny) | Forma szkolenia zgodna z przepisami |
| Krok 4 | Wybór organizatora i programu dopasowanego do stanowiska | Branża, rodzaj i warunki wykonywanej pracy | Ustalony organizator i program szkolenia |
| Krok 5 | Przekazanie organizatorowi danych pracownika | Imię i nazwisko, stanowisko, dane pracodawcy, e-mail (jeśli dotyczy) | Zarejestrowany uczestnik szkolenia |
| Krok 6 | Wyznaczenie terminu w czasie pracy i monitorowanie realizacji | Harmonogram pracy pracownika | Odbyte szkolenie w wyznaczonym terminie |
| Krok 7 | Sprawdzenie wyniku i odebranie dokumentu | Wynik sprawdzianu lub egzaminu | Karta szkolenia wstępnego albo zaświadczenie, ewentualnie termin kolejnego szkolenia |
Krok 1. Sprawdź, czy szkolenie jest wymagane
Zanim dopuścisz pracownika do wykonywania pracy, co do zasady musisz zapewnić mu szkolenie wstępne w dziedzinie BHP. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracownik podejmuje kolejne zatrudnienie u tego samego pracodawcy, na tym samym stanowisku, bezpośrednio po poprzedniej umowie o pracę — w takim przypadku ponowne szkolenie wstępne nie jest wymagane.
Ten artykuł dotyczy pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Zasady dotyczące zleceniobiorców i osób współpracujących w ramach B2B rządzą się częściowo innymi regułami i nie są tu automatycznie rozszerzane.
Więcej o samym obowiązku i wyjątkach od niego przeczytasz w artykule: czy szkolenie BHP jest obowiązkowe.
Naruszenie przepisów lub zasad BHP może stanowić wykroczenie zagrożone grzywną od 2000 do 60 000 zł na podstawie art. 283 § 1 Kodeksu pracy. Nie każde uchybienie automatycznie prowadzi do nałożenia kary — zależy to od rodzaju naruszenia i okoliczności sprawy. Więcej na ten temat: jaka kara grozi za brak szkolenia BHP.
Krok 2. Ustal rodzaj szkolenia
Na tym etapie ustal, jakiego szkolenia potrzebuje konkretny pracownik:
- szkolenia wstępnego — gdy dopiero rozpoczyna pracę i nie korzysta z wyjątku opisanego w kroku 1,
- szkolenia okresowego — gdy pracownik jest objęty obowiązkiem szkolenia okresowego i zbliża się termin przeprowadzenia kolejnego szkolenia,
- dodatkowego instruktażu stanowiskowego — gdy pracownik jest przenoszony na stanowisko robotnicze albo inne stanowisko, na którym występuje narażenie na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne, albo gdy na takim stanowisku wprowadza się określone zmiany techniczno-organizacyjne, np. nowe lub zmieniane maszyny, narzędzia czy proces technologiczny.
Pełny opis poszczególnych rodzajów szkoleń znajdziesz w artykule: rodzaje szkoleń BHP. Terminy pierwszego i kolejnych szkoleń okresowych opisujemy osobno: co ile trzeba robić szkolenie BHP.
Szczegółowe przypadki, w których instruktaż stanowiskowy trzeba przeprowadzić po zmianie stanowiska lub warunków pracy, opisujemy w artykule: kiedy trzeba powtórzyć szkolenie BHP przed terminem.
Krok 3. Sprawdź dopuszczalną formę szkolenia
Forma szkolenia zależy od jego rodzaju oraz stanowiska pracownika:
- szkolenie wstępne co do zasady odbywa się w formie instruktażu;
- całe szkolenie wstępne może zostać przeprowadzone za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w szczególnym przypadku osoby przyjmowanej na stanowisko administracyjno-biurowe, jeżeli wykonywanie pracy zdalnej uzgodniono przy zawieraniu umowy o pracę;
- szkolenie okresowe może odbywać się w formie samokształcenia kierowanego tylko dla grup, dla których przepisy dopuszczają tę formę;
- szkolenie okresowe pracowników na stanowiskach robotniczych przeprowadza się w formie instruktażu.
Pełne zasady przeprowadzania szkolenia za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej oraz stosowania samokształcenia kierowanego opisujemy w artykule: czy szkolenie BHP można zrobić online.
Krok 4. Wybierz organizatora i właściwe szkolenie
Za zapewnienie szkolenia odpowiada pracodawca — także wtedy, gdy organizację szkolenia zleca zewnętrznej jednostce, a instruktaże lub zajęcia prowadzą osoby spełniające wymagania właściwe dla swojej roli. Warto rozróżnić:
- pracodawcę — odpowiadającego za zapewnienie pracownikowi szkolenia odpowiedniego do rodzaju wykonywanej pracy;
- organizatora szkolenia — którym może być pracodawca albo, na jego zlecenie, jednostka organizacyjna prowadząca działalność szkoleniową w dziedzinie BHP;
- osobę prowadzącą instruktaż ogólny — może nią być pracownik służby BHP, osoba wykonująca u pracodawcy zadania tej służby, pracodawca wykonujący takie zadania albo pracownik wyznaczony przez pracodawcę, posiadający odpowiednią wiedzę i umiejętności oraz aktualne wymagane szkolenie BHP;
- osoby prowadzące instruktaż lub zajęcia — instruktaż stanowiskowy prowadzi wyznaczona przez pracodawcę osoba kierująca pracownikami albo pracodawca, jeżeli posiada odpowiednie kwalifikacje, doświadczenie zawodowe i przeszkolenie w zakresie metod prowadzenia instruktażu; zajęcia w ramach szkolenia okresowego prowadzą osoby posiadające wiedzę, doświadczenie zawodowe i przygotowanie dydaktyczne właściwe dla realizowanego programu.
Program szkolenia opracowuje pracodawca albo — w porozumieniu z pracodawcą — jednostka organizacyjna prowadząca działalność szkoleniową. Program powinien opierać się na odpowiednim programie ramowym, odpowiadać grupie stanowisk, uwzględniać rodzaj i warunki wykonywanej pracy oraz określać tematykę, formę i czas trwania szkolenia.
Szersze omówienie organizacji systemu szkoleń w firmie znajdziesz w artykule: jak prowadzić szkolenia BHP w firmie. Zobacz też: jak zlecić szkolenie BHP firmie zewnętrznej.
Krok 5. Przygotuj dane potrzebne do zapisania pracownika
Zakres danych, które warto przygotować przed zapisaniem pracownika, zwykle obejmuje:
- imię i nazwisko,
- datę urodzenia, jeżeli jest wymagana do dokumentacji szkolenia,
- stanowisko lub grupę stanowisk,
- rodzaj szkolenia,
- datę zatrudnienia albo datę poprzedniego szkolenia,
- nazwę i dane pracodawcy,
- adres e-mail, jeśli jest potrzebny do utworzenia dostępu do platformy,
- dane do faktury, jeżeli są potrzebne.
To lista praktyczna, a nie zamknięty katalog ustawowy — rzeczywisty zakres zależy od rodzaju szkolenia i sposobu jego organizacji. Zarówno pracodawca, jak i organizator szkolenia nie powinni zbierać danych, które nie są niezbędne do jego przeprowadzenia.
Krok 6. Wyznacz termin i monitoruj ukończenie szkolenia
Zgodnie z art. 237³ § 3 Kodeksu pracy szkolenie BHP odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Fakt, że platforma szkoleniowa jest dostępna całodobowo, nie oznacza, że pracownik może zostać zobowiązany do samodzielnego odbycia szkolenia w czasie prywatnym.
Jeśli szkolenie ma się odbyć poza normalnymi godzinami pracy pracownika, trzeba to zaplanować zgodnie z przepisami dotyczącymi czasu pracy, tak samo jak każde inne zadanie realizowane w tym czasie.
Kto konkretnie ponosi koszty i jak są one rozliczane, opisujemy w artykule: kto płaci za szkolenie BHP. Orientacyjny czas trwania poszczególnych szkoleń znajdziesz tutaj: ile trwa szkolenie BHP. Jeżeli interesują Cię aktualne ceny, sprawdź: ile kosztuje szkolenie BHP.
Krok 7. Sprawdź wynik i odbierz właściwy dokument
Sposób sprawdzenia wiedzy zależy od rodzaju szkolenia:
- instruktaż stanowiskowy kończy się sprawdzianem wiedzy i umiejętności bezpiecznego wykonywania pracy,
- szkolenie okresowe kończy się egzaminem przed komisją powołaną przez organizatora szkolenia.
Dokument, jaki powinieneś otrzymać, również zależy od rodzaju szkolenia: samego szkolenia wstępnego nie dokumentuje się zaświadczeniem — jego odbycie potwierdza karta szkolenia wstępnego. Ukończenie szkolenia okresowego potwierdza natomiast zaświadczenie.
Do części B akt osobowych pracownika trafia karta szkolenia wstępnego oraz odpis zaświadczenia o ukończeniu szkolenia okresowego, natomiast oryginał zaświadczenia otrzymuje sam uczestnik.
Od 12 grudnia 2025 r. wymagane potwierdzenia dotyczące instruktażu mogą mieć postać papierową albo elektroniczną. Przy potwierdzeniu elektronicznym pracodawca zamieszcza odpowiednią adnotację w karcie szkolenia wstępnego i dołącza dokument elektroniczny zawierający potwierdzenie albo jego odwzorowanie.
Pełną listę dokumentów, jakie powinny powstać po szkoleniu, znajdziesz w artykule: jak wygląda dokumentacja po szkoleniu BHP. Gdy nadejdzie czas na kolejne szkolenie okresowe, przyda się: jak sprawdzić ważność szkolenia BHP — szybka metoda.
Checklista przed zapisaniem pracownika
- sprawdzono obowiązek i wyjątki,
- ustalono rodzaj szkolenia,
- przypisano właściwą grupę stanowisk,
- wybrano dopuszczalną formę,
- zweryfikowano organizatora i program,
- zaplanowano szkolenie w czasie pracy,
- ustalono, jaki dokument powinien powstać po szkoleniu.
FAQ – najczęstsze pytania
Kto zapisuje pracownika na szkolenie BHP?
Zapewnienie szkolenia BHP jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym z art. 237³ Kodeksu pracy. W praktyce zapisania pracownika dokonuje pracodawca, dział HR albo wyznaczona osoba — np. specjalista ds. BHP — działająca w jego imieniu.
Jakie dane są potrzebne do zapisania pracownika?
Zwykle potrzebne są imię i nazwisko, stanowisko, rodzaj szkolenia oraz dane pracodawcy; w zależności od formy szkolenia może być też potrzebny adres e-mail lub data poprzedniego szkolenia. Dokładny zakres danych zależy od organizatora i formy szkolenia.
Czy pracownik może sam wybrać i kupić szkolenie?
Obowiązek zapewnienia i sfinansowania szkolenia BHP spoczywa na pracodawcy, dlatego to on decyduje o organizatorze i formie szkolenia. Pracownik nie powinien być zobowiązywany do samodzielnego wyszukiwania czy opłacania szkolenia.
Jaki dokument powstaje po szkoleniu wstępnym, a jaki po okresowym?
Odbycie szkolenia wstępnego potwierdza karta szkolenia wstępnego. Ukończenie szkolenia okresowego potwierdza zaświadczenie wydawane przez organizatora.
Czy szkolenie może odbyć się poza normalnymi godzinami pracy?
Szkolenie BHP odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Jeśli z organizacyjnych względów ma się odbyć poza standardowymi godzinami pracownika, trzeba to rozliczyć zgodnie z przepisami o czasie pracy, a nie traktować jako czas prywatny.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku nietypowych stanowisk, warunków pracy lub form współpracy zakres obowiązków warto ustalić ze specjalistą BHP albo właściwym inspektoratem pracy.
Podstawa prawna i źródła
- Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.) – w szczególności art. 207, art. 237³, art. 67¹⁹, art. 67³¹, art. 283 oraz art. 304–304¹.
- Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 1327) – w szczególności § 1a, § 4–6, § 8–16 oraz załączniki nr 1–3.
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 listopada 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 1640) – zmiany dotyczące papierowego i elektronicznego potwierdzania instruktażu.
- Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2026 r. poz. 473) – zmiana wysokości grzywny określonej w art. 283 § 1 Kodeksu pracy.
- Państwowa Inspekcja Pracy – Szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.
