Jak wygląda dokumentacja po szkoleniu BHP? Lista obowiązkowych dokumentów

Stan prawny: 11 sierpnia 2026 r.

Szkolenie BHP się odbyło — ale jakie dokumenty powinny po nim zostać w firmie, kto je wystawia i gdzie je przechowywać? To pytania, które regularnie pojawiają się w działach kadr, zwłaszcza gdy szkolenie prowadzi firma zewnętrzna albo platforma online.

W tym artykule skupiamy się wyłącznie na dokumentacji, jaka powstaje po szkoleniu BHP — nie na tym, jak często szkolenia trzeba powtarzać, ile kosztują, ani jak wygląda cała procedura ich organizacji. Te tematy omawiamy w osobnych artykułach, do których odsyłamy w odpowiednich miejscach.

Braki w tej dokumentacji mogą zostać ujawnione podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy i utrudniać wykazanie, że pracownik został prawidłowo przeszkolony. To, czy i jaka odpowiedzialność — w tym cywilna lub karna — powstanie w razie wypadku przy pracy, zależy jednak zawsze od konkretnego stanu faktycznego, naruszonego obowiązku i związku przyczynowego, a nie od samego faktu braku jednego dokumentu.

Jeśli chcesz zrozumieć cały proces szkolenia BHP od A do Z, zobacz też: szkolenie BHP — kompletny przewodnik.

⚡ Szybka odpowiedź

Po szkoleniu wstępnym BHP powstaje karta szkolenia wstępnego. Pracownik potwierdza na niej odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego, a przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie do pracy potwierdza kierownik komórki organizacyjnej — w postaci papierowej lub, od 12 grudnia 2025 r., elektronicznej. Po szkoleniu okresowym zakończonym pozytywnym wynikiem egzaminu organizator szkolenia wydaje zaświadczenie o ukończeniu szkolenia. Dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia BHP trafiają do części B akt osobowych pracownika, a organizator szkolenia prowadzi własną dokumentację, w tym rejestr wydanych zaświadczeń.

Jakie dokumenty powstają po szkoleniu BHP?

Zasada: rodzaj dokumentu zależy od rodzaju odbytego szkolenia. Poniższa tabela pokazuje, co powstaje po każdym z nich, kto je sporządza lub wydaje, gdzie trafia i czy dopuszczalna jest forma elektroniczna.

Rodzaj szkolenia	Dokument potwierdzający	Kto sporządza / wydaje	Gdzie jest przechowywany	Forma elektroniczna
Szkolenie wstępne (instruktaż ogólny i — tam, gdzie wymagany — stanowiskowy)	Karta szkolenia wstępnego	Pracownik potwierdza odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego; przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie do pracy potwierdza kierownik komórki organizacyjnej	Akta osobowe pracownika, część B	Tak — od 12.12.2025 r. potwierdzenie może mieć postać elektroniczną (adnotacja w karcie + dołączony dokument elektroniczny lub jego odwzorowanie)
Szkolenie okresowe zakończone pozytywnym wynikiem egzaminu	Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia	Organizator szkolenia	Odpis w aktach osobowych pracownika, część B	Przepisy szkoleniowe nie ustanawiają odrębnego trybu elektronicznego wydawania zaświadczenia; należy odróżnić sposób sporządzenia i podpisania dokumentu od zasad włączania go do elektronicznej dokumentacji pracowniczej
Dokumentacja samego procesu szkolenia (programy, dzienniki zajęć, protokoły egzaminów, rejestr wydanych zaświadczeń)	Dokumentacja organizatora szkolenia	Organizator szkolenia	U organizatora szkolenia	Zależy od organizatora

Karta szkolenia wstępnego — co dokumentuje?

Zasada: karta szkolenia wstępnego potwierdza odbycie instruktażu ogólnego oraz — na stanowiskach objętych § 11 rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP (m.in. stanowiska robotnicze i inne, na których występuje narażenie na czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne) — również instruktażu stanowiskowego. Jest przechowywana w aktach osobowych pracownika.

Zgodnie z aktualnym wzorem określonym w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP, karta zawiera:

• imię i nazwisko osoby odbywającej szkolenie,
• nazwę komórki organizacyjnej,
• dla instruktażu ogólnego: datę jego przeprowadzenia, imię i nazwisko osoby przeprowadzającej instruktaż oraz podpis osoby, której udzielono instruktażu,
• dla instruktażu stanowiskowego: stanowisko pracy, datę (lub dni) przeprowadzenia oraz imię i nazwisko osoby przeprowadzającej instruktaż (jako dane identyfikacyjne — nie jest to tożsame z odrębnym potwierdzeniem lub podpisem tej osoby), podpis pracownika potwierdzający odbycie instruktażu, a także datę i podpis kierownika komórki organizacyjnej, potwierdzające przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego i dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy na danym stanowisku.

Wzór nie przewiduje osobnego pola na datę urodzenia ani odrębnego „oświadczenia" pracownika — sam podpis stanowi potwierdzenie odbycia instruktażu i zapoznania się z przepisami oraz zasadami BHP dotyczącymi wykonywanych prac.

Wyjątek — zmiana od 12 grudnia 2025 r.: zgodnie ze zmienionym § 12 ust. 1 rozporządzenia, pracownik potwierdza odbycie instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego, a kierownik komórki organizacyjnej potwierdza przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku. Od tej daty każde z tych potwierdzeń może mieć postać papierową (podpis na karcie) albo elektroniczną. Przy potwierdzeniu elektronicznym pracodawca umieszcza w karcie odpowiednią adnotację w miejscu przeznaczonym na podpis pracownika lub kierownika komórki organizacyjnej, a do karty dołącza dokument elektroniczny (lub jego odwzorowanie) zawierający to potwierdzenie. Kartę wraz z dołączonymi dokumentami przechowuje się w aktach osobowych pracownika.

Ważne: ta zmiana dotyczy wyłącznie sposobu potwierdzania określonych czynności związanych z instruktażem — nie oznacza ona, że instruktaż ogólny lub stanowiskowy można przeprowadzić w całości zdalnie.

Zaświadczenie po szkoleniu okresowym — kiedy jest wymagane?

Zasada: zaświadczenie o ukończeniu szkolenia wydaje organizator szkolenia po pozytywnym wyniku egzaminu kończącego szkolenie okresowe. Odpis zaświadczenia trafia do akt osobowych uczestnika.

Zgodnie z aktualnym wzorem z załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP, zaświadczenie zawiera m.in.:

• imię i nazwisko oraz datę urodzenia uczestnika,
• pełną nazwę szkolenia (rodzaj szkolenia i grupę osób, dla której jest przeznaczone),
• formę szkolenia (np. kurs, seminarium, samokształcenie kierowane, instruktaż),
• nazwę organizatora szkolenia,
• okres odbywania szkolenia (od dnia do dnia),
• cel szkolenia,
• miejscowość i datę wystawienia zaświadczenia,
• numer zaświadczenia według rejestru,
• podpis osoby upoważnionej przez organizatora szkolenia,
• tematykę szkolenia wraz z liczbą godzin zajęć teoretycznych i praktycznych.

Wzór nie przewiduje obowiązkowej pieczęci — wymagany jest podpis osoby upoważnionej przez organizatora szkolenia.

Kto odpowiada za dokumentację po szkoleniu?

Zasada: obowiązki dotyczące dokumentacji po szkoleniu BHP są rozdzielone między pracodawcę i organizatora szkolenia — nie spoczywają w całości na jednym podmiocie.

Pracodawca:

• organizuje proces szkolenia zgodnie z przepisami — samodzielnie albo zlecając je jednostce zewnętrznej,
• prowadzi dokumentację pracowniczą, w tym akta osobowe,
• przechowuje dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia BHP w części B akt osobowych,
• przechowuje programy szkoleń, na podstawie których prowadzone są aktualne szkolenia pracowników.

Organizator szkolenia:

• zapewnia programy szkolenia, wykładowców lub instruktorów oraz warunki lokalowe i dydaktyczne,
• prowadzi własną dokumentację szkolenia: programy, dzienniki zajęć, protokoły przebiegu egzaminów oraz rejestr wydanych zaświadczeń,
• po pozytywnym wyniku egzaminu wydaje zaświadczenie o ukończeniu szkolenia.

Uczestnik:

• odbywa szkolenie i przystępuje do wymaganego sprawdzianu lub egzaminu,
• potwierdza odbycie instruktażu w karcie szkolenia wstępnego (w postaci papierowej lub — od 12.12.2025 r. — elektronicznej),
• otrzymuje zaświadczenie po szkoleniu okresowym.

Jeśli pracodawca sam pełni funkcję organizatora — np. prowadząc szkolenie we własnym zakresie — przejmuje odpowiednio oba zakresy obowiązków. Więcej o organizacji całego procesu przeczytasz w artykule kto organizuje szkolenie BHP w firmie — obowiązki pracodawcy krok po kroku.

Gdzie przechowywać dokumenty po szkoleniu BHP?

Zasada: dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia BHP — karta szkolenia wstępnego oraz odpis zaświadczenia po szkoleniu okresowym — trafiają do części B akt osobowych pracownika, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Dokument	Pracodawca / akta osobowe	Organizator szkolenia	Uczestnik
Karta szkolenia wstępnego	Oryginał — część B akt osobowych	—	Podpisuje kartę jako potwierdzenie odbycia instruktażu
Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego	Odpis — część B akt osobowych	Dokumentacja szkolenia oraz rejestr wydanych zaświadczeń	Otrzymuje zaświadczenie
Programy szkolenia, dzienniki zajęć, protokoły egzaminów	—	Dokumentacja własna organizatora	—

Czy dokumentacja BHP może być elektroniczna?

To pytanie w praktyce dotyczy trzech odrębnych zagadnień, które łatwo ze sobą pomylić.

1. Elektroniczne potwierdzanie instruktażu (zmiana od 12.12.2025 r.). Dotyczy wyłącznie sposobu potwierdzenia odbycia i przeprowadzenia instruktażu w karcie szkolenia wstępnego — adnotacji w karcie i dołączonego dokumentu elektronicznego. Nie zmienia formy samego szkolenia.

2. Sposób sporządzenia i wydania zaświadczenia po szkoleniu okresowym. Przepisy o szkoleniu BHP nie ustanawiają odrębnego, szczególnego trybu elektronicznego wydawania zaświadczenia — regulują jego treść (załącznik nr 3 do rozporządzenia), nie technologię sporządzenia. Zaświadczenie może funkcjonować jako dokument elektroniczny, jednak należy odróżnić sposób jego sporządzenia i podpisania od sposobu prowadzenia elektronicznych akt osobowych. Włączenie dokumentu do dokumentacji pracowniczej prowadzonej elektronicznie musi odbywać się zgodnie z wymaganiami przepisów o dokumentacji pracowniczej — sam plik PDF nie spełnia tych wymagań automatycznie, podobnie jak nie istnieje jeden uniwersalny wymóg w rodzaju „certyfikowanej platformy szkoleniowej".

3. Prowadzenie akt osobowych w postaci elektronicznej. To osobna, znacznie szerzej uregulowana kwestia. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wymaga m.in., aby system teleinformatyczny zabezpieczał dokumentację przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem, zapewniał integralność treści i metadanych, identyfikację osób mających dostęp oraz możliwość wydruku i eksportu dokumentacji. Dołączenie do akt elektronicznych dokumentu, który powstał w postaci papierowej, wymaga sporządzenia jego odwzorowania cyfrowego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.

W praktyce: te trzy zagadnienia nie są tożsame — samo korzystanie z platformy szkoleniowej online nie oznacza automatycznie, że akta osobowe pracodawcy spełniają wymagania dla dokumentacji elektronicznej.

Jak długo przechowywać dokumenty po szkoleniu BHP?

Dokumenty potwierdzające ukończenie szkolenia BHP, jako część akt osobowych, podlegają ogólnym zasadom przechowywania dokumentacji pracowniczej. W skrócie:

• zatrudnienie rozpoczęte do 31.12.1998 r. — zasadniczo 50 lat,
• zatrudnienie w latach 1999–2018 — zasadniczo 50 lat, z możliwością skrócenia do 10 lat po spełnieniu warunków dotyczących złożenia oświadczenia ZUS OSW i raportów informacyjnych ZUS RIA,
• zatrudnienie od 2019 r. — zasadniczo 10 lat.

Szczegółową tabelę okresów przechowywania i wyjątki od tych zasad znajdziesz w artykule jak długo przechowywać dokumenty BHP — tabela okresów archiwizacji.

Czy dokumentacja po szkoleniu BHP online różni się od stacjonarnej?

W przypadku prawidłowo przeprowadzonego szkolenia okresowego podstawowym dokumentem potwierdzającym jego ukończenie jest zaświadczenie wydane przez organizatora po pozytywnym wyniku egzaminu. Sama realizacja szkolenia z wykorzystaniem internetu — tam, gdzie przepisy dopuszczają właściwą formę, np. samokształcenie kierowane — nie tworzy odrębnego rodzaju zaświadczenia.

Zasady dopuszczalności poszczególnych form online opisujemy szczegółowo w artykule czy szkolenie BHP można zrobić online — wyjaśnienie przepisów, a sam przebieg takiego szkolenia — w artykule jak wygląda szkolenie BHP online krok po kroku.

Typowe błędy w dokumentacji po szkoleniu

• brak karty szkolenia wstępnego lub niekompletne potwierdzenia instruktażu,
• brak odpisu zaświadczenia po wymaganym szkoleniu okresowym w aktach osobowych,
• brak właściwego potwierdzenia instruktażu — np. brak adnotacji lub dołączonego dokumentu przy potwierdzeniu elektronicznym,
• nieprawidłowe przechowywanie dokumentów — poza częścią B akt osobowych albo w formie niespełniającej wymagań dla dokumentacji elektronicznej,
• pomieszanie dokumentacji, za którą odpowiada pracodawca, z dokumentacją prowadzoną przez organizatora szkolenia — np. oczekiwanie, że pracodawca przechowuje oryginał protokołu egzaminu.

Braki w dokumentacji BHP to obszar, który może zostać ujawniony podczas kontroli PIP i — w zależności od naruszonego obowiązku — wiązać się z odpowiedzialnością wykroczeniową z art. 281–283 Kodeksu pracy (grzywna 2000–60 000 zł, mandat inspektora pracy do 5000 zł, do 10 000 zł przy recydywie — stan prawny na 9 sierpnia 2026 r.). Szczegółowo omawiamy to w artykule jaka kara grozi za brak szkolenia BHP — mandat, grzywna i konsekwencje. Więcej typowych błędów przy organizacji samych szkoleń opisujemy w artykule najczęstsze błędy przy szkoleniach — jak ich uniknąć.

FAQ — często zadawane pytania

Jaki dokument powstaje po szkoleniu wstępnym BHP?

Po szkoleniu wstępnym powstaje karta szkolenia wstępnego, potwierdzająca odbycie instruktażu ogólnego oraz — tam, gdzie jest wymagany — instruktażu stanowiskowego. Kartę przechowuje się w aktach osobowych pracownika, w części B.

Jaki dokument otrzymuje się po szkoleniu okresowym?

Po szkoleniu okresowym zakończonym pozytywnym wynikiem egzaminu organizator szkolenia wydaje zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w dziedzinie BHP. Jego odpis trafia do części B akt osobowych pracownika.

Czy karta szkolenia wstępnego trafia do części B akt osobowych?

Tak. Dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia BHP — w tym karta szkolenia wstępnego i odpis zaświadczenia — są częścią dokumentacji gromadzonej w części B akt osobowych pracownika.

Czy pracodawca musi prowadzić rejestr wszystkich szkoleń BHP?

Nie ma jednego, uniwersalnego obowiązku prowadzenia zbiorczego rejestru wszystkich szkoleń przez każdego pracodawcę. Rejestr wydanych zaświadczeń jest elementem dokumentacji, którą prowadzi organizator szkolenia. Dodatkowe wewnętrzne rejestry pracodawcy to rozwiązanie organizacyjne, a nie odrębny dokument wymagany wprost od każdej firmy.

Czy dokumentacja szkolenia może być elektroniczna?

Tak, ale to pojęcie obejmuje kilka różnych zagadnień. Od 12 grudnia 2025 r. określone potwierdzenia dotyczące instruktażu mogą mieć postać elektroniczną. Zaświadczenie może funkcjonować jako dokument elektroniczny, jednak przepisy o szkoleniu BHP nie przewidują dla niego odrębnego, szczególnego trybu elektronicznego — regulują jego treść, nie technologię sporządzenia. Włączenie takiego dokumentu do elektronicznych akt osobowych musi odbywać się zgodnie z wymaganiami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Co zmieniło się 12 grudnia 2025 r.?

Od 12 grudnia 2025 r. obowiązuje zmieniony § 12 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szkolenia BHP: pracownik potwierdza odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego, a kierownik komórki organizacyjnej potwierdza przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie pracownika do pracy. Każde z tych potwierdzeń może mieć postać papierową lub elektroniczną. Przy wersji elektronicznej pracodawca umieszcza w karcie odpowiednią adnotację i dołącza do niej dokument elektroniczny lub jego odwzorowanie. Zmiana ta nie oznacza, że instruktaż można przeprowadzić w całości online.

Kto przechowuje dokumentację — pracodawca czy organizator?

Obowiązki są rozdzielone. Pracodawca przechowuje dokumenty potwierdzające ukończenie szkolenia w aktach osobowych i przechowuje programy aktualnych szkoleń. Organizator szkolenia prowadzi własną dokumentację — programy, dzienniki zajęć, protokoły egzaminów i rejestr wydanych zaświadczeń — oraz wydaje zaświadczenia.

Czy dokumentacja szkolenia online różni się od stacjonarnej?

Nie w zakresie samego dokumentu. Podstawowym dokumentem potwierdzającym ukończenie szkolenia okresowego pozostaje zaświadczenie wydane przez organizatora po pozytywnym wyniku egzaminu — niezależnie od tego, czy szkolenie odbyło się stacjonarnie, czy w dopuszczonej przepisami formie online, np. jako samokształcenie kierowane.

Jak długo przechowywać dokumenty po szkoleniu?

Dokumenty potwierdzające szkolenie, jako część akt osobowych, podlegają ogólnym zasadom przechowywania dokumentacji pracowniczej — co do zasady 10 lat dla zatrudnienia od 2019 r., z odrębnymi zasadami dla umów wcześniejszych. Szczegóły znajdziesz w dedykowanym artykule o okresach archiwizacji dokumentów BHP.

Źródła i stan prawny

• Art. 237³ Kodeksu pracy — ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy
• Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jednolity) — w tym wzory karty szkolenia wstępnego (załącznik nr 2) i zaświadczenia (załącznik nr 3)
• Rozporządzenie z dnia 24 listopada 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP — elektroniczne potwierdzanie instruktażu, obowiązujące od 12 grudnia 2025 r.
• Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity) — struktura akt osobowych, część B, wymagania dla dokumentacji elektronicznej
• Państwowa Inspekcja Pracy — szkolenia BHP
• Państwowa Inspekcja Pracy — aktualne stawki grzywien i mandatów za wykroczenia przeciwko prawom pracownika
• ZUS — e-akta, pytania i odpowiedzi

Artykuł zaktualizowano pod stan prawny na 11 sierpnia 2026 r. Przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej i BHP mogą się zmieniać — w razie wątpliwości warto skonsultować się ze specjalistą BHP lub działem kadr. Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

✍️ O ekspercie
Artykuł opracowany we współpracy z Aleksandrą Karp, specjalistką ds. bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP). Treść jest regularnie aktualizowana zgodnie z obowiązującymi przepisami. Źródło zdjęcia: Image by rawpixel.com on Freepik