Jak długo przechowywać dokumenty BHP? Tabela okresów archiwizacji

Stan prawny: 8 sierpnia 2026 r.

Segregatory piętrzą się na półkach, a Ty nie masz pewności, które dokumenty BHP możesz już zniszczyć — a które musisz trzymać jeszcze latami. Nie jesteś w tym sam. Wielu pracodawców nie zna dokładnych terminów przechowywania dokumentacji BHP, a to prosta droga do problemów podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

W tym artykule znajdziesz konkretną tabelę okresów archiwizacji, wyjaśnienie, od czego zależy długość poszczególnych terminów, oraz praktyczny schemat postępowania przed zniszczeniem dokumentów.

Szybka odpowiedź

Nie ma jednego okresu przechowywania dla całej dokumentacji BHP. Termin zależy od rodzaju dokumentu i podstawy prawnej. Dokumenty znajdujące się w dokumentacji pracowniczej podlegają zasadom przechowywania dokumentacji pracowniczej, protokół powypadkowy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przechowuje się przez 10 lat, natomiast w przypadku czynników szkodliwych wyniki badań i pomiarów przechowuje się przez 3 lata od daty ich wykonania, a rejestry i karty badań i pomiarów — przez 40 lat od daty ostatniego wpisu.

Okresy przechowywania dokumentów BHP — tabela

Poniższa tabela podsumowuje najważniejsze terminy archiwizacji. Tam, gdzie przepisy nie ustanawiają jednego sztywnego terminu, wskazujemy to wprost zamiast podawać liczbę, której nie da się potwierdzić.

Rodzaj dokumentu	Jak długo przechowywać	Od kiedy liczyć termin	Podstawa prawna / uwaga
Karta szkolenia wstępnego BHP i zaświadczenie o szkoleniu okresowym — zatrudnienie od 1 stycznia 2019 r.	10 lat	Od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł	art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy; rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej
— zatrudnienie 1999–2018, ze skróceniem okresu (ZUS OSW + ZUS RIA)	10 lat	Od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raport informacyjny ZUS RIA za danego pracownika	Wymaga złożenia oświadczenia ZUS OSW i raportu ZUS RIA; bez tego obowiązuje okres 50 lat
— zatrudnienie przed 1 stycznia 1999 r. lub zatrudnienie w latach 1999–2018 bez skrócenia okresu	50 lat	Od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy	Dla zatrudnienia przed 1999 r. nie ma możliwości skrócenia okresu na zasadach ZUS OSW/RIA. Dla zatrudnienia w latach 1999–2018 okres można skrócić do 10 lat po spełnieniu warunków dotyczących ZUS OSW i ZUS RIA.
Potwierdzenie poinformowania pracownika o ryzyku zawodowym (część B akt osobowych)	Jak wyżej — zasady dokumentacji pracowniczej	Jak wyżej	Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej
Ocena ryzyka zawodowego (dokument merytoryczny)	Brak jednego ustawowego terminu	Nie dotyczy — obowiązuje bieżąca aktualizacja	Aktualna ocena powinna być dostępna przez okres występowania danych warunków/zagrożeń; dłuższe przechowywanie starszych wersji to praktyczna rekomendacja, nie przepis
Protokół powypadkowy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową	10 lat	Brak dodatkowego doprecyzowania w przepisie	art. 234 § 3¹ Kodeksu pracy
Wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych	3 lata	Od daty wykonania badania/pomiaru	Rozporządzenie w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy
Rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia	40 lat	Od daty ostatniego wpisu	jak wyżej
Karta badań i pomiarów czynników szkodliwych	40 lat	Od daty ostatniego wpisu	jak wyżej
Instrukcje BHP dla maszyn, urządzeń i procesów	Brak jednego ustawowego terminu	Nie dotyczy	W praktyce przez okres użytkowania danej maszyny/procesu — obowiązek aktualności, a nie sztywny termin archiwizacji

Najważniejsze wnioski:

• Karty i zaświadczenia szkoleń BHP trafiają do części B akt osobowych i podlegają ogólnym zasadom przechowywania dokumentacji pracowniczej — nie oznacza to jednak, że cała dokumentacja BHP jest częścią akt osobowych.
• Dla zatrudnionych od 2019 roku okres ten wynosi co do zasady 10 lat od końca roku ustania zatrudnienia; dla lat 1999–2018 obowiązuje zasadniczo 50 lat, chyba że pracodawca skróci go do 10 lat przez ZUS OSW i ZUS RIA.
• Dokumentację powypadkową przechowuje się przez 10 lat (art. 234 § 3¹ Kodeksu pracy).
• Wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych — 3 lata od daty wykonania; rejestr i karty badań i pomiarów — 40 lat od daty ostatniego wpisu.
• Za nieprowadzenie lub nieprzechowywanie dokumentacji pracowniczej grozi grzywna, która od 8 lipca 2026 r. wynosi co do zasady od 2 000 do 60 000 zł.

Porządkujesz dokumentację i widzisz, że szkolenie trzeba odnowić albo ocenę ryzyka zaktualizować? Sprawdź szkolenia BHP online lub zamów ocenę ryzyka zawodowego.

Jakie dokumenty zaliczają się do dokumentacji BHP?

Dokumentacja BHP obejmuje różne kategorie dokumentów — od kart szkoleń, przez ocenę ryzyka zawodowego, po dokumentację powypadkową i wyniki badań środowiska pracy. Każda z tych kategorii podlega odrębnym zasadom i odrębnym terminom archiwizacji, które omawiamy w dalszej części artykułu.

Pełny, szczegółowy wykaz dokumentacji BHP, jaką powinien prowadzić pracodawca, znajdziesz w osobnym artykule: → Dokumentacja BHP w firmie – lista obowiązkowa

Jak długo przechowywać dokumentację szkoleń BHP?

Karta szkolenia wstępnego BHP (instruktaż ogólny i stanowiskowy) oraz zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego to dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia BHP, które trafiają do części B akt osobowych pracownika. Nie oznacza to jednak, że cała dokumentacja BHP staje się przez to częścią akt osobowych — dotyczy to konkretnie tych dwóch rodzajów potwierdzeń oraz potwierdzenia poinformowania o ryzyku zawodowym.

Okres przechowywania zależy od tego, kiedy nawiązano stosunek pracy:

• Od 1 stycznia 2019 r. — co do zasady 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że przepisy szczególne przewidują dłuższy okres.
• Lata 1999–2018 — zasadniczo obowiązuje 50 lat, ale pracodawca może skrócić ten okres do 10 lat, jeśli złoży do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW), a następnie za każdego pracownika raport informacyjny (ZUS RIA). W takim przypadku 10-letni okres liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym raport ZUS RIA został złożony — a nie od daty ustania zatrudnienia.
• Przed 1 stycznia 1999 r. — obowiązuje okres 50 lat, bez możliwości skrócenia na zasadach przewidzianych dla okresu 1999–2018 (procedura ZUS OSW/RIA nie ma tu zastosowania).

Jak długo przechowywać ocenę ryzyka zawodowego?

Pracodawca ma obowiązek dokumentować ocenę ryzyka zawodowego dla każdego stanowiska pracy. Przepisy nie ustanawiają jednak jednego, uniwersalnego terminu przechowywania tego dokumentu — aktualna ocena powinna być dostępna przez cały okres występowania danych warunków lub zagrożeń na danym stanowisku.

Kodeks pracy i przepisy wykonawcze nie wskazują sztywnego okresu przechowywania nieaktualnych już wersji oceny ryzyka po likwidacji stanowiska. To, jak długo warto zachować poprzednie wersje, jest kwestią praktycznej oceny — warto uwzględnić charakter występujących zagrożeń, możliwość przyszłych roszczeń pracowniczych oraz ewentualne przepisy szczególne dotyczące narażenia na konkretne czynniki. Jest to rekomendacja praktyczna, a nie obowiązek wynikający wprost z przepisu.

Jak długo przechowywać dokumentację powypadkową?

Zgodnie z art. 234 § 3¹ Kodeksu pracy protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przechowuje się przez 10 lat. Dotyczy to całości dokumentacji zgromadzonej w toku postępowania powypadkowego, nie tylko samego protokołu.

Dokumentacja powypadkowa jest szczególnie ważna podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy — pracodawca powinien być w stanie okazać komplet dokumentów potwierdzających przebieg postępowania powypadkowego.

Jak długo przechowywać wyniki badań czynników szkodliwych?

Przepisy rozróżniają wyraźnie dwie kategorie dokumentów związanych z badaniami czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy:

• Wyniki badań i pomiarów — przechowuje się przez 3 lata, licząc od daty ich wykonania.
• Rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia oraz karta badań i pomiarów — przechowuje się przez 40 lat, licząc od daty ostatniego wpisu.

Nie należy mieszać tych kategorii w jedną zbiorczą pozycję „do 40 lat” — dotyczy to wyłącznie rejestru i karty, a nie samych wyników pojedynczego badania. Jeżeli dla czynników rakotwórczych, mutagennych lub reprotoksycznych zastosowanie mają dodatkowe przepisy szczególne, warto to zweryfikować indywidualnie ze specjalistą BHP.

Jak długo przechowywać dokumenty BHP po odejściu pracownika?

Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą — w tym dokumenty BHP znajdujące się w części B akt osobowych — przez okres wynikający z zasad opisanych wyżej: co do zasady 10 lat dla zatrudnionych od 2019 r., zasadniczo 50 lat dla zatrudnionych w latach 1999–2018 (ze skróceniem do 10 lat po złożeniu ZUS OSW i ZUS RIA), oraz 50 lat bez możliwości skrócenia dla zatrudnionych przed 1999 r.

Zgodnie z art. 94⁶ Kodeksu pracy, wraz ze świadectwem pracy pracodawca przekazuje pracownikowi (w postaci papierowej lub elektronicznej) informację o: okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru po upływie tego okresu oraz o zniszczeniu dokumentacji w razie jej nieodebrania w wyznaczonym terminie.

Kto odpowiada za przechowywanie dokumentacji BHP?

Ogólna odpowiedzialność pracodawcy za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy wynika z art. 207 Kodeksu pracy. Obowiązki dotyczące prowadzenia i przechowywania konkretnie dokumentacji pracowniczej — w tym dokumentów szkoleniowych BHP znajdujących się w części B akt osobowych — reguluje odrębnie art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy. Niezależnie od tego, czy firma korzysta z usług zewnętrznego specjalisty BHP, odpowiedzialność za prowadzenie i archiwizację dokumentacji spoczywa na pracodawcy.

W praktyce oznacza to, że warto mieć jasno określone zasady przechowywania dokumentów BHP i wyznaczyć osobę odpowiedzialną za archiwizację. Jeśli firma korzysta z usług zewnętrznego specjalisty BHP, dobrze jest precyzyjnie określić, kto przechowuje oryginały dokumentów i na jakich zasadach.

5 najczęstszych błędów przy archiwizacji dokumentów BHP

• Zbyt wczesne niszczenie dokumentów — np. wyrzucenie kart szkoleń zaraz po odejściu pracownika, zamiast po upływie wymaganego okresu przechowywania.
• Niewłaściwe zabezpieczenie dokumentacji — papierowe dokumenty powinny być chronione przed zniszczeniem i utratą, a dokumentacja elektroniczna odpowiednio zabezpieczona przed utratą danych i nieuprawnionym dostępem. Kopie zapasowe mogą stanowić element takiego zabezpieczenia.
• Nieaktualna ocena ryzyka zawodowego — dokument nieuwzględniający zmian na stanowisku może utrudniać wykazanie, że pracodawca prawidłowo ocenił i udokumentował ryzyko.
• Stosowanie jednego okresu przechowywania do wszystkich rodzajów dokumentacji BHP — np. traktowanie wyników pomiarów czynników szkodliwych (3 lata) tak samo jak rejestru czy karty (40 lat) prowadzi albo do przedwczesnego zniszczenia dokumentów, albo do niepotrzebnego wydłużania archiwizacji.
• Przechowywanie bez harmonogramu archiwizacji — bez systemu oznaczania terminów dokumenty albo zalegają niepotrzebnie, albo są niszczone za wcześnie.

Jakie są kary za brak dokumentacji BHP?

Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7 Kodeksu pracy, za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, nieprzechowywanie jej przez wymagany okres albo przechowywanie w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem grozi grzywna. Po zmianach obowiązujących od 8 lipca 2026 r. grzywna za wykroczenia przeciwko prawom pracownika określone w art. 281–283 Kodeksu pracy wynosi co do zasady od 2 000 do 60 000 zł.

Nie oznacza to, że brak dowolnego pojedynczego dokumentu BHP automatycznie skutkuje grzywną w maksymalnej wysokości — konkretna sankcja zależy od charakteru i skali naruszenia. Pełne omówienie zasad nakładania kar: → Kary za naruszenia BHP w 2026 r. – mandat PIP i grzywna sądowa

Co zrobić przed zniszczeniem dokumentów BHP?

Przed zniszczeniem dokumentu BHP sprawdź, czy minął wymagany okres przechowywania, czy dokument nie jest powiązany z toczącym się postępowaniem i czy nie dotyczy narażenia na czynniki szkodliwe.

• Czy minął wymagany okres przechowywania właściwy dla danego rodzaju dokumentu?
• Czy nie toczy się postępowanie sądowe, kontrola PIP lub postępowanie ZUS, które mogłoby wymagać tych dokumentów?
• Czy dokument nie dotyczy narażenia na czynniki szkodliwe lub rakotwórcze (co może wydłużać okres archiwizacji)?
• Czy dokument nie jest jedynym dowodem na przeprowadzenie szkolenia lub oceny ryzyka?
• Czy zniszczenie jest udokumentowane (data, zakres, osoba odpowiedzialna)?

W razie wątpliwości — nie niszcz dokumentu. Koszt przechowywania jest zwykle niższy niż ryzyko problemów podczas kontroli lub sporu z pracownikiem.

Jak prawidłowo archiwizować dokumenty BHP?

• Segregacja dokumentów według kategorii — oddzielnie szkolenia, dokumentacja powypadkowa, oceny ryzyka, badania środowiska pracy. Każda kategoria ma inne terminy przechowywania.
• Oznaczenie terminów przechowywania — na każdym segregatorze lub w systemie elektronicznym zapisz datę, do której dokumenty muszą być archiwizowane.
• Wybór formy archiwizacji — w przypadku dokumentacji pracowniczej Kodeks pracy dopuszcza prowadzenie i przechowywanie jej w postaci papierowej lub elektronicznej; dotyczy to znajdujących się w niej dokumentów związanych z BHP (np. kart szkoleń). Zmiana z formy papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego (np. skanu) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej, potwierdzającym zgodność z dokumentem papierowym.
• Zabezpieczenie danych — dokumenty muszą być przechowywane w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
• Regularny przegląd i aktualizacja — okresowo sprawdzaj, które dokumenty można zniszczyć, a które wymagają aktualizacji.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jak długo przechowywać dokumentację BHP pracownika?

Dokumenty potwierdzające ukończenie szkolenia BHP oraz poinformowanie o ryzyku zawodowym trafiają do części B akt osobowych i podlegają ogólnym zasadom przechowywania dokumentacji pracowniczej: co do zasady 10 lat od końca roku ustania zatrudnienia dla zatrudnionych od 2019 roku; zasadniczo 50 lat dla zatrudnionych w latach 1999–2018, z możliwością skrócenia do 10 lat (liczonych od końca roku złożenia raportu ZUS RIA) po spełnieniu warunków ZUS OSW/RIA; oraz 50 lat bez możliwości skrócenia dla zatrudnionych przed 1999 rokiem. Nie cała dokumentacja BHP jest jednak częścią akt osobowych — np. sama ocena ryzyka zawodowego czy dokumentacja powypadkowa podlegają odrębnym zasadom.

Jak długo przechowywać kartę szkolenia wstępnego BHP?

Karta szkolenia wstępnego BHP jest przechowywana w części B akt osobowych. Dla zatrudnienia od 2019 r. okres jej archiwizacji wynosi co do zasady 10 lat od końca roku ustania zatrudnienia. Dla zatrudnienia w latach 1999–2018 obowiązuje zasadniczo 50 lat, chyba że pracodawca skróci ten okres do 10 lat przez ZUS OSW i ZUS RIA (licząc wtedy od końca roku złożenia raportu RIA). Dla zatrudnienia przed 1999 r. obowiązuje 50 lat bez możliwości skrócenia.

Czy można wyrzucić stare szkolenia BHP?

Tak, ale dopiero po upływie wymaganego okresu przechowywania właściwego dla danego okresu zatrudnienia. Przed zniszczeniem warto upewnić się, że nie toczy się postępowanie wymagające tych dokumentów.

Czy dokumenty BHP można przechowywać w chmurze?

Sama „chmura” nie jest odrębną formą prawną dokumentacji — liczy się to, czy system spełnia wymagania dotyczące elektronicznej dokumentacji pracowniczej. W przypadku dokumentacji pracowniczej Kodeks pracy dopuszcza prowadzenie i przechowywanie jej w postaci papierowej lub elektronicznej — dotyczy to znajdujących się w niej dokumentów związanych z BHP — o ile zapewnione są m.in. poufność, integralność, dostępność, zabezpieczenie przed utratą oraz kontrola dostępu do danych.

Czy skan dokumentu BHP wystarczy?

W przypadku dokumentacji pracowniczej sam skan nie wystarcza do formalnej zmiany jej postaci z papierowej na elektroniczną. Odwzorowanie cyfrowe należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej. Dla innych rodzajów dokumentacji BHP mogą mieć zastosowanie przepisy szczególne.

Jak długo przechowywać dokumentację powypadkową?

Protokół powypadkowy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową należy zgodnie z art. 234 § 3¹ Kodeksu pracy przechowywać przez 10 lat.

Co grozi za brak dokumentacji BHP?

Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7 Kodeksu pracy za nieprowadzenie lub nieprzechowywanie dokumentacji pracowniczej grozi grzywna, która od 8 lipca 2026 r. wynosi co do zasady od 2 000 do 60 000 zł. Wysokość sankcji zależy od charakteru i skali naruszenia.

Czy PIP sprawdza archiwizację dokumentów BHP?

Tak. Państwowa Inspekcja Pracy może żądać okazania dokumentacji BHP za wymagany okres przechowywania. Inspektor może zweryfikować nie tylko kompletność dokumentów, ale też warunki ich przechowywania.

Jak długo przechowywać ocenę ryzyka zawodowego?

Przepisy nie ustanawiają jednego uniwersalnego terminu przechowywania oceny ryzyka zawodowego. Aktualna ocena powinna być dostępna przez cały okres występowania danych warunków pracy na stanowisku. Dłuższe przechowywanie poprzednich wersji po zmianie lub likwidacji stanowiska to praktyczna rekomendacja, a nie sztywny obowiązek ustawowy.

Czy trzeba drukować dokumenty BHP?

Nie. W przypadku dokumentacji pracowniczej Kodeks pracy dopuszcza jej prowadzenie w postaci elektronicznej — dotyczy to również znajdujących się w niej dokumentów związanych z BHP. Przejście na formę elektroniczną wymaga jednak spełnienia określonych wymogów technicznych i prawnych, w tym odpowiedniego potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Porządkujesz BHP w firmie? Sprawdź również szkolenia online BHP KOI: szkolenia BHP | kurs pierwszej pomocy.

Podstawy prawne i źródła

• Kodeks pracy — w tym art. 94, art. 94⁶, art. 94⁸, art. 207, art. 234 § 3¹ oraz art. 281–283
• Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej
• Rozporządzenie w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy
• ZUS — e-akta: pytania i odpowiedzi
• PIP — informacja o zmianach obowiązujących od 8 lipca 2026 r.
• Ustawa zmieniająca ustawę o Państwowej Inspekcji Pracy (2026)

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przed podjęciem decyzji, zwłaszcza dotyczącej zniszczenia dokumentacji, sprawdź aktualne brzmienie przepisów lub skonsultuj się ze specjalistą BHP albo prawnikiem.

Źródło zdjęcia: Image by Freepik