Dokumentacja BHP w firmie w 2026 r. – lista obowiązkowych dokumentów

Zakres dokumentacji BHP w firmie zależy m.in. od rodzaju wykonywanej pracy, występujących zagrożeń, liczby pracowników i szczególnych obowiązków branżowych. Pełną mapę obowiązków związanych z bezpieczeństwem pracy przedstawiamy w artykule Obowiązki pracodawcy w zakresie BHP – pełne wyjaśnienie przepisów; tutaj skupiamy się wyłącznie na dokumentach, rejestrach i potwierdzeniach, które pracodawca powinien prowadzić lub posiadać. Poniżej znajdziesz zweryfikowaną listę dokumentacji BHP obowiązującej w 2026 r., wraz z terminami aktualizacji, okresami przechowywania i podstawami prawnymi.

Dokumentacja BHP w firmie – checklista 2026

Poniższa tabela rozróżnia obowiązki powszechne (dotyczące praktycznie każdego pracodawcy zatrudniającego pracowników) od obowiązków warunkowych, zależnych od wielkości firmy, branży lub rodzaju zagrożeń.

Czym jest dokumentacja BHP w firmie?

Dokumentacja BHP to zbiór dokumentów potwierdzających, że pracodawca identyfikuje zagrożenia w miejscu pracy, informuje o nich pracowników i podejmuje działania ograniczające ryzyko wypadku lub choroby zawodowej. Podstawowe obowiązki dotyczą m.in. oceny ryzyka zawodowego, wymaganych szkoleń BHP, badań profilaktycznych oraz wymaganych rejestrów, w tym rejestru wypadków przy pracy — te elementy dotyczą praktycznie każdego pracodawcy zatrudniającego pracowników. Zakres instrukcji BHP oraz pozostałej dokumentacji zależy natomiast od rodzaju wykonywanej pracy, stosowanych procesów technologicznych, wykorzystywanych urządzeń oraz występujących zagrożeń, a dodatkowo — od liczby zatrudnionych i branży. Dlatego nie istnieje jeden identyczny zestaw dokumentów obowiązujący wszystkie firmy.

Dokumentacja BHP a liczba pracowników

Liczba zatrudnionych osób wpływa na kilka konkretnych obowiązków dokumentacyjnych, ale nie jest jedynym kryterium — o zakresie dokumentacji decydują też branża, rodzaj wykonywanej pracy i faktyczne zagrożenia na stanowiskach.

Jaką dokumentację BHP musi mieć firma? Najważniejsze dokumenty

Poniżej opisujemy najważniejsze elementy dokumentacji BHP: czym są, kiedy są wymagane, co powinny zawierać, kiedy wymagają aktualizacji oraz jaka jest ich podstawa prawna.

Ocena ryzyka zawodowego

Ocena ryzyka zawodowego to udokumentowana analiza zagrożeń występujących na danym stanowisku pracy wraz z określeniem działań ograniczających to ryzyko. Jest obowiązkowa dla każdego stanowiska, niezależnie od wielkości firmy czy branży, od pierwszego dnia zatrudnienia pracownika.

Dokumentacja oceny powinna zawierać opis stanowiska (maszyny, narzędzia, materiały, wykonywane zadania), zidentyfikowane zagrożenia, wynik oceny ryzyka dla każdego czynnika, zastosowane środki profilaktyczne oraz datę oceny i dane osób, które ją przeprowadziły.

Przepisy nie wskazują jednego sztywnego terminu aktualizacji, np. „raz w roku”. Ocenę należy aktualizować w szczególności przy zmianie warunków pracy, technologii, organizacji pracy, wyposażenia stanowiska, po zmianie obowiązujących wymagań prawnych albo gdy pojawią się nowe informacje o zagrożeniach lub wcześniejsza ocena okaże się nieaktualna.

Podstawa prawna: art. 226 Kodeksu pracy, § 39–39a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Dokumentacja szkoleń BHP

Obejmuje kartę szkolenia wstępnego (instruktaż ogólny i stanowiskowy) oraz zaświadczenia z kolejnych szkoleń okresowych. Szkolenie wstępne jest wymagane przed dopuszczeniem każdego pracownika do pracy — z wyjątkiem sytuacji, gdy pracownik wraca na to samo stanowisko u tego samego pracodawcy bezpośrednio po poprzedniej umowie. Szkolenia okresowe powtarza się w trakcie zatrudnienia, z częstotliwością zależną od stanowiska.

Karta szkolenia wstępnego oraz zaświadczenia ze szkoleń okresowych są przechowywane w części B akt osobowych pracownika.

Nie istnieje jeden uniwersalny termin „szkolenia co 1–3 lata”. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szkolenia w dziedzinie bhp, szkolenie okresowe przeprowadza się nie rzadziej niż:

• co 1 rok — na stanowiskach, na których wykonywane są prace szczególnie niebezpieczne;
• co 3 lata — na pozostałych stanowiskach robotniczych;
• co 5 lat — dla pracodawców i osób kierujących pracownikami, pracowników inżynieryjno-technicznych oraz pracowników służby BHP;
• co 6 lat — dla pracowników administracyjno-biurowych, przy czym pracownicy administracyjno-biurowi zatrudnieni u pracodawcy zakwalifikowanego do działalności o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia mogą być całkowicie zwolnieni ze szkolenia okresowego, chyba że co innego wynika z oceny ryzyka zawodowego na ich stanowisku.

Podstawa prawna: art. 237³ Kodeksu pracy, rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Więcej o tym, kogo dokładnie obejmuje ten obowiązek i jakie są od niego wyjątki, piszemy w artykule Czy szkolenie BHP jest obowiązkowe? Wyjaśnienie przepisów. Zasady prowadzenia szkoleń w formie zdalnej opisujemy w artykule Czy szkolenie BHP można zrobić online? Przepisy i wyjątki [2026].

Badania profilaktyczne pracowników

To orzeczenia lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku, wydawane po badaniach wstępnych, okresowych i kontrolnych. Co do zasady badanie wstępne jest wymagane przed dopuszczeniem do pracy każdego nowo zatrudnianego pracownika, badania okresowe — cyklicznie w trakcie zatrudnienia, a badanie kontrolne — m.in. po niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni.

Od obowiązku badania wstępnego zwolnione są m.in.: osoby przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub stanowisko o takich samych warunkach pracy, w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą; oraz osoby przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po ustaniu poprzedniego zatrudnienia, jeśli przedstawią aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań w warunkach odpowiadających nowemu stanowisku — z wyłączeniem prac szczególnie niebezpiecznych.

Skierowanie na badania (z opisem warunków pracy i czynników szkodliwych) oraz orzeczenie lekarskie przechowuje się w części A akt osobowych. Termin kolejnego badania wskazuje lekarz medycyny pracy w treści orzeczenia. Badania są organizowane i finansowane przez pracodawcę, w miarę możliwości w godzinach pracy.

Podstawa prawna: art. 229 Kodeksu pracy.

Instrukcje BHP

Instrukcje BHP to pisemne zasady bezpiecznego wykonywania pracy: obsługi maszyn i urządzeń technicznych, postępowania z materiałami szkodliwymi lub niebezpiecznymi, wykonywania prac związanych z zagrożeniem wypadkowym oraz udzielania pierwszej pomocy. Są wymagane na stanowiskach, na których stosuje się maszyny i urządzenia techniczne lub występują procesy związane z zagrożeniem dla zdrowia albo życia pracowników.

Instrukcje powinny być dostępne dla pracowników w miejscu wykonywania pracy i dostosowane do konkretnego stanowiska. Wymagają aktualizacji przy zmianie technologii, wyposażenia lub organizacji stanowiska.

Podstawa prawna: § 41 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Rejestr wypadków i dokumentacja powypadkowa

Pracodawca ma obowiązek prowadzić rejestr wypadków przy pracy niezależnie od liczby zatrudnionych osób. Po każdym wypadku sporządza się protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową, zawierającą m.in. datę, opis okoliczności i skutki zdarzenia oraz zastosowane środki zapobiegawcze. Wypadki śmiertelne, ciężkie i zbiorowe trzeba niezwłocznie zgłosić właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy i prokuratorowi.

Protokół powypadkowy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przechowuje się przez 10 lat.

Podstawa prawna: art. 234 § 1–3¹ Kodeksu pracy, rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy.

Choroby zawodowe i czynniki szkodliwe

W razie rozpoznania lub podejrzenia choroby zawodowej pracodawca zgłasza ten fakt właściwemu państwowemu inspektorowi sanitarnemu i okręgowemu inspektorowi pracy oraz prowadzi rejestr obejmujący przypadki stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby.

Jeśli na stanowiskach pracy występują czynniki szkodliwe dla zdrowia — np. hałas, pyły lub substancje chemiczne, w tym o działaniu rakotwórczym lub mutagennym — pracodawca ma obowiązek przeprowadzać ich badania i pomiary oraz prowadzić rejestr czynników szkodliwych i kartę badań i pomiarów, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy. Częstotliwość badań zależy od poziomu stwierdzonego stężenia lub natężenia czynnika w stosunku do wartości NDS — dla czynników rakotwórczych lub mutagennych obowiązują dodatkowo odrębne, częstsze terminy. Wyniki badań i pomiarów przechowuje się przez 3 lata od daty wykonania, a sam rejestr wraz z kartami — przez 40 lat od daty ostatniego wpisu.

Dla substancji, mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub reprotoksycznym obowiązują dodatkowo odrębne wymogi: pracodawca prowadzi rejestr prac, przy których występuje kontakt z tymi czynnikami, oraz rejestr pracowników narażonych na ich działanie (art. 222 Kodeksu pracy). Ten rejestr pracowników — inny niż rejestr czynników szkodliwych opisany wyżej — przechowuje się przez 40 lat po ustaniu narażenia w przypadku czynników rakotwórczych lub mutagennych, a przez 5 lat w przypadku substancji reprotoksycznych niebędących jednocześnie rakotwórczymi lub mutagennymi.

Podstawa prawna: art. 222 i art. 235 Kodeksu pracy, rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (w szczególności § 17–18), rozporządzenie w sprawie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub reprotoksycznym w środowisku pracy.

Środki ochrony indywidualnej i odzież robocza

Dokumentacja obejmuje przydział środków ochrony indywidualnej (ŚOI) oraz odzieży i obuwia roboczego dla poszczególnych stanowisk. Obowiązek dostarczenia tych środków powstaje, gdy zagrożeń na stanowisku nie można wyeliminować środkami organizacyjnymi lub zbiorowymi, a także gdy odzież własna pracownika mogłaby ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu albo wymagają tego względy technologiczne, sanitarne lub bhp.

Dokumentacja powinna zawierać tabelę przydziału ŚOI i odzieży roboczej dla poszczególnych stanowisk, przewidywane okresy użytkowania oraz potwierdzenie odbioru przez pracownika. Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez wymaganych środków ochrony. Aktualizacja jest potrzebna przy zmianie stanowiska, technologii lub zidentyfikowanych zagrożeń.

Podstawa prawna: art. 237⁶–237⁹ Kodeksu pracy.

Dokumentacja BHP przy pracy zdalnej

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej pracodawca przygotowuje ocenę ryzyka zawodowego stanowiska pracy zdalnej — uwzględniającą w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne — a na jej podstawie informację o zasadach organizacji stanowiska, zasadach bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej, czynnościach do wykonania po jej zakończeniu oraz postępowaniu w sytuacjach awaryjnych.

Pracownik potwierdza w oświadczeniu (papierowym lub elektronicznym) zapoznanie się z tymi dokumentami oraz to, że w miejscu wykonywania pracy zdalnej zapewnione są bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Pracodawca może przygotować uniwersalną ocenę ryzyka dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej, zamiast tworzyć ją indywidualnie dla każdego pracownika.

Podstawa prawna: art. 67³¹ § 5–7 Kodeksu pracy.

Regulamin pracy i dokumentacja służby BHP

Regulamin pracy to akt wewnątrzzakładowy określający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z nimi prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników — dokument organizacyjny prawa pracy, który obejmuje również kwestie związane z bhp, ale nie jest dokumentem BHP tego samego rodzaju co ocena ryzyka zawodowego czy karta szkolenia. Wprowadzenie regulaminu jest obowiązkowe dla pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, chyba że odpowiednie kwestie reguluje już układ zbiorowy pracy. Przy zatrudnieniu od 20 do 49 pracowników obowiązek ten powstaje na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Poniżej tych progów wprowadzenie regulaminu jest dobrowolne.

Przy zatrudnianiu powyżej 100 pracowników pracodawca tworzy służbę BHP — dokumentowany jest wówczas zakres jej zadań i sposób działania. Do 100 pracowników zadania służby BHP powierza się co do zasady pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy; dopiero w razie braku wśród załogi osoby o odpowiednich kompetencjach pracodawca może zatrudnić do tych zadań specjalistę spoza zakładu. Samodzielne wykonywanie zadań służby BHP przez samego pracodawcę jest możliwe wyłącznie po ukończeniu wymaganego szkolenia i tylko wtedy, gdy zatrudnia on do 10 pracowników, lub do 50 pracowników w działalności zakwalifikowanej do grupy o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia. Przy zatrudnieniu powyżej 250 pracowników pracodawca dodatkowo powołuje komisję bezpieczeństwa i higieny pracy, dokumentując jej skład i przebieg posiedzeń.

Podstawa prawna: art. 104 § 1¹–§ 3 oraz art. 237¹¹–237^13a Kodeksu pracy.

Pełne zestawienie progów zatrudnienia decydujących o formie obsługi BHP oraz zasady wyboru między etatem a obsługą zewnętrzną opisujemy w artykule Czy trzeba mieć specjalistę BHP w firmie?

Kto odpowiada za dokumentację BHP w firmie?

Za stan bezpieczeństwa i higieny pracy oraz za dokumentację BHP zawsze odpowiada pracodawca — niezależnie od tego, czy prowadzi ją samodzielnie, przez zatrudnionego specjalistę, czy przez zewnętrzną firmę BHP. Outsourcing obsługi BHP jest legalny, ale nie przenosi odpowiedzialności prawnej na podmiot zewnętrzny.

Do 100 pracowników zadania służby BHP powierza się co do zasady pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy. Specjalistę spoza zakładu pracodawca może zatrudnić do tych zadań w razie braku wśród załogi osób o odpowiednich kompetencjach. Sam pracodawca może wykonywać zadania służby BHP wyłącznie po odbyciu wymaganego szkolenia i tylko wtedy, gdy zatrudnia do 10 pracowników, lub do 50 pracowników w działalności o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia. Powyżej 100 pracowników utworzenie służby BHP jest obowiązkowe.

Jak długo przechowywać dokumentację BHP?

Okres przechowywania zależy od konkretnego dokumentu:

• Karta szkolenia wstępnego BHP i orzeczenia lekarskie — jako część akt osobowych są przechowywane co do zasady przez okres zatrudnienia, a następnie przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Dotyczy to pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.; dla osób zatrudnionych wcześniej mogą obowiązywać inne zasady, w tym dłuższe okresy, chyba że pracodawca dopełnił dodatkowych formalności wobec ZUS skracających ten termin.
• Protokół i dokumentacja powypadkowa — 10 lat.
• Dokumentacja badań i pomiarów czynników szkodliwych — wyniki badań i pomiarów: 3 lata od daty wykonania; rejestr czynników szkodliwych i karty badań i pomiarów: 40 lat od daty ostatniego wpisu.
• Rejestr pracowników narażonych na czynniki rakotwórcze lub mutagenne — 40 lat po ustaniu narażenia; dla czynników reprotoksycznych (niebędących jednocześnie rakotwórczymi lub mutagennymi) — 5 lat.
• Ocena ryzyka zawodowego — przepisy nie określają sztywnego okresu przechowywania. Dokument powinien pozostawać dostępny i aktualny przez cały czas, w którym opisane w nim warunki pracy obowiązują, i być aktualizowany zgodnie z zasadami opisanymi wyżej.

Dokumentację pracowniczą, w tym elementy dokumentacji BHP wchodzące w skład akt osobowych, można prowadzić i przechowywać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia jej poufności, integralności, kompletności i dostępności.

Jakie grożą konsekwencje za brak dokumentacji BHP?

Naruszenia przepisów lub zasad BHP mogą skutkować trzema odrębnymi rodzajami sankcji, których nie należy ze sobą mylić:

• Mandat karny nakładany bezpośrednio przez inspektora pracy w postępowaniu mandatowym — do 5000 zł, a w przypadkach recydywy określonych w przepisach — do 10 000 zł.
• Grzywna orzekana przez sąd za wykroczenie przeciwko przepisom bądź zasadom bhp z art. 283 § 1 Kodeksu pracy — od 2000 zł do 60 000 zł. Wyższe górne limity grzywny (do 90 000 zł) dotyczą odrębnych, szczególnych typów wykroczeń przeciwko prawom pracownika przewidzianych w innych przepisach Kodeksu pracy (np. w sprawach związanych z potrącaniem świadczeń alimentacyjnych) i nie stanowią ogólnej kary za recydywę naruszeń BHP z art. 283 § 1.
• Odpowiedzialność karna z art. 220 Kodeksu karnego — opisana szczegółowo niżej; to osobna, dalej idąca sankcja, niezależna od mandatu i grzywny wykroczeniowej.

Powyższe limity mandatu i grzywny obowiązują od 8 lipca 2026 r., po wejściu w życie nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz Kodeksu pracy. Wcześniej wynosiły odpowiednio do 2000 zł (mandat) oraz od 1000 zł do 30 000 zł (grzywna sądowa) — starsze źródła mogą wciąż podawać te niższe kwoty. Źródła: wywiad z Głównym Inspektorem Pracy, Okręgowy Inspektorat Pracy w Białymstoku.

Pracodawca może też otrzymać nakaz wstrzymania pracy, gdy stwierdzone naruszenie stwarza bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia.

Odpowiedzialność karna z art. 220 Kodeksu karnego nie dotyczy automatycznie każdego braku w dokumentacji — ma zastosowanie tylko wtedy, gdy osoba odpowiedzialna za bhp nie dopełnia wynikającego stąd obowiązku i przez to naraża pracownika na bezpośrednie niebezpieczeństwo utraty życia albo ciężkiego uszczerbku na zdrowiu. W takiej sytuacji grozi kara pozbawienia wolności do 3 lat, a przy działaniu nieumyślnym — grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Sprawca, który dobrowolnie usunął grożące niebezpieczeństwo, nie podlega karze.

Niekompletna lub nieaktualna dokumentacja może też utrudnić ustalenie okoliczności wypadku przy pracy i dochodzenie świadczeń — to dodatkowy argument, by prowadzić ją rzetelnie na bieżąco, a nie tylko na potrzeby kontroli.

Masz już dokumenty BHP? Sprawdź, czy są aktualne

Samo posiadanie wymaganych dokumentów nie oznacza jeszcze, że dokumentacja jest aktualna i odpowiada obecnym warunkom pracy. Jeśli dokumenty już masz i chcesz sprawdzić ich kompletność, terminy oraz przygotowanie firmy do ewentualnej kontroli, przejdź do naszego praktycznego audytu dokumentacji BHP przed kontrolą PIP.

Czy warto zlecić dokumentację BHP specjalistom?

Prowadzenie kompletnej i aktualnej dokumentacji BHP wymaga śledzenia zmian w przepisach oraz wiedzy specjalistycznej — zwłaszcza że część terminów i progów (jak pokazano wyżej) jest łatwa do pomylenia. Pracodawca może korzystać z zewnętrznego wsparcia przy przygotowaniu dokumentacji, prowadzeniu szkoleń, wykonywaniu ocen ryzyka i bieżącym doradztwie BHP — z takiej pomocy może skorzystać każda firma, niezależnie od wielkości. Odrębną kwestią jest natomiast formalne powierzenie wykonywania zadań służby BHP specjaliście spoza zakładu: podlega ono warunkom określonym w art. 237¹¹ Kodeksu pracy i jest dopuszczalne w szczególności w razie braku wśród załogi pracowników o odpowiednich kompetencjach — nie jest to więc rozwiązanie dostępne bezwarunkowo dla każdego pracodawcy w każdej sytuacji.

Konkretne widełki cenowe takiej usługi dla różnej wielkości firm zebraliśmy w artykule Ile kosztuje obsługa BHP w firmie?

Nie masz pewności, czy dokumentacja BHP w Twojej firmie jest kompletna? Sprawdź ofertę obsługi BHP.

Podstawy prawne i źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 277, z późn. zm.) – w szczególności art. 104, art. 211, art. 222, art. 226, art. 229, art. 234–237^13a oraz art. 67³¹.
• Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 383, z późn. zm.) – w szczególności art. 220.
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 1997 r. Nr 129, poz. 844; tekst jednolity: Dz.U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650, z późn. zm.).
• Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2004 r. Nr 180, poz. 1860; tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 1327, ze zm.).
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 listopada 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 1640).
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz.U. z 2009 r. Nr 105, poz. 870).
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 949).
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 26 lipca 2024 r. w sprawie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub reprotoksycznym w środowisku pracy (Dz.U. z 2024 r. poz. 1126).
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 474).
• Państwowa Inspekcja Pracy – Ocena ryzyka zawodowego.
• Państwowa Inspekcja Pracy – Szkolenia bhp.
• Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – Informacje dla pracodawcy: prawa i obowiązki BHP.
• Okręgowy Inspektorat Pracy w Olsztynie – Przesłanki wejścia w życie regulaminu pracy – uwagi praktyczne.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o dokumentację BHP

Jakie dokumenty BHP musi mieć firma?

Do podstawowej dokumentacji BHP należą m.in. udokumentowana ocena ryzyka zawodowego, dokumentacja wymaganych szkoleń BHP, dokumentacja badań profilaktycznych oraz rejestr wypadków przy pracy. Konkretne obowiązki dotyczące szkoleń i badań stosuje się z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w przepisach. Dodatkowe dokumenty — m.in. instrukcje BHP, dokumentacja czynników szkodliwych, regulamin pracy, dokumentacja służby BHP czy dokumentacja pracy zdalnej — są wymagane wtedy, gdy dotyczą danej firmy.

Czy mała firma musi prowadzić dokumentację BHP?

Tak. Obowiązek dotyczy każdego pracodawcy zatrudniającego choćby jednego pracownika na podstawie umowy o pracę. Mały pracodawca podlega podstawowym obowiązkom BHP, w tym obowiązkowi oceny ryzyka zawodowego oraz zapewnienia wymaganych szkoleń i badań profilaktycznych, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w Kodeksie pracy. Zakres pozostałej dokumentacji — np. regulaminu pracy czy służby BHP — jest mniejszy niż w dużych firmach.

Czy JDG bez pracowników musi mieć dokumentację BHP?

JDG bez pracowników co do zasady nie prowadzi dokumentacji BHP właściwej dla pracodawcy. Niezależnie od tego mogą powstać obowiązki związane z wykonywaniem pracy na terenie innego zakładu albo wymagania kontraktowe określone przez kontrahenta (np. w budownictwie lub przemyśle); nie są one jednak tym samym co obowiązki pracodawcy wynikające z samego faktu zatrudniania pracowników.

Od czego zależy zakres dokumentacji BHP w firmie?

Zakres dokumentacji BHP zależy przede wszystkim od tego, czy firma zatrudnia pracowników, a jeśli tak — od rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, stosowanych maszyn i procesów technologicznych oraz występujących zagrożeń. Dodatkowe znaczenie mają liczba zatrudnionych osób (np. progi decydujące o regulaminie pracy, służbie BHP czy komisji BHP), branża, występowanie pracy zdalnej oraz szczególne wymogi właściwe dla danej działalności.

Jak długo przechowywać dokumenty BHP?

Zależy od dokumentu: karty szkoleń i orzeczenia lekarskie — co do zasady okres zatrudnienia plus 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy; protokoły powypadkowe — 10 lat; rejestr narażenia na czynniki rakotwórcze lub mutagenne — 40 lat po ustaniu narażenia. Ocena ryzyka zawodowego nie ma ustawowego terminu przechowywania — musi być aktualna i dostępna przez cały czas obowiązywania opisanych w niej warunków pracy.

Jak często aktualizować ocenę ryzyka zawodowego?

Przepisy nie wskazują sztywnego terminu, np. „raz w roku”. Ocenę należy aktualizować w szczególności przy zmianie warunków pracy, technologii, organizacji pracy lub wyposażenia stanowiska, po zmianie przepisów prawnych oraz gdy pojawią się nowe informacje o zagrożeniach.

Kto odpowiada za dokumentację BHP?

Zawsze pracodawca — niezależnie od tego, czy dokumentację prowadzi samodzielnie, przez zatrudnionego specjalistę, czy przez zewnętrzną firmę BHP. Outsourcing obsługi BHP jest legalny, ale nie przenosi odpowiedzialności prawnej na podmiot zewnętrzny.

Czy dokumentację BHP można prowadzić elektronicznie?

Tak. Przepisy dopuszczają prowadzenie dokumentacji pracowniczej, w tym elementów dokumentacji BHP wchodzących w skład akt osobowych, w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia jej poufności, integralności, kompletności i stałej dostępności. Niektóre dokumenty — np. oświadczenie pracownika dotyczące pracy zdalnej — wprost mogą mieć formę elektroniczną.

Kiedy trzeba utworzyć służbę BHP?

Obowiązkowo przy zatrudnianiu powyżej 100 pracowników. Do 100 pracowników zadania służby BHP powierza się co do zasady pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy; specjalistę spoza zakładu można zatrudnić dopiero w razie braku wśród załogi osób o odpowiednich kompetencjach. Sam pracodawca może wykonywać te zadania tylko po odbyciu wymaganego szkolenia i tylko wtedy, gdy zatrudnia do 10 osób, lub do 50 osób w działalności o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia.

Źródło zdjęcia: Image by Freepik