Stan prawny:
Szkolenie okresowe BHP co do zasady trzeba powtarzać w odstępach właściwych dla danej grupy stanowisk, ale obowiązek ten nie dotyczy każdej osoby i sytuacji. Pracownik administracyjno-biurowy może nie podlegać szkoleniu okresowemu, jeżeli spełnione są warunki określone w Kodeksie pracy. Przepisy pozwalają również zwolnić daną osobę z pierwszego szkolenia okresowego na warunkach określonych w § 15 ust. 5 rozporządzenia albo uznać określone szkolenie zawodowe za równoważne ze szkoleniem okresowym. Szkolenie wstępne nie podlega cyklicznemu odnawianiu na zasadach właściwych dla szkoleń okresowych.
Jeśli chcesz uporządkować cały temat od podstaw, zobacz: kompletny przewodnik po szkoleniach BHP.
| Sytuacja | Czy trzeba przeprowadzić szkolenie? | Podstawa lub dalsze działanie |
|---|---|---|
| Osoba należąca do grupy objętej obowiązkiem szkoleń okresowych | Tak | Szkolenie powtarza się nie rzadziej niż w częstotliwości właściwej dla danej grupy stanowisk – zobacz pełną tabelę terminów |
| Pracownik administracyjno-biurowy spełniający warunki art. 237³ § 2² Kodeksu pracy | Nie, z zastrzeżeniem przepisów dotyczących pracy zdalnej | Kategoria ryzyka przeważającej działalności pracodawcy nie wyższa niż trzecia i ocena ryzyka nie wskazuje konieczności szkolenia |
| Osoba spełniająca warunki § 15 ust. 5 rozporządzenia | Zwolnienie tylko z pierwszego szkolenia okresowego | Zaświadczenie potwierdzające odbycie wymaganego szkolenia u innego pracodawcy w wymaganym okresie albo szkolenie dla innej grupy stanowisk o odpowiednim zakresie |
| Szkolenie zawodowe lub doskonalenie zawodowe spełniające warunki § 17 rozporządzenia | Uznaje się za równoważne ze szkoleniem okresowym | Program musi obejmować zakres wymagany dla danego stanowiska, ukończony w wymaganym okresie |
| Zmiana stanowiska albo określonych warunków pracy | Może być wymagany dodatkowy instruktaż stanowiskowy | Nie oznacza automatycznego „wygaśnięcia” szkolenia okresowego – szczegóły w artykule o dodatkowym instruktażu |
Co oznacza odnawianie szkolenia BHP?
„Odnowienie szkolenia BHP” to określenie potoczne i używane w wyszukiwaniach internetowych, a nie pojęcie ustawowe. Przepisy nie posługują się procedurą odnawiania certyfikatu – mówią o obowiązku przeprowadzania kolejnych szkoleń okresowych nie rzadziej niż w określonej częstotliwości, wynikającej z rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Dokumentem potwierdzającym ukończenie szkolenia jest zaświadczenie, a nie certyfikat.
Kiedy szkolenie okresowe trzeba powtarzać?
Szkolenie okresowe odbywają osoby należące do grup wymienionych w § 14 ust. 2 rozporządzenia, z zastrzeżeniem kodeksowego wyłączenia dotyczącego części pracowników administracyjno-biurowych. Jeżeli dana osoba podlega szkoleniom okresowym, trzeba je powtarzać nie rzadziej niż w częstotliwości właściwej dla jej grupy stanowisk.
Pełną tabelę częstotliwości dla wszystkich grup stanowisk znajdziesz w → Co ile trzeba robić szkolenie BHP?
Kiedy pracownik biurowy nie musi powtarzać szkolenia?
Szkolenie okresowe pracownika administracyjno-biurowego nie jest wymagane, jeżeli łącznie spełnione są dwa warunki: przeważająca działalność pracodawcy znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono kategorię ryzyka nie wyższą niż trzecia, oraz z oceny ryzyka zawodowego nie wynika konieczność przeprowadzenia szkolenia (art. 237³ § 2² Kodeksu pracy).
Jeżeli kategoria ryzyka wzrośnie powyżej trzeciej albo z oceny ryzyka wyniknie konieczność szkolenia, trzeba je przeprowadzić w terminie do 6 miesięcy, licząc odpowiednio od dnia ustalenia wyższej kategorii ryzyka albo od dnia dokonania tej oceny (art. 237³ § 2³–2⁴ Kodeksu pracy).
Wyłączenia z obowiązku szkolenia okresowego przewidzianego w art. 237³ § 2² Kodeksu pracy nie stosuje się do pracownika wykonującego pracę zdalną (art. 67³¹ § 3 KP). Reguła ta nie obejmuje jednak pracy zdalnej okazjonalnej, ponieważ zgodnie z art. 67³³ § 2 KP do takiej pracy nie stosuje się art. 67³¹ § 3. Pełne zasady dotyczące pracy zdalnej, hybrydowej i okazjonalnej opisujemy w → Co ile szkolenie BHP dla pracownika biurowego?
Kiedy można zostać zwolnionym z pierwszego szkolenia okresowego?
Z pierwszego szkolenia okresowego można zwolnić osobę, która w wymaganym okresie (6 lub 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku) odbyła u innego pracodawcy wymagane szkolenie okresowe i przedłoży aktualne zaświadczenie, albo która w tym okresie odbyła szkolenie dla innej grupy stanowisk, jeżeli jego program obejmował zakres wymagany na nowym stanowisku (§ 15 ust. 5 rozporządzenia).
Zwolnienie to dotyczy wyłącznie pierwszego szkolenia okresowego u danego pracodawcy. Zaświadczenie z poprzedniego zatrudnienia nie zwalnia automatycznie i bezterminowo z kolejnych szkoleń okresowych – te nadal trzeba przeprowadzać w częstotliwości właściwej dla danego stanowiska, licząc od faktycznej daty ukończenia ostatniego szkolenia.
Kiedy szkolenie zawodowe zastępuje szkolenie okresowe?
Ukończenie w wymaganym okresie szkolenia, dokształcania lub doskonalenia zawodowego związanego z nauką zawodu, przyuczeniem do zawodu albo podnoszeniem kwalifikacji zawodowych uważa się za równoznaczne z odbyciem szkolenia okresowego, jeżeli program takiego szkolenia obejmował zakres wymagany dla danego stanowiska pracy (§ 17 rozporządzenia). Przed zastosowaniem § 17 należy porównać udokumentowany program ukończonego szkolenia z programem szkolenia okresowego wymaganym dla danego stanowiska pracy.
Nie automatycznie. Zmiana stanowiska pracy albo określone zmiany techniczno-organizacyjne – na przykład zmiana procesu technologicznego, wprowadzenie nowych maszyn czy substancji szkodliwych – mogą powodować konieczność przeprowadzenia instruktażu stanowiskowego zgodnie z § 11 rozporządzenia. Nie oznacza to jednak, że dotychczasowe szkolenie okresowe traci moc, ani że trzeba je powtarzać w całości. Podobnie długa przerwa w zatrudnieniu sama w sobie nie powoduje automatycznej utraty ważności szkolenia okresowego – nie ma takiej ogólnej zasady wprost w przepisach.
Szkolenie wstępne nie jest przy tym jednorazowe w każdym przypadku – instruktaż stanowiskowy może być przeprowadzany ponownie, między innymi przy przeniesieniu pracownika na stanowisko z narażeniem na czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne, albo po wskazanych wyżej zmianach techniczno-organizacyjnych.
Pełny katalog sytuacji wymagających dodatkowego instruktażu opisujemy w → Kiedy trzeba powtórzyć szkolenie BHP? Terminy i okoliczności. Procedurę sprawdzania daty ukończenia poprzedniego szkolenia i ustalania kolejnego terminu opisujemy w → Jak sprawdzić ważność szkolenia BHP?
Naruszenie przepisów lub zasad BHP, w tym dopuszczenie pracownika do pracy bez wymaganego szkolenia, może stanowić wykroczenie zagrożone grzywną od 2 000 do 60 000 zł na podstawie art. 283 § 1 Kodeksu pracy, w brzmieniu obowiązującym od 8 lipca 2026 r. na mocy ustawy z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw.
Najczęstsze pytania
Czy każde szkolenie BHP trzeba odnawiać?
Nie każde. Szkolenia okresowe co do zasady trzeba powtarzać, ale pracownik administracyjno-biurowy może być z tego obowiązku zwolniony, jeśli spełnione są warunki art. 237³ § 2² Kodeksu pracy. Szkolenie wstępne nie podlega odrębnemu cyklowi odnawiania.
Czy szkolenie wstępne ma termin ważności?
Przepisy nie przewidują dla szkolenia wstępnego cyklicznego terminu odnowienia analogicznego do szkoleń okresowych. Instruktaż stanowiskowy może jednak wymagać ponowienia przy zmianie stanowiska na związane z narażeniem na czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne, oraz po określonych zmianach techniczno-organizacyjnych.
Czy każdy pracownik biurowy musi przechodzić szkolenie okresowe?
Nie każdy. Jeżeli przeważająca działalność pracodawcy znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono kategorię ryzyka nie wyższą niż trzecia, a z oceny ryzyka zawodowego nie wynika konieczność przeprowadzenia szkolenia, pracownik administracyjno-biurowy nie podlega szkoleniu okresowemu. Wyłączenia tego nie stosuje się do pracownika wykonującego pracę zdalną (art. 67³¹ § 3 Kodeksu pracy). Reguła ta nie dotyczy jednak pracy zdalnej okazjonalnej, ponieważ zgodnie z art. 67³³ § 2 Kodeksu pracy do takiej pracy nie stosuje się art. 67³¹ § 3.
Czy zaświadczenie od poprzedniego pracodawcy zwalnia ze szkolenia?
Aktualne zaświadczenie może być podstawą zwolnienia wyłącznie z pierwszego szkolenia okresowego, jeżeli potwierdza odbycie u innego pracodawcy wymaganego szkolenia w okresie, w którym należało przeprowadzić pierwsze szkolenie okresowe na nowym stanowisku. Zwolnienie może mieć również zastosowanie po odbyciu w tym okresie szkolenia dla innej grupy stanowisk, jeżeli jego program obejmował zakres wymagany na nowym stanowisku (§ 15 ust. 5 rozporządzenia). Nie jest to bezterminowe zwolnienie z kolejnych szkoleń okresowych.
Czy szkolenie zawodowe może zastąpić szkolenie okresowe?
Tak, jeśli ukończone w wymaganym okresie szkolenie, dokształcanie lub doskonalenie zawodowe obejmowało program odpowiadający zakresowi szkolenia okresowego wymaganego dla danego stanowiska (§ 17 rozporządzenia).
Czy zmiana stanowiska unieważnia szkolenie okresowe?
Nie automatycznie. Może powodować konieczność dodatkowego instruktażu stanowiskowego, ale samo szkolenie okresowe nie traci mocy tylko z powodu zmiany stanowiska.
Podstawa prawna i źródła
- Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 277, ze zm.), w szczególności art. 237³, art. 67³¹ § 3 i art. 67³³ § 2
- Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 1327), w szczególności § 11, § 14, § 15 ust. 5 i § 17
- Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2026 r. poz. 473)
- Państwowa Inspekcja Pracy – wyjaśnienia dotyczące szkoleń w dziedzinie BHP
Źródło zdjęcia: KamranAydinov / Freepik
