Czy szkolenie BHP dla pracownika biurowego jest obowiązkowe? Wyjaśnienie przepisów i terminów

Tak. Pracownik administracyjno-biurowy zatrudniony na podstawie umowy o pracę co do zasady musi odbyć szkolenie wstępne BHP przed dopuszczeniem do pracy. Obowiązek szkolenia okresowego zależy natomiast m.in. od kategorii ryzyka działalności pracodawcy, oceny ryzyka zawodowego i sposobu wykonywania pracy – nie każdy pracownik biurowy musi je odbywać automatycznie co sześć lat.

Stan prawny na 26 sierpnia 2026 r.

Poniżej wyjaśniamy, kiedy szkolenie wstępne i okresowe jest obowiązkowe, kiedy nie trzeba go powtarzać oraz jak na obowiązek szkolenia okresowego wpływają kategoria ryzyka, ocena ryzyka zawodowego i praca zdalna.

Szkolenia pracowników biurowych są jednym z elementów bezpiecznej organizacji stanowiska komputerowego. Szersze omówienie ergonomii, wyposażenia stanowiska i obowiązków pracodawcy znajdziesz w poradniku BHP przy pracy przy komputerze.

Czy szkolenie wstępne pracownika biurowego jest obowiązkowe?

Tak. Obowiązek przeszkolenia pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy wynika z art. 237³ Kodeksu pracy i dotyczy każdego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę – niezależnie od tego, czy pracuje na stanowisku administracyjno-biurowym, czy na hali produkcyjnej. Wielkość firmy ani charakter stanowiska nie zwalniają pracodawcy z tego obowiązku.

Szkolenie wstępne obejmuje instruktaż ogólny oraz – w przypadkach określonych w przepisach – instruktaż stanowiskowy. Szczegółowy zakres szkolenia pracownika biurowego omawiamy w artykule Szkolenie BHP dla pracownika biurowego – co obejmuje.

Instruktaż stanowiskowy kończy się sprawdzianem wiedzy i umiejętności z zakresu bezpiecznego wykonywania pracy na danym stanowisku.

Kiedy nie trzeba powtarzać szkolenia wstępnego?

Czy szkolenie okresowe pracownika biurowego jest obowiązkowe?

Nie zawsze. W przeciwieństwie do szkolenia wstępnego, szkolenie okresowe pracownika administracyjno-biurowego może w ogóle nie być wymagane – zależy to od kategorii ryzyka działalności pracodawcy oraz wyniku oceny ryzyka zawodowego, co wyjaśniamy w kolejnej sekcji.

Jeżeli szkolenie okresowe jest wymagane, pierwsze szkolenie należy przeprowadzić w ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku administracyjno-biurowym, a kolejne nie rzadziej niż raz na 6 lat. Pełne omówienie częstotliwości szkoleń dla różnych grup stanowisk, wraz z wyjątkami, znajdziesz w artykule Co ile szkolenie BHP dla pracownika biurowego. Informacje o czasie trwania poszczególnych szkoleń zebraliśmy w osobnym materiale: Ile trwa szkolenie BHP dla pracownika biurowego, a krok po kroku, jak wygląda samo szkolenie, opisujemy w artykule Jak wygląda szkolenie BHP dla pracownika administracyjnego.

Kategoria ryzyka i ocena ryzyka zawodowego

Kategoria ryzyka to klasyfikacja przypisana przeważającej działalności pracodawcy, ustalana na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków – im wyższa kategoria, tym statystycznie wyższe ryzyko wypadku w danej branży.

Zgodnie z art. 237³ § 2² Kodeksu pracy szkolenie okresowe nie jest wymagane w przypadku pracownika administracyjno-biurowego, jeżeli przeważająca działalność pracodawcy znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono kategorię ryzyka nie wyższą niż trzecia, chyba że z oceny ryzyka zawodowego wynika, że szkolenie jest konieczne.

Jeżeli dla przeważającej działalności pracodawcy zostanie ustalona kategoria ryzyka wyższa niż trzecia, szkolenie okresowe trzeba przeprowadzić w terminie nie dłuższym niż sześć miesięcy od dnia ustalenia wyższej kategorii. Taki sam termin, liczony od dnia dokonania oceny ryzyka, obowiązuje, gdy to z oceny ryzyka zawodowego wynika konieczność szkolenia (art. 237³ § 2³–2⁴ Kodeksu pracy).

W praktyce oznacza to, że dwóch pracowników na identycznym stanowisku biurowym, ale u różnych pracodawców, może mieć różny obowiązek szkolenia okresowego – decyduje kategoria ryzyka konkretnej firmy i wynik oceny ryzyka zawodowego na danym stanowisku, a nie sam fakt pracy przy biurku i komputerze.

Praca zdalna i możliwość szkolenia online

Forma wykonywania pracy ma znaczenie dla obowiązku szkolenia okresowego. W przypadku regularnej pracy zdalnej zwolnienie ze szkolenia okresowego, o którym mowa wyżej (kategoria ryzyka nie wyższa niż trzecia), nie ma zastosowania (art. 67³¹ § 3 Kodeksu pracy) – pracownik administracyjno-biurowy wykonujący pracę zdalną podlega szkoleniu okresowemu niezależnie od kategorii ryzyka działalności pracodawcy.

Inaczej jest w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej, o której mowa w art. 67³³ § 1 Kodeksu pracy. W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej art. 67³¹ § 3 Kodeksu pracy nie ma zastosowania (art. 67³³ § 2 Kodeksu pracy). Samo okazjonalne wykonywanie pracy zdalnej nie wyłącza więc automatycznie zwolnienia ze szkolenia okresowego przewidzianego dla części pracowników administracyjno-biurowych.

Osobną kwestią jest forma szkolenia wstępnego. Jeżeli wykonywanie pracy zdalnej zostało uzgodnione już przy zawieraniu umowy o pracę, a osoba jest przyjmowana do pracy zdalnej na stanowisku administracyjno-biurowym, całe szkolenie wstępne – a więc nie tylko instruktaż ogólny, ale też instruktaż stanowiskowy – może zostać przeprowadzone za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 67³¹ § 2 Kodeksu pracy). Nie jest więc prawdą, że instruktaż stanowiskowy zawsze musi odbywać się stacjonarnie – w tym konkretnym przypadku ustawodawca dopuścił jego przeprowadzenie online. Poza tym wyjątkiem zasady dopuszczalności szkolenia BHP w formie online – w tym to, które elementy szkolenia mogą być realizowane zdalnie w pozostałych sytuacjach – omawiamy szerzej w artykule Czy pracownik biurowy może zrobić szkolenie BHP online.

Wpływ pracy zdalnej na obowiązek i formę szkolenia BHP, wraz z dodatkowymi przykładami, opisaliśmy szczegółowo w artykule Czy przy pracy zdalnej trzeba robić szkolenie BHP.

Umowa zlecenia i B2B

Przepisy Kodeksu pracy dotyczące obowiązkowego szkolenia wstępnego i okresowego (art. 237³) wprost dotyczą pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Nie należy automatycznie przenosić tych zasad na umowy cywilnoprawne – umowa zlecenia czy współpraca w modelu B2B rządzą się innymi przepisami, a formalny obowiązek szkolenia wstępnego i okresowego w rozumieniu Kodeksu pracy ich nie obejmuje wprost.

Nie oznacza to jednak całkowitego braku obowiązków po stronie zlecającego. Zgodnie z art. 304 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy również osobom wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w jego zakładzie lub w miejscu przez niego wyznaczonym. To, czy w konkretnym przypadku warto (lub trzeba, ze względu na charakter współpracy i faktyczny sposób jej wykonywania) zorganizować dla zleceniobiorcy szkolenie zbliżone do BHP, zależy przede wszystkim od rodzaju wykonywanej pracy i realnie występujących zagrożeń. W praktyce dobrym rozwiązaniem jest jednoznaczne uregulowanie w umowie, kto organizuje ewentualne szkolenie i kto ponosi jego koszt – unika to sporów i niejasności na późniejszym etapie współpracy.

Co powinien sprawdzić pracodawca – krótka checklista

1. Podstawa zatrudnieniaCzy osoba jest zatrudniona na umowę o pracę? Jeśli tak – obowiązek szkolenia wstępnego z Kodeksu pracy stosuje się wprost. Jeśli to umowa cywilnoprawna – zobacz sekcję o zleceniu i B2B.
2. Rodzaj szkoleniaCzy to pierwsze zatrudnienie na danym stanowisku (szkolenie wstępne), czy kontynuacja pracy wymagająca weryfikacji obowiązku szkolenia okresowego?
3. Kategoria ryzykaJaka jest kategoria ryzyka przeważającej działalności pracodawcy – czy przekracza trzecią?
4. Wynik oceny ryzyka zawodowegoCzy ocena ryzyka zawodowego na danym stanowisku wskazuje na konieczność szkolenia okresowego, mimo niskiej kategorii ryzyka firmy?
5. Praca zdalnaCzy pracownik wykonuje regularną, czy jedynie okazjonalną pracę zdalną? Tylko regularna wyłącza zwolnienie ze szkolenia okresowego.
6. Ostateczny obowiązekNa podstawie powyższych punktów: czy i kiedy (w jakim terminie) należy przeprowadzić szkolenie wstępne lub okresowe.

FAQ

Podsumowanie

Pracownik administracyjno-biurowy zatrudniony na umowę o pracę musi odbyć szkolenie wstępne BHP przed dopuszczeniem do pracy; nie dotyczy to wyłącznie sytuacji, w której obejmuje on ponownie stanowisko zajmowane u tego samego pracodawcy bezpośrednio przed zawarciem kolejnej umowy o pracę. Szkolenie okresowe nie jest już tak jednoznaczne: nie jest wymagane przy niskiej kategorii ryzyka działalności pracodawcy, ale decyduje o tym również ocena ryzyka zawodowego na konkretnym stanowisku, a przy regularnej pracy zdalnej zwolnienie w ogóle nie ma zastosowania. W razie wątpliwości najbezpieczniej jest zweryfikować obowiązek indywidualnie, w oparciu o checklistę powyżej, zamiast opierać się na uogólnieniach dotyczących „pracy biurowej” jako całości.