Czy można outsourcować BHP w firmie? Warunki i odpowiedzialność pracodawcy

Wielu pracodawców zastanawia się, czy można zlecić BHP firmie zewnętrznej i kiedy outsourcing służby BHP jest zgodny z Kodeksem pracy. Odpowiedź nie sprowadza się do prostego progu liczby zatrudnionych – przepisy przewidują konkretne warunki, od których zależy, czy zadania służby BHP można powierzyć specjaliście spoza zakładu pracy.

Outsourcing BHP nie oznacza przeniesienia na zewnątrz ogółu obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy – może natomiast obejmować powierzenie zadań służby BHP oraz dodatkowe usługi wspierające, których zakres określa umowa. Pełny katalog obowiązków pracodawcy w tym obszarze opisaliśmy w artykule Obowiązki pracodawcy w zakresie BHP – pełne wyjaśnienie przepisów.

Szybka odpowiedź

Tak, ale możliwość powierzenia zadań służby BHP specjaliście zewnętrznemu zależy od sytuacji pracodawcy. Pracodawca zatrudniający do 100 pracowników może skorzystać ze specjalisty spoza zakładu pracy, jeżeli nie ma kompetentnego pracownika, któremu może powierzyć te zadania. Powyżej 100 pracowników pracodawca tworzy służbę BHP, a wsparcie zewnętrzne może ją jedynie uzupełniać. Niezależnie od przyjętego rozwiązania odpowiedzialność za stan BHP pozostaje po stronie pracodawcy.

Kiedy pracodawca może powierzyć zadania służby BHP specjaliście spoza zakładu pracy?

Zasady powierzania zadań służby BHP reguluje art. 237¹¹ Kodeksu pracy. Pracodawca zatrudniający więcej niż 100 pracowników ma obowiązek utworzyć służbę BHP, pełniącą funkcje doradcze i kontrolne w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca zatrudniający do 100 pracowników w pierwszej kolejności powierza wykonywanie zadań służby BHP pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy.

Dopiero gdy pracodawca zatrudniający do 100 pracowników nie dysponuje kompetentnym pracownikiem, któremu mógłby powierzyć te zadania, może – na podstawie art. 237¹¹ § 2 Kodeksu pracy – powierzyć wykonywanie zadań służby BHP specjaliście spoza zakładu pracy. Zasadę tę można ująć wprost: pracodawca zatrudniający do 100 pracowników może powierzyć wykonywanie zadań służby BHP specjaliście spoza zakładu pracy w przypadku braku kompetentnych pracowników, którym można powierzyć te zadania. To ten warunek, a nie sama liczba zatrudnionych, decyduje o tym, kiedy można powierzyć zadania służby BHP firmie zewnętrznej lub niezależnemu specjaliście.

Powyżej 100 pracowników obowiązek utworzenia służby BHP nie ustępuje nawet wtedy, gdy w zakładzie brakuje kompetentnych pracowników – pracodawca nadal musi utworzyć służbę BHP, a specjalista spoza zakładu może ją co najwyżej wspierać, a nie zastępować.

Niezależnie od przyjętego modelu, właściwy inspektor pracy może nakazać utworzenie służby BHP albo zwiększenie liczby jej pracowników, jeżeli uzasadniają to stwierdzone zagrożenia zawodowe (art. 237¹¹ § 4 Kodeksu pracy).

Odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy zawsze pozostaje po stronie pracodawcy. Zgodnie z art. 207 § 1 Kodeksu pracy na zakres tej odpowiedzialności nie wpływają ani obowiązki pracowników w dziedzinie BHP, ani powierzenie wykonywania zadań służby BHP specjaliście spoza zakładu pracy. Innymi słowy, kto odpowiada za BHP po outsourcingu wynika wprost z przepisów – to zawsze pracodawca, a nie wykonawca zewnętrzny.

Czym różnią się obowiązki pracodawcy, zadania służby BHP i dodatkowe usługi wykonawcy?

Żeby uniknąć nieporozumień, warto rozróżnić trzy poziomy, które łatwo ze sobą pomylić:

• obowiązki pracodawcy w zakresie BHP – wynikają wprost z Kodeksu pracy i zawsze spoczywają na pracodawcy;
• zadania służby BHP – czynności doradcze i kontrolne, które można powierzyć pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy albo, w opisanych wyżej warunkach, specjaliście spoza zakładu pracy;
• dodatkowe usługi wykonawcy zewnętrznego – np. szkolenia, audyty, przygotowanie ocen ryzyka czy wsparcie dokumentacyjne, których zakres wynika z zawartej umowy.

Służba BHP pełni przede wszystkim funkcje doradcze i kontrolne – informuje pracodawcę o zagrożeniach, opiniuje dokumentację i uczestniczy w ocenie ryzyka, ale decyzje i odpowiedzialność za ich skutki pozostają po stronie pracodawcy. Powierzenie wykonywania zadań służby BHP specjaliście spoza zakładu pracy oznacza zlecenie realizacji konkretnych zadań doradczych i kontrolnych – zakres odpowiedzialności pracodawcy pozostaje przy tym niezmieniony.

Kto może skorzystać z outsourcingu BHP? Tabela decyzyjna

Poniższa tabela pokazuje, jakie rozwiązanie przewidują przepisy dla różnych sytuacji zatrudnienia oraz kiedy w grę wchodzi powierzenie zadań specjaliście spoza zakładu pracy.

Kiedy można powierzyć zadania służby BHP specjaliście spoza zakładu pracy

Sytuacja pracodawcy	Podstawowe rozwiązanie	Czy można powierzyć zadania specjaliście zewnętrznemu	Kto odpowiada za stan BHP
Do 100 pracowników, pracodawca ma kompetentnego pracownika	Powierzenie zadań służby BHP pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy	Co do zasady nie – przesłanką powierzenia zadań specjaliście zewnętrznemu jest brak kompetentnego pracownika	Pracodawca
Do 100 pracowników, brak kompetentnego pracownika	Powierzenie zadań służby BHP specjaliście spoza zakładu pracy	Tak, na podstawie art. 237¹¹ § 2 Kodeksu pracy	Pracodawca
Powyżej 100 pracowników	Utworzenie wewnętrznej służby BHP	Nie – zewnętrzny specjalista może służbę BHP wspierać, ale nie zastępuje obowiązku jej utworzenia	Pracodawca
Do 10 pracowników	Pracodawca może sam wykonywać zadania służby BHP po ukończeniu wymaganego szkolenia albo – jeżeli spełnia wymagania kwalifikacyjne dla służby BHP – na zasadach zwolnienia przewidzianego w § 13 ust. 2 rozporządzenia albo powierzyć je pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy	Tak, w przypadku braku kompetentnego pracownika	Pracodawca
Do 50 pracowników, kategoria ryzyka nie wyższa niż trzecia	Pracodawca może sam wykonywać zadania służby BHP po ukończeniu wymaganego szkolenia albo – jeżeli spełnia wymagania kwalifikacyjne dla służby BHP – na zasadach zwolnienia przewidzianego w § 13 ust. 2 rozporządzenia albo powierzyć je pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy	Tak, w przypadku braku kompetentnego pracownika	Pracodawca

Szczegółowe zasady dotyczące najmniejszych zakładów, zatrudniających do 10 pracowników, opisaliśmy osobno w artykule Czy mała firma musi mieć BHP? (do 10 pracowników).

Jakie kwalifikacje musi mieć specjalista spoza zakładu pracy?

Specjalista spoza zakładu pracy, któremu pracodawca powierza wykonywanie zadań służby BHP, musi:

• spełniać wymagania kwalifikacyjne przewidziane dla osób wykonujących zadania służby BHP;
• posiadać wymagane doświadczenie zawodowe, odpowiednie do zakresu powierzonych zadań;
• mieć ukończone szkolenie w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy dla pracowników służby BHP;
• mieć zapewnioną możliwość zapoznania się z rzeczywistymi warunkami pracy, zagrożeniami występującymi w zakładzie oraz dokumentacją pracodawcy – bez tego jego doradztwo i kontrola tracą sens.

Ocena, czy dana osoba spełnia te wymagania, każdorazowo należy do pracodawcy. Pełny przegląd wymagań wobec specjalistów BHP oraz sytuacji, w których firma musi mieć własnego specjalistę, znajdziesz w artykule Czy trzeba mieć specjalistę BHP w firmie?.

Jaki jest zakres współpracy z wykonawcą zewnętrznym?

Zakres współpracy z wykonawcą zewnętrznym warto podzielić na dwie kategorie: zadania służby BHP, których dotyczy powierzenie na podstawie art. 237¹¹ Kodeksu pracy, oraz dodatkowe usługi, które wynikają wyłącznie z zawartej umowy.

Zadania służby BHP

• kontrola warunków pracy;
• informowanie pracodawcy o zagrożeniach;
• doradztwo w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• udział w ocenie ryzyka zawodowego;
• udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy;
• współpraca przy organizowaniu szkoleń BHP;
• opiniowanie instrukcji i wewnętrznych dokumentów pracodawcy.

Dodatkowe usługi

Poza zadaniami służby BHP wykonawca zewnętrzny może – w zakresie określonym w umowie – świadczyć usługi wspierające realizację obowiązków pracodawcy, np.:

• prowadzenie określonych szkoleń, jeżeli organizator i prowadzący spełniają wymagania przewidziane w przepisach;
• przygotowanie dokumentacji BHP;
• audyty stanu bezpieczeństwa i higieny pracy;
• przygotowanie projektów ocen ryzyka zawodowego;
• bieżące konsultacje;
• wsparcie podczas kontroli PIP.

To zakres współpracy określony w umowie decyduje o tym, jakie dodatkowe usługi obejmuje outsourcing. Umowa nie może jednak przenieść ustawowej odpowiedzialności pracodawcy za stan BHP (art. 207 § 1 Kodeksu pracy) – decyzje należące do pracodawcy pozostają po jego stronie, nawet jeśli specjalista je przygotowuje i rekomenduje.

Jeśli po ustaleniu, jakie szkolenia są wymagane i w jakiej formie mogą zostać przeprowadzone, potrzebujesz przeszkolić zespół, prowadzenie szkoleń bywa jedną z najczęściej zamawianych dodatkowych usług.

Podobnie wygląda to w przypadku oceny ryzyka zawodowego – wykonawca zewnętrzny może przygotować jej projekt dla konkretnych stanowisk, ale to pracodawca zatwierdza dokument i odpowiada za jego wdrożenie.

Czy obsługę BHP można prowadzić zdalnie?

Część współpracy z wykonawcą zewnętrznym – konsultacje, przegląd i aktualizacja dokumentacji, bieżące doradztwo – może odbywać się zdalnie. Rzetelna realizacja zadań służby BHP często wymaga jednak fizycznej obecności w zakładzie: wizyt kontrolnych, oględzin rzeczywistych stanowisk pracy czy udziału w czynnościach powypadkowych, których nie da się w pełni przeprowadzić na odległość.

Szkolenia okresowe BHP mogą być prowadzone w formie kursu, seminarium lub samokształcenia kierowanego, w tym realizowanego online – dotyczy to jednak tylko grup pracowników wskazanych w przepisach. Szkolenie okresowe pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych przeprowadza się w formie instruktażu – przepisy nie przewidują dla tej grupy samokształcenia kierowanego. Jest to odrębna kwestia od instruktażu stanowiskowego, który stanowi część szkolenia wstępnego i przeprowadza się go w przypadkach określonych w § 11 rozporządzenia. Prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej również nie oznacza automatycznej zgody na prowadzenie każdego szkolenia online.

Wyjątkiem jest sytuacja osoby przyjmowanej do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe w formie zdalnej: jeśli strony uzgodniły wykonywanie pracy zdalnej już przy zawieraniu umowy o pracę, całe szkolenie wstępne w dziedzinie BHP takiej osoby może zostać przeprowadzone za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, po spełnieniu warunków przewidzianych w Kodeksie pracy (art. 67³¹ § 2 w związku z art. 67¹⁹ § 1 pkt 1 Kodeksu pracy).

Więcej o tym, jakie formy szkoleń online akceptuje Państwowa Inspekcja Pracy, piszemy w artykule Czy PIP uznaje szkolenia BHP online?

Ile kosztuje outsourcing BHP?

Cena powierzenia zadań służby BHP i dodatkowych usług zależy od wielu zmiennych, m.in. od:

• liczby pracowników;
• liczby lokalizacji;
• branży i poziomu zagrożeń zawodowych;
• częstotliwości wizyt w zakładzie;
• zakresu wymaganej dokumentacji;
• zakresu szkoleń;
• wymaganego czasu reakcji;
• zakresu wsparcia powypadkowego.

Szczegółowy podział cen w zależności od zakresu usług i wielkości firmy znajdziesz w osobnym artykule: Ile kosztuje obsługa BHP w firmie?

Czy PIP może zakwestionować outsourcing BHP?

Samo powierzenie zadań służby BHP specjaliście spoza zakładu pracy może być zgodne z przepisami, ale PIP może zweryfikować, czy pracodawca spełnił warunki wynikające z art. 237¹¹ § 2 Kodeksu pracy. Kontrola może obejmować w szczególności ustalenie, czy rzeczywiście brakowało kompetentnego pracownika, czy specjalista zewnętrzny spełnia wymagania kwalifikacyjne, czy powierzony zakres odpowiada zadaniom służby BHP oraz czy zadania są faktycznie wykonywane. Sama umowa z wykonawcą nie wystarcza, jeżeli współpraca ma charakter wyłącznie formalny.

Zakres dokumentów i okoliczności sprawdzanych podczas kontroli opisujemy w artykule Kontrola PIP a szkolenia BHP – co sprawdza inspektor?

FAQ — najczęściej zadawane pytania

Czy outsourcing BHP jest legalny?

Tak. Kodeks pracy (art. 237¹¹ § 2) dopuszcza powierzenie zadań służby BHP specjaliście spoza zakładu pracy, jeżeli pracodawca zatrudniający do 100 pracowników nie ma kompetentnego pracownika, któremu mógłby je powierzyć. Odpowiedzialność za stan BHP zawsze pozostaje po stronie pracodawcy (art. 207 § 1).

Kiedy firma do 100 pracowników może skorzystać ze specjalisty zewnętrznego?

Dopiero gdy nie dysponuje kompetentnym pracownikiem, któremu mogłaby powierzyć zadania służby BHP. W pierwszej kolejności przepisy przewidują powierzenie tych zadań pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy.

Kto odpowiada za BHP po outsourcingu?

Zawsze pracodawca. Zgodnie z art. 207 § 1 Kodeksu pracy powierzenie zadań służby BHP specjaliście spoza zakładu nie wpływa na zakres odpowiedzialności pracodawcy za stan bezpieczeństwa i higieny pracy.

Czy firma powyżej 100 pracowników może zastąpić służbę BHP outsourcingiem?

Nie. Pracodawca zatrudniający więcej niż 100 pracowników musi utworzyć wewnętrzną służbę BHP. Wykonawca zewnętrzny może ją wspierać, ale nie zwalnia pracodawcy z obowiązku jej utworzenia.

Jakie kwalifikacje musi mieć specjalista spoza zakładu?

Musi spełniać wymagania kwalifikacyjne przewidziane dla osób wykonujących zadania służby BHP, mieć wymagane doświadczenie zawodowe oraz ukończone szkolenie w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy dla pracowników służby BHP.

Czy outsourcing BHP obejmuje szkolenia?

Prowadzenie części szkoleń może wchodzić w zakres umowy z wykonawcą zewnętrznym, o ile organizator i prowadzący spełniają wymagania przewidziane w przepisach. To dodatkowa usługa, a nie automatyczny element powierzenia zadań służby BHP.

Czy cała obsługa może odbywać się zdalnie?

Nie zawsze. Część konsultacji i pracy dokumentacyjnej można prowadzić zdalnie, ale rzetelna realizacja zadań często wymaga wizyt w zakładzie, oględzin stanowisk pracy lub udziału w czynnościach powypadkowych.

Czy pracodawca może sam wykonywać zadania służby BHP?

Tak, jeżeli zatrudnia do 10 pracowników albo do 50 pracowników w działalności zakwalifikowanej do grupy o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia. Przed rozpoczęciem wykonywania tych zadań pracodawca powinien ukończyć wymagane szkolenie. Ze szkolenia jest zwolniony, jeżeli spełnia wymagania kwalifikacyjne dla służby BHP określone w odrębnych przepisach (§ 13 ust. 2 rozporządzenia).

Stan prawny zweryfikowany na 20 sierpnia 2026 r.

Źródło zdjęcia: Image by ThisisEngineering on Unsplash

Podstawa prawna i źródła

• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – w szczególności art. 207, art. 237¹¹ oraz art. 67³¹ § 2 w związku z art. 67¹⁹ § 1 pkt 1.
• Rozporządzenie Rady Ministrów z 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy – określa zadania służby BHP oraz wymagania kwalifikacyjne wobec osób wykonujących jej zadania.
• Państwowa Inspekcja Pracy – Służba bezpieczeństwa i higieny pracy – wyjaśnienia dotyczące organizacji służby BHP, powierzania jej zadań oraz kwalifikacji wykonawców.
• Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy – w szczególności § 11, § 13 oraz § 15.
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków – załącznik nr 2 określa kategorie ryzyka dla poszczególnych grup działalności.