Stan prawny na 16 sierpnia 2026 r.
Jeżeli pracownik administracyjno-biurowy podlega szkoleniu okresowemu, przeprowadza się je nie rzadziej niż raz na 6 lat. Szkolenie okresowe nie jest jednak wymagane, gdy przeważająca działalność pracodawcy znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono kategorię ryzyka nie wyższą niż trzecia, a ocena ryzyka zawodowego nie wskazuje konieczności szkolenia. Z tego zwolnienia co do zasady nie korzysta pracownik wykonujący regularną pracę zdalną; odrębnie traktowana jest okazjonalna praca zdalna.
Szkolenie pracownika biurowego jest jednym z elementów szerszego systemu ochrony osób pracujących przy monitorach ekranowych. Ergonomię, wyposażenie stanowiska i pozostałe obowiązki omawiamy w poradniku BHP przy pracy przy komputerze – kompletny poradnik.
| Sytuacja | Czy szkolenie okresowe jest wymagane? | Termin lub reguła |
|---|---|---|
| Pracownik biurowy od początku objęty obowiązkiem szkolenia okresowego | Tak | Pierwsze szkolenie standardowo do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku, kolejne nie rzadziej niż raz na 6 lat |
| Kategoria ryzyka nie wyższa niż trzecia, a ocena ryzyka nie wskazuje konieczności szkolenia | Nie | Brak obowiązku szkolenia okresowego |
| Pracownik korzystał ze zwolnienia, ale ustalono kategorię ryzyka wyższą niż trzecia | Tak | Do 6 miesięcy od dnia ustalenia wyższej kategorii ryzyka |
| Pracownik korzystał ze zwolnienia, ale z dokonanej oceny ryzyka wynikło, że szkolenie stało się konieczne | Tak | Do 6 miesięcy od dnia dokonania tej oceny |
| Regularna albo hybrydowa praca zdalna | Tak – zwolnienia z art. 237³ § 2² Kodeksu pracy nie stosuje się | Stosuje się właściwe terminy szkolenia okresowego; przepisy nie określają osobnego terminu przejściowego liczonego od rozpoczęcia pracy zdalnej |
| Okazjonalna praca zdalna | Możliwe zastosowanie zwolnienia | Ocena według przesłanek art. 237³ § 2² Kodeksu pracy |
Kiedy pracownika biurowego szkoli się co 6 lat?
Jeżeli pracownik administracyjno-biurowy jest objęty obowiązkiem szkolenia okresowego, szkolenie przeprowadza się nie rzadziej niż raz na 6 lat. Sześć lat to maksymalny dopuszczalny odstęp pomiędzy kolejnymi szkoleniami, wynikający z § 15 ust. 2 rozporządzenia. Pracodawca, po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami, może ustalić dla pracowników zatrudnionych na określonych stanowiskach większą częstotliwość szkolenia.
Pełną tabelę częstotliwości dla wszystkich grup stanowisk, w tym pracodawców, kadry inżynieryjno-technicznej i stanowisk robotniczych, znajdziesz w → Co ile trzeba robić szkolenie BHP?
Kiedy pracownik biurowy nie musi odbywać szkolenia okresowego?
Szkolenie okresowe nie jest wymagane, jeżeli łącznie spełnione są dwa warunki: rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono kategorię ryzyka nie wyższą niż trzecia, oraz z oceny ryzyka zawodowego nie wynika konieczność przeprowadzenia szkolenia okresowego (art. 237³ § 2² Kodeksu pracy).
Kategoria ryzyka odnosi się do przeważającej działalności pracodawcy, a nie automatycznie do konkretnego stanowiska biurowego – nie każdy pracownik biurowy należy więc do „najniższej grupy ryzyka” z tego tylko powodu, że pracuje przy biurku. O tym, czy zwolnienie ma zastosowanie, decyduje klasyfikacja działalności pracodawcy oraz wynik oceny ryzyka zawodowego na danym stanowisku.
Zwolnienie z art. 237³ § 2² Kodeksu pracy dotyczy wyłącznie szkolenia okresowego i nie zwalnia pracodawcy z obowiązków dotyczących szkolenia wstępnego. Zakres szkolenia wstępnego, w tym obowiązek przeprowadzenia instruktażu stanowiskowego, należy ustalić zgodnie z § 8–11 rozporządzenia oraz warunkami występującymi na konkretnym stanowisku.
Różnicę między obowiązkiem szkolenia wstępnego i okresowego szerzej wyjaśniamy w artykule Czy szkolenie BHP dla pracownika biurowego jest obowiązkowe?.
Co po zmianie kategorii ryzyka lub oceny ryzyka?
Jeżeli dla przeważającej działalności pracodawcy zostanie ustalona kategoria ryzyka wyższa niż trzecia, szkolenie okresowe trzeba przeprowadzić w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy, licząc od dnia ustalenia wyższej kategorii ryzyka (art. 237³ § 2³ Kodeksu pracy).
Jeżeli konieczność szkolenia wynika z dokonanej oceny ryzyka zawodowego, szkolenie trzeba przeprowadzić w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy, licząc od dnia dokonania tej oceny (art. 237³ § 2⁴ Kodeksu pracy).
Praca zdalna a szkolenie okresowe pracownika biurowego
Regularna i hybrydowa praca zdalna
Zgodnie z art. 67³¹ § 3 Kodeksu pracy, w przypadku wykonywania przez pracownika pracy zdalnej nie stosuje się zwolnienia z art. 237³ § 2². Dotyczy to zarówno pracy zdalnej wykonywanej w pełnym wymiarze, jak i częściowej, potocznie nazywanej hybrydową. Oznacza to, że pracownik administracyjno-biurowy wykonujący regularną lub hybrydową pracę zdalną co do zasady podlega obowiązkowi szkolenia okresowego, niezależnie od kategorii ryzyka działalności pracodawcy.
Przepisy nie ustanawiają odrębnego, na przykład sześciomiesięcznego, terminu liczonego od dnia rozpoczęcia regularnej pracy zdalnej. Jeżeli pracownik wcześniej korzystał ze zwolnienia, od rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej pracodawca nie może już opierać braku szkolenia okresowego na art. 237³ § 2² Kodeksu pracy. Przepisy nie określają dla tej sytuacji osobnego terminu przejściowego. Z ostrożności praktycznej szkolenia nie należy odkładać, jednak nie jest to odrębny termin wynikający wprost z ustawy.
Inne zmiany stanowiska lub warunków pracy mogą wymagać dodatkowego instruktażu niezależnie od terminu szkolenia okresowego – przypadki te opisujemy w artykule Kiedy trzeba powtórzyć szkolenie BHP? Terminy i okoliczności.
Okazjonalna praca zdalna
Zgodnie z art. 67³³ § 2 Kodeksu pracy, do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się art. 67³¹ § 3. Oznacza to, że przy okazjonalnej pracy zdalnej możliwość zwolnienia pracownika administracyjno-biurowego ze szkolenia okresowego ponownie ocenia się według ogólnych przesłanek art. 237³ § 2² Kodeksu pracy – tak jak przy pracy w pełni stacjonarnej.
Okazjonalna praca zdalna może być wykonywana na wniosek pracownika w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym (art. 67³³ § 1 Kodeksu pracy).
Ogólne zasady szkoleń wstępnych i okresowych przy pracy zdalnej opisujemy w artykule Czy szkolenie BHP jest wymagane przy pracy zdalnej?.
Kiedy przeprowadzić pierwsze szkolenie okresowe?
Jeżeli pracownik administracyjno-biurowy jest objęty obowiązkiem szkolenia okresowego, pierwsze szkolenie przeprowadza się standardowo w okresie do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na tym stanowisku.
Z pierwszego szkolenia okresowego można zwolnić osobę, która przedstawi aktualne zaświadczenie o odbyciu w wymaganym okresie u innego pracodawcy wymaganego szkolenia okresowego, albo która w tym okresie odbyła szkolenie dla innej grupy stanowisk, jeżeli jego program obejmował zakres wymagany na nowym stanowisku (§ 15 ust. 5 rozporządzenia). Pełne zasady dotyczące odnawiania i zwolnień opisujemy w → Czy szkolenie BHP trzeba odnawiać?
Czy szkolenie pracownika biurowego można przeprowadzić przez internet?
Szkolenie okresowe pracownika administracyjno-biurowego może być zorganizowane w formie kursu, seminarium albo samokształcenia kierowanego. Internet może być wykorzystywany w ramach samokształcenia kierowanego – organizator powinien zapewnić materiały umożliwiające przyswojenie programu szkolenia oraz konsultacje z osobami spełniającymi wymagania dla wykładowców. Szkolenie okresowe kończy się egzaminem, a jego ukończenie z wynikiem pozytywnym potwierdza zaświadczenie.
Ramowy program szkolenia okresowego pracowników administracyjno-biurowych obejmuje minimum 8 godzin lekcyjnych, po 45 minut każda.
Dokładny czas szkolenia wstępnego i okresowego omawiamy w artykule Ile trwa szkolenie BHP dla pracownika biurowego?.
Odrębny wyjątek dotyczy szkolenia wstępnego przy pracy zdalnej: jeżeli praca zdalna osoby przyjmowanej na stanowisko administracyjno-biurowe została uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę, całe szkolenie wstępne może zostać przeprowadzone za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (art. 67³¹ § 2 w związku z art. 67¹⁹ § 1 pkt 1 Kodeksu pracy). Pracownik potwierdza ukończenie szkolenia w postaci papierowej lub elektronicznej. Poza zakresem tego szczególnego wyjątku szkolenie wstępne przeprowadza się na zasadach ogólnych wynikających z Kodeksu pracy i rozporządzenia.
Pełne zasady realizacji szkolenia przez internet opisujemy w artykule Czy pracownik biurowy może zrobić szkolenie BHP online?.
Procedurę sprawdzania daty ukończenia poprzedniego szkolenia i ustalania kolejnego terminu opisujemy w → Jak sprawdzić ważność szkolenia BHP?
Najczęstsze pytania
Co ile szkoli się pracownika biurowego?
Jeżeli pracownik administracyjno-biurowy jest objęty obowiązkiem szkolenia okresowego, szkoli się go nie rzadziej niż raz na 6 lat. Pierwsze szkolenie okresowe przeprowadza się standardowo do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na tym stanowisku. Reguła 6 lat nie ma zastosowania, jeżeli pracownik korzysta ze zwolnienia z art. 237³ § 2² Kodeksu pracy.
Kiedy pracownik biurowy nie musi odbywać szkolenia okresowego?
Gdy przeważająca działalność pracodawcy ma kategorię ryzyka nie wyższą niż trzecia i jednocześnie ocena ryzyka zawodowego nie wskazuje konieczności szkolenia. Oba warunki muszą być spełnione łącznie. Zwolnienie nie dotyczy szkolenia wstępnego.
Czy pracownik wykonujący regularną pracę zdalną może korzystać ze zwolnienia?
Co do zasady nie. Art. 67³¹ § 3 Kodeksu pracy wyłącza stosowanie zwolnienia z art. 237³ § 2² wobec pracowników wykonujących pracę zdalną, w tym pracę hybrydową. Taki pracownik podlega obowiązkowi szkolenia okresowego na zasadach ogólnych.
Jak szkolenie okresowe wygląda przy okazjonalnej pracy zdalnej?
Do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się wyłączenia z art. 67³¹ § 3 (art. 67³³ § 2 Kodeksu pracy). Możliwość zwolnienia ze szkolenia okresowego ocenia się więc ponownie według ogólnych przesłanek art. 237³ § 2², tak jak przy pracy stacjonarnej.
Kiedy trzeba przeprowadzić pierwsze szkolenie okresowe?
Jeżeli pracownik jest objęty obowiązkiem szkolenia okresowego, pierwsze szkolenie przeprowadza się standardowo w okresie do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku administracyjno-biurowym. Zwolnienie może mieć zastosowanie w przypadkach określonych w § 15 ust. 5 rozporządzenia, między innymi po przedłożeniu aktualnego zaświadczenia o odbyciu w tym okresie u innego pracodawcy wymaganego szkolenia okresowego.
Czy szkolenie okresowe pracownika biurowego można przeprowadzić przez internet?
Tak, w formie samokształcenia kierowanego z wykorzystaniem internetu, pod warunkiem zapewnienia materiałów szkoleniowych i konsultacji z osobami spełniającymi wymagania dla wykładowców. Szkolenie kończy się egzaminem, a jego ukończenie potwierdza zaświadczenie.
Źródło zdjęcia: Drazen Zigic / Freepik
Podstawa prawna i źródła
- Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – w szczególności art. 237³ § 2²–2⁴, art. 67¹⁹ § 1 pkt 1, art. 67³¹ § 2–3, art. 67³³ § 1–2 oraz art. 226 pkt 1.
- Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 1327) – w szczególności § 8–11, § 14 ust. 2 pkt 5, § 15 ust. 2–5, § 16, § 17 oraz część VIII załącznika nr 1.
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 listopada 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy – zmiany dotyczące potwierdzania odbycia szkolenia wstępnego w postaci papierowej albo elektronicznej.
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków – w szczególności załącznik nr 2 określający grupy działalności i kategorie ryzyka.
- Państwowa Inspekcja Pracy – Szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.
