BHP w pracy zdalnej – obowiązki pracodawcy

Pracodawca odpowiada za BHP pracownika wykonującego pracę zdalną – także wtedy, gdy praca odbywa się w jego mieszkaniu. Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej musi sporządzić ocenę ryzyka zawodowego, przygotować na jej podstawie informację BHP i odebrać od pracownika dwa oświadczenia. W trakcie pracy zapewnia narzędzia, pokrywa wymagane koszty, może kontrolować warunki pracy, a w razie wypadku ustala jego okoliczności i przyczyny.

Stan prawny na 7 października 2026 r.

Najważniejsze ograniczenie dotyczy podziału ról. Pracownik wskazuje miejsce pracy, uzgadnia je z pracodawcą i sam urządza stanowisko. Oświadczenia pracownika nie przenoszą jednak na niego odpowiedzialności pracodawcy – to pracodawca ocenia ryzyko, przekazuje zasady bezpiecznej pracy, zapewnia narzędzia i wymagane szkolenia oraz reaguje na stwierdzone nieprawidłowości. Zakres obowiązków samego pracownika omawia artykuł obowiązki BHP pracownika zdalnego.

Ten tekst dotyczy wyłącznie obowiązków pracodawcy związanych z pracą zdalną. Ogólne zasady bezpiecznej pracy przy monitorze, wyposażenia stanowiska i profilaktyki znajdziesz w poradniku BHP przy pracy przy komputerze – kompletny poradnik.

Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej – dokumenty i moment realizacji

Poniższe zestawienie porządkuje, co należy do pracodawcy, jaka jest rola pracownika, jaki dokument lub działanie potwierdza realizację obowiązku i kiedy trzeba go wykonać.

Ocena ryzyka zawodowego i informacja BHP dla pracy zdalnej

Ocena ryzyka zawodowego pracownika zdalnego musi uwzględniać w szczególności wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy (art. 67³¹ § 5 Kodeksu pracy). Oznacza to, że ocena przygotowana wyłącznie dla stanowisk w biurze firmy nie odpowiada automatycznie na zagrożenia pracy wykonywanej w domu – np. pracy na laptopie bez dodatkowego wyposażenia, długotrwałej izolacji czy zacierania granicy między czasem pracy a odpoczynkiem.

Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej. Taki dokument musi jednak odpowiadać rzeczywistym warunkom i zagrożeniom danej grupy. Jedna ocena dla pracowników księgowości pracujących przy komputerze nie obejmie np. osoby, która w ramach pracy zdalnej obsługuje inne urządzenia albo wykonuje czynności o odmiennym charakterze.

Ocenę ryzyka należy zweryfikować i w razie potrzeby zaktualizować, jeżeli zmiana miejsca, rodzaju lub warunków pracy wpływa na zagrożenia albo powoduje, że dotychczasowa ocena przestaje odpowiadać rzeczywistości.

Co musi zawierać informacja BHP

Na podstawie wyników oceny ryzyka pracodawca przygotowuje informację zawierającą:

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
• czynności do wykonania po zakończeniu pracy zdalnej;
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi.

Przy opisie organizacji stanowiska komputerowego punktem odniesienia jest rozporządzenie w sprawie BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Wynika z niego m.in., że ustawienie monitora nie może wymuszać niewygodnych ruchów głowy i szyi, a górna krawędź ekranu powinna znajdować się na wysokości oczu pracownika. Jeżeli system przenośny jest przeznaczony do używania na stanowisku co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko powinno mieć monitor stacjonarny albo podstawkę oraz dodatkową klawiaturę i mysz. Pracodawca zapewnia też łączenie pracy przy monitorze z inną pracą tak, aby praca przy monitorze nie przekraczała godziny bez przerwy, albo co najmniej pięciominutową przerwę po każdej godzinie pracy przy monitorze, wliczaną do czasu pracy. Praktyczne uzasadnienie tych zasad omawia artykuł ergonomia pracy przy komputerze – zasady BHP.

Dwa oświadczenia pracownika przed rozpoczęciem pracy zdalnej

Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracownik składa dwa odrębne oświadczenia. Mają one inny przedmiot i nie powinny być traktowane jako jeden formularz „BHP do podpisu”.

1. Oświadczenie o zapoznaniu się z oceną ryzyka i informacją BHP (art. 67³¹ § 6 Kodeksu pracy). Pracownik potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej, że zapoznał się z oceną ryzyka zawodowego i informacją o zasadach bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.
2. Oświadczenie o bezpiecznych i higienicznych warunkach pracy (art. 67³¹ § 7 Kodeksu pracy). Pracownik potwierdza, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu przez niego wskazanym i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy. Od złożenia tego oświadczenia zależy dopuszczenie do pracy zdalnej.

Podpisanie oświadczeń nie przenosi odpowiedzialności pracodawcy na pracownika. Pracodawca nadal odpowiada za rzetelność oceny ryzyka, treść informacji BHP, zapewnienie wymaganych szkoleń i narzędzi pracy. Jeżeli wie o niebezpiecznych warunkach w miejscu pracy zdalnej, powinien zareagować – np. przez kontrolę, wskazanie uchybień do usunięcia albo zmianę ustaleń dotyczących pracy zdalnej.

Nowe miejsce wykonywania pracy zdalnej wymaga każdorazowego uzgodnienia z pracodawcą. Ponieważ oświadczenie o bezpiecznych i higienicznych warunkach odnosi się do uzgodnionego miejsca, przy zmianie miejsca należy odebrać oświadczenie dotyczące nowych warunków i sprawdzić, czy dotychczasowa ocena ryzyka pozostaje aktualna.

Narzędzia pracy, koszty, ekwiwalent i ryczałt

Pracodawca zapewnia pracownikowi zdalnemu materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, oraz pokrywa koszty energii elektrycznej i niezbędnych usług telekomunikacyjnych (art. 67²⁴ Kodeksu pracy). Internet potrzebny do pracy jest więc kosztem, który pracodawca pokrywa bezpośrednio albo zastępuje ten obowiązek ryczałtem.

Przepisy rozróżniają kilka sytuacji:

• Sprzęt zapewniany przez pracodawcę – pracodawca dostarcza niezbędne narzędzia oraz zapewnia ich instalację, serwis i konserwację albo pokrywa niezbędne koszty z tym związane.
• Własne narzędzia pracownika – strony mogą uzgodnić, że pracownik korzysta z materiałów i narzędzi niebędących własnością pracodawcy, jeżeli spełniają one wymagania BHP. Pracownikowi przysługuje wtedy ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
• Ekwiwalent pieniężny – dotyczy wyłącznie uzgodnionego używania przez pracownika własnych materiałów i narzędzi pracy.
• Ryczałt – może zastąpić obowiązek pokrywania kosztów, w tym energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, albo obowiązek wypłaty ekwiwalentu. Jego wysokość musi odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.
• Inne koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną pracodawca pokrywa tylko wtedy, gdy ich zwrot przewidziano w porozumieniu, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu z pracownikiem.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów, ich udokumentowane ceny rynkowe, ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy oraz normy zużycia energii elektrycznej i koszty usług telekomunikacyjnych.

Z przepisów nie wynika automatycznie, że pracodawca zawsze musi kupić pracownikowi biurko i krzesło do domu. Rozstrzyga to zakres narzędzi „niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej”, ustalenia stron i wyniki oceny ryzyka. Szczegółową analizę tego problemu zawiera artykuł czy pracodawca musi zapewnić krzesło i biurko.

Szkolenie BHP pracownika zdalnego

Praca zdalna nie zwalnia z obowiązku szkolenia BHP. Szkolenie wstępne przeprowadza się w formie instruktażu. Obejmuje ono instruktaż ogólny oraz – w przypadkach określonych w przepisach – instruktaż stanowiskowy. Odbycie szkolenia wstępnego dokumentuje się w karcie szkolenia wstępnego. Całe szkolenie wstępne osoby przyjmowanej na stanowisko administracyjno-biurowe może zostać przeprowadzone za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej tylko wtedy, gdy pracę zdalną uzgodniono przy zawieraniu umowy o pracę (art. 67³¹ § 2 Kodeksu pracy). Od 12 grudnia 2025 r. odbycie instruktażu można potwierdzić także w postaci elektronicznej – nie oznacza to jednak, że każde szkolenie wstępne może odbyć się zdalnie.

Pierwsze szkolenie okresowe pracownika administracyjno-biurowego przeprowadza się w okresie do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na tym stanowisku. Kolejne szkolenia odbywają się nie rzadziej niż raz na 6 lat, przy czym pracodawca może ustalić krótszy okres. Szkolenie okresowe może być zrealizowane m.in. w formie samokształcenia kierowanego, a jego ukończenie z wynikiem pozytywnym potwierdza zaświadczenie wydawane przez organizatora. Wobec pracownika administracyjno-biurowego wykonującego pracę zdalną nie stosuje się zwolnienia ze szkolenia okresowego przewidzianego w art. 237³ § 2² Kodeksu pracy (art. 67³¹ § 3). Zasada ta dotyczy regularnej pracy zdalnej, w tym pracy wykonywanej częściowo zdalnie. Nie obejmuje okazjonalnej pracy zdalnej, ponieważ zgodnie z art. 67³³ § 2 Kodeksu pracy nie stosuje się do niej art. 67³¹ § 3. Szczegółowe zasady opisuje artykuł czy szkolenie BHP jest wymagane przy pracy zdalnej.

Kontrola pracy zdalnej przez pracodawcę

Pracodawca ma prawo skontrolować wykonywanie pracy zdalnej, przestrzeganie zasad BHP oraz wymogów bezpieczeństwa i ochrony informacji w miejscu pracy zdalnej (art. 67²⁸ Kodeksu pracy). To uprawnienie pracodawcy – nie należy go utożsamiać z kontrolą prowadzoną przez Państwową Inspekcję Pracy, która ma odrębne podstawy prawne i procedurę.

Kontrola pracodawcy:

• odbywa się na zasadach określonych w porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej, w poleceniu pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem;
• jest przeprowadzana w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika;
• musi być dostosowana do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju;
• nie może naruszać prywatności pracownika i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem.

Jeżeli przy pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia pracodawca stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu zasad BHP określonych w informacji BHP, zobowiązuje pracownika do ich usunięcia we wskazanym terminie albo cofa zgodę na pracę zdalną. Pracownik wraca wtedy do pracy w dotychczasowym miejscu w terminie określonym przez pracodawcę. Okazjonalna praca zdalna ma odrębne zasady kontroli – ustala się je z pracownikiem (art. 67³³ § 3 Kodeksu pracy).

Postępowanie po wypadku podczas pracy zdalnej

Zdarzenie podczas pracy zdalnej jest wypadkiem przy pracy tylko wtedy, gdy spełnia ustawową definicję: jest nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, powoduje uraz lub śmierć i nastąpiło w związku z pracą (art. 3 ust. 1 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych). Samo miejsce zdarzenia – mieszkanie pracownika – nie przesądza ani o uznaniu, ani o odrzuceniu wypadku. Kluczowy jest związek z wykonywaną pracą.

Do wypadku przy pracy zdalnej odpowiednio stosuje się art. 234 Kodeksu pracy oraz przepisy o ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (art. 67³¹ § 9). W praktyce postępowanie wygląda następująco:

1. Zgłoszenie zdarzenia. Pracownik niezwłocznie informuje przełożonego, jeżeli pozwala mu na to stan zdrowia.
2. Działania pracodawcy. Pracodawca podejmuje działania odpowiednie do sytuacji, powołuje zespół powypadkowy i – przy wypadku śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym – zawiadamia okręgowego inspektora pracy i prokuratora.
3. Oględziny miejsca wypadku. Odbywają się po zgłoszeniu wypadku, w terminie uzgodnionym z pracownikiem albo jego domownikiem. Zespół powypadkowy może odstąpić od oględzin, jeżeli okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości (art. 67³¹ § 10).
4. Ustalenia zespołu. Zespół wysłuchuje poszkodowanego i świadków, zbiera dowody i ocenia, czy zdarzenie spełnia definicję wypadku przy pracy.
5. Protokół i rejestr. Zespół sporządza protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy – co do zasady nie później niż w terminie 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku. Pracodawca prowadzi rejestr wypadków przy pracy.

Brak szkolenia lub niekompletna dokumentacja BHP nie zmieniają definicji wypadku przy pracy. Mogą natomiast mieć znaczenie przy ustalaniu przyczyn zdarzenia i odpowiedzialności pracodawcy.

Najczęstsze błędy pracodawców przy wdrażaniu pracy zdalnej

Błąd 1: ocena ryzyka tylko dla stanowisk w biurze. Dokument niezawierający wpływu pracy zdalnej na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i czynniki psychospołeczne nie spełnia wymagań art. 67³¹ § 5 Kodeksu pracy. Rozwiązaniem jest ocena dla stanowiska zdalnego albo uniwersalna ocena dla grupy stanowisk, która odpowiada rzeczywistym warunkom pracy.

Błąd 2: jedno oświadczenie zamiast dwóch. Formularz potwierdzający wyłącznie bezpieczne warunki nie zastępuje oświadczenia o zapoznaniu się z oceną ryzyka i informacją BHP – i odwrotnie. Warto przygotować dwa odrębne dokumenty albo jeden formularz z dwiema wyraźnie wydzielonymi częściami.

Błąd 3: brak zasad dotyczących kosztów i kontroli. Jeżeli porozumienie, regulamin, polecenie pracy zdalnej albo porozumienie z pracownikiem nie określa wymaganych zasad pokrywania kosztów, ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu oraz przeprowadzania kontroli, dokumentacja pracy zdalnej jest niekompletna i nie odpowiada zakresowi wskazanemu w Kodeksie pracy.

Checklista wdrożenia BHP pracy zdalnej

Poniższa kolejność pozwala wdrożyć obowiązki pracodawcy przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej i utrzymać je w czasie jej wykonywania.

• Ustal podstawę pracy zdalnej. Przygotuj porozumienie lub regulamin pracy zdalnej, polecenie albo porozumienie z pracownikiem – z zasadami kosztów, ekwiwalentu lub ryczałtu oraz kontroli.
• Sprawdź, czy praca może być wykonywana zdalnie. Wyklucz prace wymienione w art. 67³¹ § 4 Kodeksu pracy.
• Sporządź ocenę ryzyka zawodowego pracy zdalnej. Uwzględnij wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i uwarunkowania psychospołeczne.
• Przygotuj informację BHP. Opisz organizację stanowiska, zasady bezpiecznej pracy, czynności po zakończeniu pracy i postępowanie w sytuacjach awaryjnych.
• Zapewnij wymagane szkolenia BHP. Zapewnij szkolenie wstępne przed dopuszczeniem do pracy i zaplanuj pierwsze szkolenie okresowe w ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku.
• Odbierz dwa oświadczenia pracownika. Pierwsze o zapoznaniu się z oceną ryzyka i informacją BHP, drugie o bezpiecznych i higienicznych warunkach w uzgodnionym miejscu pracy.
• Zapewnij narzędzia i rozlicz koszty. Przekaż sprzęt albo ustal ekwiwalent za uzgodnione używanie narzędzi pracownika. Koszty energii elektrycznej i niezbędnych usług telekomunikacyjnych pokrywaj bezpośrednio albo ryczałtem odpowiadającym przewidywanym kosztom.
• Przekaż procedurę zgłaszania wypadku. Wskaż osobę, której pracownik zgłasza zdarzenie, i sposób kontaktu.
• Weryfikuj dokumentację. Nowe miejsce pracy zdalnej uzgodnij z pracownikiem i odbierz oświadczenie dotyczące nowych warunków. Jeżeli zmiana miejsca, rodzaju lub warunków pracy wpływa na zagrożenia, zweryfikuj i w razie potrzeby zaktualizuj ocenę ryzyka.

FAQ – obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej

Podstawa prawna i źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 1245) – art. 67¹⁸–67³⁴, w szczególności art. 67²⁴ (narzędzia, koszty, ekwiwalent i ryczałt), art. 67²⁸ (kontrola pracy zdalnej), art. 67³¹ (BHP, ocena ryzyka, oświadczenia, szkolenie, wypadki) i art. 67³³; art. 234 i art. 237³.
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 58) – przerwy w pracy przy monitorze, ustawienie monitora i wyposażenie stanowiska z systemem przenośnym.
• Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 1327, z późn. zm.) – formy szkolenia wstępnego i okresowego, terminy szkolenia okresowego, karta szkolenia wstępnego i zaświadczenie.
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 listopada 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 1640) – potwierdzanie odbycia instruktażu w postaci elektronicznej od 12 grudnia 2025 r.
• Ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 1644) – art. 3 ust. 1, definicja wypadku przy pracy.
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz.U. z 2009 r. Nr 105, poz. 870) – zespół powypadkowy, czynności ustalające i termin sporządzenia protokołu.

Źródło zdjęcia:  Mikhail Nilov / Pixabay